Por qué debería poner un poco más de atención a su mensaje “fuera de la oficina”

T

odos necesitamos tiempo para desconectarnos y recargar energías. Las investigaciones muestran que desconectarse (especialmente del correo electrónico) puede hacernos sentir mucho menos estresados y más productivos. Y, sin embargo, muchos de nosotros solemos dudar en dar el primer paso: configurar un mensaje adecuado de fuera de la oficina (OOO, por sus siglas en inglés) que establezca límites claros para nuestro tiempo libre.

Pero, en realidad, precisamente aquello que muchos no desean hacer puede utilizarse de forma efectiva para lograr lo contrario. Los mensajes de fuera de la oficina pueden ser una herramienta increíble para impulsar su éxito. A veces, basta con añadir una línea más al mensaje estándar de fuera de la oficina para que pase de ser suficiente a ventajoso.

Comparta el significado

Comparta una pieza significativa de información que pueda ser un tema de conversación la próxima vez que hable con esa persona. ¿Por qué está tomando tiempo fuera de la oficina? ¿Qué es lo que está aprendiendo en esa conferencia que le ayudará a atender mejor a sus clientes? ¿A dónde va de vacaciones y qué es lo que más espera hacer mientras esté allí? He aquí un ejemplo de correo electrónico que transmite el significado de estar ausente:

Hola, esta semana estoy asistiendo a una conferencia con otros gerentes de cuentas del sector salud en Atlanta, con la esperanza de regresar con herramientas que harán que el negocio sea aún mejor para mis clientes. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo. Si necesita asistencia inmediata antes del lunes, por favor contacte a [colega].

Este tipo de notas pueden ser un gran punto de partida para conversar, ya que las personas que se quedan en la oficina le preguntarán sobre la conferencia o sus vacaciones, lo que les permite conocerlo mejor como un ser humano integral, y no solo como un compañero de trabajo.

Ofrezca un recurso

Otra opción es compartir un recurso que sea relevante para su audiencia. Considere a las personas que más le escriben al seleccionar un recurso apropiado.

El verano pasado, utilicé el siguiente mensaje y recibí una respuesta abrumadoramente positiva por parte de las personas. La mayoría amenazó con robármelo:

¡Hola! Nuestro estudio más reciente encontró que las vacaciones son buenas para el cerebro y pueden aumentar el rendimiento en el trabajo. ¡Esto amerita más investigación! Estaré fuera de la oficina con acceso limitado al correo electrónico hasta [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, por favor contacte a [mi colega].

¡Feliz verano!

Michelle.

Personalice su mensaje

Algunos sistemas de correo electrónico permiten al remitente redactar una nota para las personas internas de la organización y una nota diferente para quienes están fuera de ella. Estas funciones simples pueden brindarle aún más flexibilidad. Por ejemplo, quizá desee compartir información más personal con sus colegas en comparación con los remitentes externos. He aquí un ejemplo:

Una nota externa podría decir: Mi esposo y yo acabamos de dar la bienvenida a nuestro segundo hijo. Estaré fuera por licencia de maternidad hasta [fecha]. Por favor comuníquese con [colega] si necesita ayuda más inmediata en mi ausencia. Espero poder conectar con usted cuando regrese.

Mientras que una nota interna podría decir: La pequeña Lucy Bell llegó al mundo el [fecha], ¡y Mark y yo no podríamos estar más felices! Estaré de baja por maternidad hasta [fecha]. En mi ausencia, por favor contacten a Sheri Parks para cualquier necesidad de marketing y a Emily Smith para solicitudes relacionadas con relaciones públicas. Y por favor disfruten la foto de la bebé Lucy y su hermano mayor Cooper que aparece a continuación. ¡Espero celebrar con todos ustedes cuando regrese!