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e aquí una selección de nuestros consejos de gestión favoritos para comunicarse como un líder:

Practicar una comunicación amable

La mayoría de nosotros queremos comunicarnos con amabilidad, pero puede ser difícil transmitir calidez y compasión en circunstancias frustrantes, estresantes o desesperantes. Existen tres prácticas que pueden ayudarle en sus interacciones cotidianas, así como en conversaciones importantes y difíciles.

— Acepte la confrontación con gracia. Esto significa mostrar una sonrisa y transmitir paciencia y cortesía cuando un colaborador le trae malas noticias o cuestiona su toma de decisiones. Un tono abierto indicará que usted está ahí para escuchar, procesar y resolver problemas, no para reprender ni imponer su autoridad.

— Dé crédito siempre que pueda. Reconocer a sus colaboradores y mostrarles gratitud fomentará entusiasmo, esfuerzo, confianza y lealtad.

— Brinde espacio y claridad a las personas para no tomarlas por sorpresa. Programe las conversaciones con anticipación o pregúnteles si es un buen momento para hablar, y ofrézcales un breve adelanto de lo que le gustaría tratar. Estos gestos sencillos y amables le darán a su contraparte la oportunidad de prepararse y dejarán claro que usted está interesado en escuchar su respuesta.

(Este consejo es una adaptación de “The Simple Power of Communicating with Kindness”, de Sally Susman).

Comunicarse con su equipo en momentos difíciles

Cuando los desafíos del negocio se acumulan, su equipo no necesita adornos ni discursos vacíos: necesita claridad. He aquí cómo ser transparente, firme y constructivo, incluso cuando no tiene todas las respuestas.

— Reconozca lo que está funcionando. Al abordar la incertidumbre, señale las áreas de avance. Utilice un enfoque de “sí, y”: sí, las cosas son complicadas, y estamos haciendo un buen trabajo. Sea honesto respecto a los desafíos sin caer en la culpa ni en un optimismo falso.

— Cree espacio para preguntas reales. No redirija ni minimice las preocupaciones. Pregunte a su equipo qué les preocupa y cómo se manifiesta en su trabajo diario. Si nadie habla, converse en privado con miembros de confianza del equipo para obtener una visión más completa.

— Responda con cuidado. Cuando no tenga las respuestas, explique qué factores podrían influir en el resultado. Comparta los detalles solo si afectan la realidad del equipo, ya que revelar información irrelevante o incierta genera confusión.

— Céntrese en los hechos. Evite la especulación. Utilice datos y avances observables para dar sustento a su mensaje. Refuerce cómo el trabajo del equipo respalda los objetivos clave del negocio (como los ingresos o la eficiencia).

— Modele resiliencia. Preséntese con calma y claridad. En momentos difíciles, la consistencia genera confianza y ayuda a su equipo a enfocarse en lo que sí puede controlar.

(Este consejo es una adaptación de “How to Communicate with Your Team When Business Is Bad”, de Rebecca Knight).

Transmitir un mensaje que perdure

Ya sea que esté dando una presentación, escribiendo un correo electrónico o liderando una reunión, es importante comunicar su mensaje de una manera que sea memorable. Al dominar algunas estrategias basadas en la ciencia de la memoria, puede crear mensajes que permanezcan en la mente de su audiencia y dejen un impacto duradero. He aquí cómo hacerlo.

— Divida la información en bloques. Su audiencia solo puede manejar de tres a cuatro piezas de información a la vez. Organizar sus puntos clave bajo una idea central les ayudará a retener los detalles y a conectar los puntos.

— Hágalo concreto. Las ideas abstractas son difíciles de recordar. Utilice ejemplos vívidos y cercanos que evoquen detalles sensoriales para crear una imagen mental que su audiencia no olvide.

— Incorpore recordatorios. Retome puntos mencionados anteriormente para fortalecer el recuerdo de su audiencia. Los recordatorios sutiles de contenido previo ayudan a reforzar la memoria y a vincular la información nueva con el conocimiento existente.

— Despierte la curiosidad. No se limite a dar respuestas: plantee preguntas intrigantes que pongan de manifiesto las lagunas de conocimiento. La curiosidad alimenta la memoria y hace que su mensaje perdure.

(Este consejo es una adaptación de “How to Craft a Memorable Message, According to Science”, de Charan Ranganath).

Comunicarse de forma directa (sin caer en la rudeza)

La comunicación directa es una habilidad laboral importante, especialmente para un gerente. Ser claro sobre lo que usted quiere y necesita de las personas (y por qué) hace que todo sea más eficiente. Pero si es demasiado duro, puede terminar haciendo más daño que bien. He aquí cómo mantener el equilibrio entre ser directo y caer en la rudeza.

— Al dar retroalimentación, céntrese en los hechos. Elimine las emociones de la conversación y, en su lugar, proporcione evidencia honesta y concreta sobre el desempeño de la persona. Su objetivo es ayudarle a crecer, no desahogarse.

— Al expresar una opinión, utilice mensajes en primera persona (“yo”). Evite hacer acusaciones o señalar culpables, ya que eso pondrá a su colaborador a la defensiva. En lugar de confrontarlo y señalarlo, invítelo a reflexionar expresando su experiencia respecto a su comportamiento.

— Convierta un “no” rotundo en un “no” suave. Como persona directa, su instinto puede ser rechazar de manera tajante una solicitud laboral no esencial cuando simplemente no tiene la capacidad para asumirla. Pero si es demasiado contundente, corre el riesgo de ser percibido como alguien que no quiere colaborar o ayudar. En su lugar, encuentre la compasión necesaria para ofrecer una alternativa que funcione mejor para usted o explique con amabilidad por qué le es imposible asumirla.

— Al hacer una solicitud, sea considerado, no autoritario. No hay nada de malo en dar instrucciones y asignaciones claras y directas. Solo recuerde ser razonable, expresar gratitud y ofrecer apoyo si su colaborador lo necesita.

(Este consejo es una adaptación de “How to Be Direct Without Being Rude”, de Yasmina Khelifi e Irina Cozma).

Comunicar las decisiones difíciles cuando no se puede ser completamente transparente

Cuando tiene que comunicar una decisión organizacional difícil, resulta complicado saber cuánta información proporcionar, en particular cuando todavía no puede ser completamente transparente. No decir nada puede socavar la confianza de las personas, y decir demasiado puede hacer que se sientan abrumadas. Puede encontrar el equilibrio siendo franco (hasta cierto punto).

Explique con claridad el contexto de la situación para que las personas entiendan por qué la organización está considerando cambios importantes. Aclare que será lo más transparente posible, utilice un lenguaje sencillo (no jerga corporativa) y responda a las preguntas. Las personas valoran la honestidad, incluso si el mensaje está incompleto o no es lo que desean escuchar. Sea preciso sobre lo que puede decir ahora y cuándo podrá compartir más información, proporcionando un cronograma general del proceso. Sin embargo, evite hacer comentarios a medida que se desarrollen los acontecimientos, ya que esto puede generar distracciones innecesarias y consumir una cantidad considerable de tiempo de gestión.

Si es posible, comparta con sus colaboradores las opciones que está considerando, mostrando la lógica detrás de las acciones que vendrán. Esto genera confianza y ayuda a mitigar la ansiedad que pueden sentir al imaginar todas las combinaciones posibles de escenarios futuros (incluidos los catastróficos). También evita que se sientan tomados por sorpresa cuando usted anuncie el conjunto definitivo de cambios.

(Este consejo es una adaptación de “Talking About a Difficult Decision — When You Can’t Share All the Details”, de David Lancefield).

M

uchas personas saben por dolorosa experiencia personal que las asociaciones comerciales, por muy prometedoras que sean, pueden llegar a un punto de conflicto e incluso de acritud. De hecho, entre el 50 y el 80% de las asociaciones fracasan en los primeros años.

Muchos socios no logran abordar estos problemas de manera constructiva, ya sea porque simplemente evitan los conflictos o porque esperan que los problemas desaparezcan, o se preparan para ir a la batalla. Cualquiera de estos extremos conlleva un riesgo significativo y podría empeorar las cosas. Si su asociación comercial se ha vuelto difícil, le sugerimos seguir los siguientes pasos.

1. Comience ahora.

Si está leyendo esto, tal vez esté en una sociedad comercial que se está volviendo difícil o mucho peor. Esté donde esté, no retrase el proceso de abordar estas cuestiones. Sólo se volverán más difíciles.

Si bien el mejor momento para abordar estos desafíos podría haber sido en el pasado, el segundo mejor momento es ahora. Es clave poner los problemas sobre la mesa para que puedan discutirse, e idealmente resolverse. No deje que se agraven.

2. Busque ayuda.

Cuando la sociedad comercial está en problemas, existe un grave riesgo de que los socios comiencen a irritarse con narrativas sobre los otros socios. Un mentor, consultor, coach o incluso un mediador objetivo y de confianza mutua puede ser de gran ayuda.

Involucrar a un tercero desinteresado puede ayudar a crear seguridad en la conversación, de modo que la “carga” que cada interlocutor siente esté más neutralizada y disminuya los patrones destructivos (por ejemplo, la mordacidad o el sarcasmo, el estallido o el cierre, etc.).

3. Hable de forma directa.

A menos que exista una amenaza de litigio, la comunicación directa y en vivo es fundamental. En el correo electrónico, los mensajes de texto u otras comunicaciones electrónicas, las emociones y los significados más profundos se pierden, y aumenta el riesgo de malas interpretaciones y de una escalada. Una conversación en vivo puede ser lo último que desee, pero es una forma de comunicación más responsable, mutua, respetuosa y constructiva.

4. Aclare las intenciones.

Cuando las emociones son intensas, la claridad mental es una baja. Puede ser honesto, tranquilizador y clarificador compartir lo que cada persona realmente quiere. Podría ser “hacer que nuestra asociación vuelva a ser divertida”, “mejorar nuestra relación para que el negocio vuelva a encarrilarse” o “hacernos responsables mutuamente de hacer lo que decimos que haremos”. Incluso podría ser «encontrar una manera de disolver la sociedad rápidamente y con el mínimo dolor».

5. Escúchense unos a otros.

Si usted está enojado, es probable que su(s) socio(s) también lo esté(n). Todo el mundo necesita la oportunidad de contar su historia y ser escuchado.

6. Identifique las principales cuestiones de fondo.

¿Cuáles son las cuestiones clave que, si se resuelven, abordarían al menos el 80% de los desafíos de su asociación? Usted y sus socios deben identificar y abordar estratégicamente los puntos críticos más graves para mitigar el daño al negocio y, posiblemente, a su relación.

7. Sea compasivo.

Esto significa compasión por usted mismo y sus socios. Las asociaciones comerciales parecen difíciles porque son difíciles. Incluso si siente verdadera ira, decepción y desconfianza hacia su(s) socio(s), probablemente ellos también estén sufriendo.

Ninguna asociación a largo plazo, personal o profesional está exenta de desafíos. Poner sobre la mesa las cuestiones clave de manera oportuna y tener conversaciones abiertas, directas y respetuosas, puede reducir las frustraciones y facilitar el cambio necesario.

A

continuación, se presentan varias dinámicas relacionadas con los desafíos que enfrentan las organizaciones cuando hacen la transición a una estructura más plana. Entre ellos se encuentran:

La persistencia de las estructuras zombi. Los viejos hábitos son como los muertos vivientes; simplemente no permanecen enterrados. A medida que las empresas intentan aplanar sus estructuras, los fantasmas de las jerarquías pasadas pueden persistir, obstaculizando los esfuerzos de cambio. Estas estructuras zombi se manifiestan de diversas maneras, por ejemplo, en un proceso de toma de decisiones que aún busca la aprobación de los altos mandos o un flujo de comunicación que sigue bloqueado a través de canales específicos. Esta reversión inadvertida puede sofocar la esencia misma de las estructuras planas: agilidad, empoderamiento y comunicación directa.

Para aplanar verdaderamente una organización, no basta con construir algo nuevo; también es necesario desmantelar activamente y protegerse contra la resurrección de lo antiguo. Las auditorías periódicas, las sesiones de retroalimentación y los programas de reorientación pueden ayudar a eliminar estas tendencias persistentes.

El imperativo de la integración. A medida que algunas unidades de trabajo pasan a un modelo plano, es posible que tengan que interactuar con unidades que aún operan bajo jerarquías tradicionales, lo que puede crear posibles fricciones y desalineaciones.

Al buscar un cambio deliberado e incremental que permita a los empleados comprender y adaptarse a su nuevo entorno laboral, los líderes de la empresa pueden aliviar los sentimientos de desorientación, amenaza o ansiedad que puedan experimentar. Si se ejecuta de forma efectiva, las organizaciones no solo pueden prevenir posibles conflictos, sino también aprovechar las fortalezas de ambos modelos, fomentando un entorno de colaboración más armonioso y eficaz.

Equilibrar múltiples iniciativas de cambio. Las organizaciones suelen gestionar varias iniciativas de cambio al mismo tiempo. Equilibrar la transición a una estructura plana con otros cambios organizacionales puede parecer como cambiar las ruedas de un coche en marcha, dando lugar a posibles conflictos y desajustes.

Las empresas pueden aportar claridad a su plantilla al delinear la secuencia y la interrelación de las distintas iniciativas de cambio. Esto puede implicar implantaciones por fases o la designación de equipos específicos para impulsar cada iniciativa. La priorización, basada en factores como la urgencia, el impacto y la viabilidad, garantiza una asignación óptima de recursos. La comunicación periódica sobre el progreso y la lógica de cada cambio puede alinear aún más a los empleados.

La delicada línea del liderazgo empoderador. En el dinámico panorama de las estructuras organizacionales planas y descentralizadas, el papel del liderazgo experimenta una profunda transformación. Los paradigmas convencionales de mando y control dan paso a un modelo de liderazgo más matizado y desafiante. Ejercer demasiado control puede sofocar el empoderamiento y la iniciativa que las estructuras planas pretenden fomentar. Por el contrario, ser demasiado pasivo puede dejar a los equipos sin rumbo, ansiando la claridad y la toma de decisiones que se espera del liderazgo.

Los líderes en organizaciones descentralizadas deben adoptar una orientación de aprendizaje y aceptar esta complejidad. La clave radica en estar abiertos a la retroalimentación, reflexionar sobre el propio estilo de liderazgo y ajustar continuamente el enfoque para satisfacer las demandas únicas de una estructura organizacional más plana y empoderada.

La jungla de la jerga. El cambio organizacional suele traer consigo una ola de nuevas terminologías. Si bien su objetivo es simplificar y definir la transición, a veces las nuevas terminologías pueden tener el efecto contrario. En lugar de facilitar la claridad, estos nuevos términos pueden convertirse en barreras, enturbiar la comprensión y crear divisiones entre los empleados. Estas disparidades en la comprensión pueden obstaculizar la colaboración e impedir el progreso que estos términos pretendían respaldar.

Un glosario claro de términos, sesiones de orientación y talleres regulares pueden garantizar que los empleados no solo entiendan la terminología, sino que también comprendan su relevancia y aplicación. Con estas medidas, las organizaciones pueden lograr un lenguaje compartido que mejore la colaboración.