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Por qué funcionan las reuniones fuera de la oficina y cómo aprovecharlas al máximo

Madeline Kneeland — Thu, 21 Nov 2024 13:00:39 +0000

Por qué funcionan las reuniones fuera de la oficina y cómo aprovecharlas al máximo

lgunas empresas de alto perfil han emitido recientemente mandatos de regreso a la oficina, que han generado reacciones mixtas por parte de los empleados y el público en general. Nuestra década de investigación sugiere una alternativa para mejorar el rendimiento y ayudar a los empleados a construir redes de colaboración significativas: las reuniones corporativas fuera de la oficina.

¿Por qué fuera de la oficina?

Las reuniones fuera de la oficina (eventos patrocinados por la empresa, a menudo de varios días, que reúnen a los empleados fuera del entorno de trabajo habitual) ofrecen oportunidades para interacciones que de otro modo no se producirían. Estas reuniones crean oportunidades únicas para que los empleados se conecten en persona, forjando nuevas relaciones y fortaleciendo las existentes. Como resultado, las reuniones fuera de la oficina ayudan a las personas a aprender de los demás y a generar confianza interpersonal, dos ingredientes fundamentales para una colaboración eficaz.

La evidencia

Nuestra investigación reciente con una gran empresa internacional explora una solución a la siempre apremiante pregunta de cómo impulsar la colaboración. Estudiamos ocho años de datos de las reuniones anuales fuera de la oficina de la empresa. También analizamos más de 350,000 casos de relaciones laborales formales utilizando registros de más de 750 empleados. Examinamos las redes de colaboración en los meses previos y posteriores a la reunión, con un enfoque particular en los casos en que se formaron nuevas relaciones laborales. Entonces, ¿qué descubrimos?

En esta empresa, las reuniones fuera de la oficina ayudaron a generar conexiones formales de colaboración entre empleados que no habían trabajado juntos anteriormente. No se trataba simplemente de conexiones sociales; pues, nuevas personas se unieron para generar ingresos sustanciales para la empresa.

Los beneficios de la reunión no se limitaron a los asistentes; nuestros resultados revelaron que los efectos se extendieron por toda la empresa. Eso significa que, después de la reunión fuera de la oficina, todos los miembros de la empresa, ¡incluso los que no asistieron!, establecieron nuevos vínculos de colaboración.

Cómo aprovechar al máximo las reuniones fuera de la oficina

(1) Personalice las sesiones en función de los datos previos al evento

Antes del evento, encueste a las personas (especialmente a aquellas que trabajan de forma híbrida o remota) sobre sus necesidades y objetivos específicos para la reunión. Luego, utilice estos datos para diseñar diferentes tipos de sesiones que maximicen las oportunidades de colaboración específicas.

(2) Asigne objetivos a los nuevos empleados

Los recién llegados son los que más pueden beneficiarse de la creación de redes específicas; en cuestión de días (u horas), pueden aumentar considerablemente la calidad de su red, allanando el camino para proyectos más interesantes, mayor satisfacción laboral y un mejor rendimiento. Establecer objetivos antes del evento puede impulsarlos a aprovechar al máximo la reunión.

(3) Guíe la preparación de los empleados

Es fácil asistir a un evento y esperar que la serendipia se imponga. Aunque a veces puede tener suerte, esta no es una receta para el éxito. En su lugar, proporcione herramientas para ayudar a los empleados a identificar las brechas en sus redes y el potencial de colaboración específico, de modo que puedan orientar sus esfuerzos y aprovechar al máximo esta oportunidad.

(4) Realice un seguimiento del valor de las reuniones fuera de la oficina

Monitoree los resultados clave de sus reuniones para confirmar que están impulsando un verdadero éxito colaborativo. Por ejemplo, ¿qué relaciones se formaron? ¿Cuáles se reavivaron? ¿Qué compromisos se asumieron y qué trabajo conjunto resultó? ¿Qué nuevos negocios se originaron a partir de estos vínculos nuevos o renovados? ¿Qué otros beneficios estratégicos se generaron?

Después de la reunión, los líderes deben aprovechar el impulso y la energía colaborativa creados durante el evento para seguir invirtiendo en las relaciones nuevas y potenciales. Aunque las reuniones fuera de la oficina solo duran unos cuantos días, las relaciones colaborativas que fomentan pueden perdurar mucho más, generando ingresos significativos (y otros beneficios estratégicos) para la organización.

Artículo en inglés

Some high-profile companies have recently issued return to office mandates, which have been met with mixed reactions from employees and the general public. Our decade of research suggests a performance-boosting alternative for helping employees build meaningful collaborative networks: corporate offsites.

WHY OFFSITES?

Offsites — company sponsored, often multiday events that bring employees together outside the office — give people opportunities for interactions that otherwise might not happen. Offsites create unique opportunities for employees to connect in person, forming new relationships and strengthening existing ones. As a result, offsites help people learn about others’ knowledge and build interpersonal trust, which are both critical ingredients for effective collaboration.

THE EVIDENCE

Our recent research with a large, global firm explores a solution to the ever-pressing question of how to jump-start collaboration. We studied eight years of data from the firm’s annual offsites. We also analyzed over 350,000 instances of formal working relationships using work records of more than 750 employees. We examined the collaborative networks in the months before and after the off-site, with particular focus on instances where new working relationships formed. So, what did we find?

In this firm, offsites helped generate formal collaborative connections between employees who had not previously worked together. These were not merely social connections: new people teamed up to produce substantial revenue for the firm.

The benefit of the off-site was not limited to those who showed up; our results revealed that the effects were spread across the firm. That means that after the off-site, everyone in the firm — even those who didn’t attend! — initiated more new collaborative ties.

HOW TO MAKE THE MOST OF AN OFFSITE

(1) Tailor sessions based on pre-event data

Before the event, poll people — especially those who work hybrid or remotely — on their specific needs and goals for the get-together. Then use this data to design different kinds of sessions to maximize targeted collaboration opportunities.

(2) Charge new hires with off-site objectives

Newcomers have the most to gain from targeted network building: In just a matter of days (or hours), they can considerably increase the quality of their network, paving the way for more interesting projects, greater job satisfaction and higher performance. Crafting relationship goals before the off-site can push them to make the most of the gathering.

(3) Guide employees’ preparation

It’s easy to simply show up at an event and hope serendipity prevails. While you may get lucky sometimes, this is not a recipe for success. Instead, provide tools to help employees identify gaps in their networks and specific collaboration potential so that they can target their efforts and make the most of the off-site opportunity.

(4) Track the value of offsites

Monitor key outcomes from your gatherings to confirm they’re fueling real collaborative success. For example, what relationships were formed? Which were revived? What commitments were made, and what joint work resulted? What new business originated from these new or revamped ties? What other strategic benefits were sparked?

Following the offsite, leaders should build on the momentum and collaborative energy created at the event to further invest in the new and potential relationships. Although offsites only last a few days, the collaborative relationships they foster can endure far beyond, generating meaningful revenue (and other strategic benefits) for the organization.