C

uanto más asciende en su carrera, más depende su éxito de obtener resultados a través de personas que no le reportan directamente, especialmente sus colegas. Es difícil pedir tiempo y atención a compañeros que tienen responsabilidades tan exigentes como las suyas y que no apreciarían que se les imponga trabajo ajeno. Delegar de manera transversal implica gestionar egos, políticas internas y dinámicas invisibles.

He aquí cómo compartir la carga y conseguir la ayuda que necesita, sin excederse en el proceso.

Evalúe qué tareas son adecuadas para delegar

Lo más probable es que le esté pidiendo a su colega movilizar a varios miembros de su equipo, reasignar recursos y, potencialmente, retrasar sus propios entregables, por lo que debe ser selectivo con lo que va a delegar. Antes de pedir a un colega que asuma una tarea, evalúe si realmente tiene sentido que su equipo se haga cargo de ella. Delegar el tipo de tarea equivocado (algo que esté demasiado fuera de su ámbito) puede tensar la relación y probablemente terminar en un “no” rápido (incluso uno cortés).

Considere delegar tareas que encajen de manera natural con su experiencia, que dependan de herramientas o procesos que su equipo ya utilice, o que, en última instancia, les beneficien más a ellos que a usted.

Platee las solicitudes como alianzas

Comience con algo como: “Mientras pensamos en las próximas necesidades de capacitación, quiero asegurarme de que seamos eficientes.” Reconozca su experiencia y dé a entender que ve a esa persona (o a su equipo) como la más adecuada para el trabajo.

Luego, destaque el beneficio mutuo e invite al diálogo. Por ejemplo: “Esto le daría una participación más directa en cómo manejamos X. ¿Tendría sentido que su departamento se hiciera cargo de esto de ahora en adelante?”

Establezca acuerdos para generar responsabilidad

Conseguir el “sí” inicial de un colega es una cosa; asegurarse de que el trabajo se realice es otro reto distinto. Las preguntas son una excelente herramienta para aclarar responsabilidades sin imponer. Intente con frases como: “¿Podríamos definir algunos puntos de control que funcionen para ambos?” Permítales proponer hitos cuando sea posible y haga que el proceso de seguimiento se sienta ligero.

Responda a la resistencia con curiosidad

Si su colega dice que no tiene la capacidad, indague más: “Cuénteme más sobre lo que su equipo está manejando en este momento.” Tal vez pueda extender el plazo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o asumir más del trabajo inicial antes de delegarlo.

Haga un seguimiento sin cruzar los límites

Hacer seguimiento a tareas delegadas con colegas requiere delicadeza. En lugar de decir “¿En qué punto estamos?”, lo cual puede parecer que está supervisando, intente con: “¿Hay algo que necesite para seguir avanzando con esto?” En vez de “¿Ya está hecho?”, diga: “Me encantaría saber su opinión sobre lo que ha observado en los datos hasta ahora.” Demuestre que valora su criterio, mientras obtiene información sobre el estado del trabajo.

Tal vez acordaron mantenerse actualizados, pero usted no ha recibido noticias, o responden con evasivas. Remítase a los acuerdos compartidos: “Cuando comenzamos, hablamos de hacer resúmenes semanales. Contamos con ellos, así que, ¿qué podemos hacer para recibirlos cada lunes?”

Al principio, delegar de forma transversal puede parecer más lento y engorroso que asignar algo a su propio equipo. Pero una vez que se construye la confianza y se ajusta el proceso, ambas partes pueden alcanzar resultados sin precedentes.

E

n el trabajo, la misma diversidad de perspectivas que impulsa la innovación puede fácilmente descarrilar la colaboración o provocar conflictos. Bajo la presión de los plazos y las métricas de desempeño, nos esforzamos por convencer a nuestros colegas de nuestro punto de vista y dejamos de lado cualquier cosa que amenace lo que nos sentimos obligados a defender.

Debajo de estos patrones predecibles hay una oportunidad más prometedora para aprender de las intuiciones, los valores y las experiencias formativas de los demás. Esto es lo que nos perdemos cuando nos enfocamos en ganar en lugar de entender.

Vale la pena considerar un cambio en la forma en que abordamos las negociaciones en la oficina. Un enfoque simple comienza centrándose en una palabra: “pero”. Es difícil pensar en una palabra que desencadene más reactividad. Observe con qué frecuencia lo escucha (y lo dice) cuando está negociando o discutiendo, y cómo esta palabra cambia la temperatura y el tono en el momento.

Para evitar el daño que inflige el “pero”, pruebe estos movimientos.

1. Enfóquese en lo que se dijo antes del “pero”. En cualquier discusión o negociación, es probable que la otra parte haga ofertas positivas de acuerdo o alineación. Estas a menudo se hacen espontáneamente, y generalmente van seguidos de un “pero”. (“Me gustan partes de su plan, pero no va a funcionar”).

Por lo general, nos enfocamos reflexivamente en lo que viene después del “pero”. ¿Y si en cambio nos involucráramos con lo que ofrecían antes?

Cuando intente cerrar un trato, esté atento a cada apertura que ofrezca la contraparte. Priorizar la oferta positiva reorganiza la conversación.

2. Reemplace el “pero” con curiosidad. En el argumento típico, su oponente dice su parte y usted responde con un “pero” e inserta su contraargumento.

¿Qué pasaría si su próximo movimiento fuera una curiosidad genuina? ¿Qué pasa si reemplaza el “pero” con una pregunta o una invitación? “Habla más sobre eso. Quiero asegurarme de que entiendo cómo te parece esto”. O, “¿Por qué crees que nos ponemos tan tensos hablando de este tema?”

Tratar de comprender los valores debajo del punto de vista de la otra persona demuestra vulnerabilidad y receptividad. Evita el antagonismo, en parte al ofrecerle a su colega tiempo aire, que es la moneda del debate. Si usted honra los valores no expresados de la otra persona, probablemente tendrán una conversación más profunda.

3. Deténgase antes del “pero”. Reconozca el acuerdo cuando lo vea y haga de su reconocimiento un turno completo en la conversación. Señalar que ha entendido suspende el antagonismo por un momento.

A menudo tenemos miedo de que, si expresamos nuestro acuerdo, la otra parte aprovechará su ventaja. Pero, de hecho, el acuerdo es un movimiento mágico que puede generar confianza, lo que puede transformar un intercambio.

Una oferta como, “Parece que a ambos nos importa mucho esto”, lo coloca temporalmente en el mismo lado, dejando entrar un poco de aire y posibilidad. Incluso si la pelea se reanuda de inmediato, esa pequeña dosis de confianza probablemente dará frutos más adelante.

Defender su posición se siente natural cuando “necesita” ganar una discusión. Eliminar el “pero” de sus discusiones involucra las posibilidades creativas que subyacen al conflicto verbal y genera el respeto y la confianza necesarios para una colaboración más fructífera con los compañeros de trabajo.

A

menudo, se asume que los desacuerdos entre miembros de una familia surgen por la presencia de una o más personas problemáticas dentro del sistema: individuos desconfiados, excesivamente obstinados o empeñados en discutir.

Si bien esto es cierto en algunos casos, con mucha más frecuencia encontramos que el desacuerdo proviene de un conflicto estructural subyacente. Los riesgos de un conflicto estructural pueden ser tanto evidentes como sutiles. Puede derivar en disputas que se hacen públicas, dañando la reputación y ahuyentando a los clientes y a los mejores talentos no familiares. También puede paralizar el negocio, limitando la capacidad de los propietarios para tomar decisiones clave.

Sin embargo, el conflicto estructural puede ser difícil de detectar. Según nuestra experiencia, muchos propietarios, especialmente aquellos de generaciones posteriores, no están familiarizados con sus documentos legales ni con otros acuerdos, por lo que no tienen un conocimiento sólido de todas las reglas y procedimientos que deben seguirse cuando no se puede llegar a un consenso. En su lugar, confían en historias y narrativas sobre “cómo hacemos las cosas aquí”. Sin comprender completamente cómo se toman las decisiones, es imposible saber si los acuerdos legales están generando el conflicto o no.

Para mitigar con éxito un conflicto estructural, el primer paso casi siempre es despersonalizar el problema. No se trata de ninguna de las personas involucradas, sino de las estructuras. Una vez que esto queda claro, se pueden intentar varios enfoques para cambiar o minimizar la situación:

Cambiar las estructuras. A menudo es posible cambiar la forma de propiedad de la empresa o la forma jurídica en que se toman las decisiones. Esto no está exento de desafíos, ya que hacerlo altera las jerarquías existentes, requiere colaboración entre participantes que podrían ser adversarios y puede ser costoso (debido a la necesidad de extensas consultas legales y honorarios). Sin embargo, sí es posible encontrar un camino a seguir.

Cambiar las estructuras puede ser el enfoque más difícil porque requiere un “acto de fe”, como nos dijo una familia, esperando, pero sin saber con certeza, cómo funcionarán las cosas en un mundo nuevo y diferente. Tal vez no sea sorprendente que este enfoque pueda generar un impacto más dramático y duradero, ya que cambia fundamentalmente las estructuras.

Crear una “gobernanza efectiva”. Otra opción es diseñar foros o acuerdos de “apretón de manos” que, aunque no sean legalmente vinculantes, fomenten un proceso de toma de decisiones saludable y duradero.

Muchos de los propietarios con los que trabajamos toman decisiones de manera muy diferente a lo que establecen sus documentos legales. Por ejemplo, pueden contar con un consejo de propietarios que no tiene ninguna autoridad ni reconocimiento legal, pero que se utiliza para informar y generar consenso entre todos los propietarios (con o sin derecho a voto) antes de que los responsables legales tomen una decisión formal.

Esperar a que pase el conflicto estructural. Cuando no es posible llegar a un acuerdo, algunas familias simplemente deciden esperar. El conflicto estructural puede disiparse con el tiempo, ya que la clásica mentalidad de “nosotros contra ellos” se diluye a través de múltiples subramas y grupos de propietarios. Por ejemplo, un estancamiento del 50/50 puede resolverse cuando los problemas se debaten entre bloques de propiedad más pequeños y distribuidos.

Sin embargo, esperar a que el conflicto estructural desaparezca puede llevar mucho tiempo, durante el cual los activos de propiedad colectiva pueden verse afectados. Además, el conflicto estructural puede heredarse de los padres, lo que implica que la siguiente generación termine involucrada en los enfrentamientos de la generación anterior.

Separar. En algunos casos, el conflicto estructural es tan intenso y arraigado que la mejor alternativa es que los propietarios decidan vender o dividir el negocio familiar. Aunque muchos consideran que este desenlace es un fracaso, en nuestra experiencia, puede ser un resultado productivo y exitoso, ya que libera a los propietarios de las ataduras de narrativas pasadas y de los conflictos estructurales, permitiéndoles comenzar de nuevo.