T

odos necesitamos tiempo para desconectarnos y recargar energías. Las investigaciones muestran que desconectarse (especialmente del correo electrónico) puede hacernos sentir mucho menos estresados y más productivos. Y, sin embargo, muchos de nosotros solemos dudar en dar el primer paso: configurar un mensaje adecuado de fuera de la oficina (OOO, por sus siglas en inglés) que establezca límites claros para nuestro tiempo libre.

Pero, en realidad, precisamente aquello que muchos no desean hacer puede utilizarse de forma efectiva para lograr lo contrario. Los mensajes de fuera de la oficina pueden ser una herramienta increíble para impulsar su éxito. A veces, basta con añadir una línea más al mensaje estándar de fuera de la oficina para que pase de ser suficiente a ventajoso.

Comparta el significado

Comparta una pieza significativa de información que pueda ser un tema de conversación la próxima vez que hable con esa persona. ¿Por qué está tomando tiempo fuera de la oficina? ¿Qué es lo que está aprendiendo en esa conferencia que le ayudará a atender mejor a sus clientes? ¿A dónde va de vacaciones y qué es lo que más espera hacer mientras esté allí? He aquí un ejemplo de correo electrónico que transmite el significado de estar ausente:

Hola, esta semana estoy asistiendo a una conferencia con otros gerentes de cuentas del sector salud en Atlanta, con la esperanza de regresar con herramientas que harán que el negocio sea aún mejor para mis clientes. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo. Si necesita asistencia inmediata antes del lunes, por favor contacte a [colega].

Este tipo de notas pueden ser un gran punto de partida para conversar, ya que las personas que se quedan en la oficina le preguntarán sobre la conferencia o sus vacaciones, lo que les permite conocerlo mejor como un ser humano integral, y no solo como un compañero de trabajo.

Ofrezca un recurso

Otra opción es compartir un recurso que sea relevante para su audiencia. Considere a las personas que más le escriben al seleccionar un recurso apropiado.

El verano pasado, utilicé el siguiente mensaje y recibí una respuesta abrumadoramente positiva por parte de las personas. La mayoría amenazó con robármelo:

¡Hola! Nuestro estudio más reciente encontró que las vacaciones son buenas para el cerebro y pueden aumentar el rendimiento en el trabajo. ¡Esto amerita más investigación! Estaré fuera de la oficina con acceso limitado al correo electrónico hasta [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, por favor contacte a [mi colega].

¡Feliz verano!

Michelle.

Personalice su mensaje

Algunos sistemas de correo electrónico permiten al remitente redactar una nota para las personas internas de la organización y una nota diferente para quienes están fuera de ella. Estas funciones simples pueden brindarle aún más flexibilidad. Por ejemplo, quizá desee compartir información más personal con sus colegas en comparación con los remitentes externos. He aquí un ejemplo:

Una nota externa podría decir: Mi esposo y yo acabamos de dar la bienvenida a nuestro segundo hijo. Estaré fuera por licencia de maternidad hasta [fecha]. Por favor comuníquese con [colega] si necesita ayuda más inmediata en mi ausencia. Espero poder conectar con usted cuando regrese.

Mientras que una nota interna podría decir: La pequeña Lucy Bell llegó al mundo el [fecha], ¡y Mark y yo no podríamos estar más felices! Estaré de baja por maternidad hasta [fecha]. En mi ausencia, por favor contacten a Sheri Parks para cualquier necesidad de marketing y a Emily Smith para solicitudes relacionadas con relaciones públicas. Y por favor disfruten la foto de la bebé Lucy y su hermano mayor Cooper que aparece a continuación. ¡Espero celebrar con todos ustedes cuando regrese!

C

ada año, justo antes de nuestras vacaciones anuales de invierno, empiezo a pensar en mi mensaje “fuera de la oficina”. Para mantener la motivación y estar a la altura de la tarea, contacté a algunos de mis colegas que son conocidos por escribir mensajes de “fuera de la oficina” muy bien pensados. Si usted también tiene dificultades con los mensajes “fuera de la oficina”, deje que su creatividad lo guíe:

Consejo n.º 1: Diviértase con su mensaje.

Ellen Desmarais, copresidenta De Harvard Business Publishing

Utilizo mi mensaje de “fuera de la oficina” para darle un giro creativo al contacto con mi administrador e inyectar un poco de humanidad en lo que suele ser una comunicación estéril. Como alguien que lidera un equipo, también soy consciente de que mi mensaje es una forma de reforzar mi creencia en la protección del tiempo de vacaciones:

Estaré fuera de la oficina hasta el 10 de septiembre y me tomaré unas vacaciones. Mientras intento desconectarme, estoy viajando deliberadamente a lugares con poca cobertura móvil, pero estaré conectándome de forma intermitente cuando tenga acceso a Wi-Fi.

Si necesita algo urgente, comuníquese con mi administrador, [correo electrónico], que tiene acceso a Internet de forma más constante (siempre y cuando el gran estado de Maine no sufra cortes relacionados con el clima).

Volveré y responderé a los mensajes el 11 de septiembre. A menos que para entonces la IA me haya quitado el trabajo.

— Ellen

Consejo n.º 2: Utilice su mensaje para establecer límites (de una forma amable).

Kelsey Alpaio, editora asociada sénior de HBR

A nadie le gusta volver de vacaciones y encontrarse con una montaña de correos electrónicos sin leer. Entonces, ¿por qué no borrarlos todos al regresar? Uno de mis consejos favoritos para cuando no está en la oficina, de Daniel Sieberg, autor de “The Digital Diet”, anima a la gente a escribir que no leerán ni responderán a ningún correo electrónico que reciban mientras estén de vacaciones, y que cualquiera que tenga un mensaje importante debe hacer un seguimiento a su regreso.

Cada año me siento tentada a probarlo. Pero la idea de establecer un límite tan estricto me aterra: me da miedo causar molestias a alguien o perderme algo importante. Al mismo tiempo, si el mensaje de alguien es realmente tan importante, hará un seguimiento, ¿no? Este es el mensaje que estoy considerando usar este año:

¡Hola!

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina y no tengo acceso a mi correo electrónico. A mi regreso, no responderé ningún correo electrónico recibido mientras esté fuera. Si es importante que reciba su correo electrónico, le pido que lo reenvíe cuando regrese a la oficina el 5 de enero.

¡Gracias!

— Kelsey

Consejo n.º 3: Haga su mejor esfuerzo para sonar como un ser humano, no como un robot.

John Korpics, vicepresidente ejecutivo y director creativo de HBR

Me gusta recordarle a la gente que hay un ser humano al otro lado de su pantalla. Normalmente incluyo algo específico sobre por qué estoy fuera. Esto le da a la gente algo a lo que reaccionar y fomenta las conexiones. También creo que es bueno intentar que la gente sonría:

Estoy fuera de la oficina asistiendo a la graduación de mi hija en UCSB (¡Vamos Gauchos!). Dos hijas y ocho años de universidad han hecho un poco de mella en la vieja cuenta de ahorros, así que sin duda volveré a la oficina el lunes.

— John

L

a comunicación efectiva es la base de las organizaciones de alto rendimiento, particularmente en una era de trabajo remoto y una gama cada vez mayor de herramientas digitales como Slack, Teams, WhatsApp y tableros digitales internos. Sin embargo, muchos líderes no logran establecer normas de comunicación claras, lo que resulta en agotamiento, incorporación ineficiente, pérdida de tiempo y reducción de la productividad.

Hemos realizado cientos de experimentos aleatorios sobre comunicación efectiva y asesorado a docenas de organizaciones en la mejora de sus culturas de escritura, desde el Ejército de los Estados Unidos hasta Microsoft. Hemos aprendido que existen varios temas esenciales que los líderes y equipos deben abordar para construir su propia cultura de escritura efectiva.

Expectativas de respuesta

Uno de los mayores factores de estrés en la comunicación en el lugar de trabajo puede ser el desajuste en las expectativas de urgencia. Las investigaciones sobre el “sesgo de urgencia en el correo electrónico” muestran que los destinatarios a menudo se sienten presionados a responder más rápido de lo que los remitentes realmente esperan. Por el contrario, algunos mensajes que requieren decisiones rápidas pasan desapercibidos durante días. Ambos escenarios crean fricciones innecesarias y ralentizan a los equipos.

Para evitar estos desajustes, las organizaciones deben establecer normas claras sobre los tiempos de respuesta en los diferentes canales de comunicación. Por ejemplo, un equipo podría acordar que los correos electrónicos requieren una respuesta en un plazo de 24 horas, mientras que los mensajes en Slack o Teams deben responderse en unas pocas horas. Igual de importante, los equipos deben tener una práctica compartida para informar a los remitentes cuando no es posible dar una respuesta oportuna, evitando frustraciones y cuellos de botella.

Además de la velocidad de respuesta, los equipos deben aclarar cuándo se espera que los empleados participen. Sin normas explícitas, la comunicación fuera del horario laboral puede difuminar los límites entre el trabajo y la vida personal, lo que genera agotamiento y cargas de trabajo desiguales. Para prevenirlo, algunas organizaciones establecen “horas de silencio”, implementan recordatorios automáticos sobre los límites de comunicación o fomentan el uso de funciones como “enviar más tarde” para programar mensajes fuera del horario laboral. Al establecer proactivamente estas expectativas, los líderes fomentan una cultura laboral que equilibra la capacidad de respuesta con el bienestar, asegurando que los empleados sepan cuándo deben estar disponibles y cuándo pueden desconectarse por completo.

Canales específicos para usos específicos

Las personas y los equipos varían en la forma en que utilizan los diferentes canales de comunicación, lo que puede generar ineficiencias costosas. Asignar actividades comunes a canales específicos puede resolver este problema. Establecer explícitamente estas normas puede ahorrar tiempo y reducir el riesgo de perder información clave.

Facilite la lectura

Uno de los principios más importantes es que menos es más. Como escribió Blaise Pascal: “Lamento que esta carta sea tan larga. Habría escrito una más corta si hubiera tenido más tiempo”. Nuestra investigación respalda la sabiduría de Pascal. En un experimento, asignamos aleatoriamente a 7,000 líderes electos y designados para recibir una solicitud de 129 palabras para completar una encuesta o una versión en la que eliminamos las oraciones intermedias, dejándola en solo 49 palabras. Cuando probamos ambas versiones con un grupo independiente, la mayoría asumió que la más larga sería más efectiva. Pero los datos revelaron algo diferente: reducir palabras casi duplicó la tasa de respuesta.

La comunicación efectiva no se trata solo de escribir menos, sino de facilitar la lectura. Pero la facilidad se ve diferente en distintos contextos. Por eso, los equipos deben definir explícitamente sus normas de comunicación, garantizando claridad y consistencia en todo, desde correos electrónicos hasta reportes. Una vez que esas expectativas estén claras, las organizaciones pueden reforzarlas en todos sus equipos.

¿

Cuánto de su tiempo dedica a escribir, responder y pensar acerca de los correos electrónicos? La investigación muestra que los trabajadores estadounidenses pasan un promedio de dos a tres horas diarias revisando sus correos electrónicos laborales, y dos horas adicionales en correos electrónicos personales.

He aquí algunas pautas básicas que mantendrán sus correos electrónicos claros, concisos y productivos.

Paso 1: Identifique lo que desea transmitir en su correo electrónico.

Antes de redactar su mensaje, pregúntese: ¿Qué resultado espero que traiga este correo electrónico? ¿Qué quiero que haga el destinatario?

Por ejemplo, ¿está buscando una actualización sobre un proyecto? ¿Está tratando de asegurar una reunión individual con un miembro del equipo? ¿Espera que los destinatarios participen en su encuesta?

Piense en sus palabras como la llamada a la acción que desea que realicen sus destinatarios. Esta mentalidad le ayudará a elaborar un mensaje con una intención clara.

Paso 2: Edite su lista de destinatarios.

Antes de poner los dedos en el teclado, seleccione cuidadosamente a quién necesita para realizar el resultado que ha identificado.

Pregúntese: ¿Quién tiene la información que estoy buscando adquirir? ¿Un miembro del equipo podrá compartirla conmigo, quizá un líder de equipo o un gerente de proyecto? ¿O necesito incluir varios miembros del equipo? Si es así, ¿a quién es absolutamente necesario incluir? ¿A quién no?

Paso 3: Ajuste su título.

En la era del desplazamiento infinito, la mayoría de nosotros escaneamos rápidamente el texto en nuestras bandejas de entrada y priorizamos los mensajes que se sienten críticos. Una línea de asunto destacada puede ayudar a que su correo electrónico resalte.

Vuelva a revisar el resultado que identificó en el paso 1 y use un verbo o una frase para indicar qué acción desea que realice el destinatario. Esto le dará al destinatario una vista previa de sus intenciones antes de que abra el correo electrónico. Usa precursores como “Decisión:”; «Acción requerida:»; «Retroalimentación:»; o «Para su información:» según el contexto del mensaje.

Paso 4: Elabore su mensaje.

Para mantener la atención de su lector, su mensaje debe ser tan claro como el título. Para lograrlo, mantenga el mensaje breve y al punto. Su objetivo es estructurar la información de una manera que sea fácil de entender para el lector.

Comience con la acción que desea que realicen, siga con el contexto de por qué requiere esa acción y luego finalice haciéndoles saber que está disponible para responder preguntas. Elementos visuales como viñetas, texto en negrita, cursiva y párrafos más cortos pueden hacer que su mensaje sea más fácil de leer y digerir.

Paso 5: Especifique plazos.

Muy a menudo, enviamos correos electrónicos pidiéndoles a las personas que completen una solicitud sin darles un cronograma. Al comienzo de su correo electrónico, especifique cuándo desea que el destinatario se comunique con usted. Incluya la fecha de entrega prevista para la tarea, solicitud o comentario.

Aprender estas prácticas de correo electrónico lo hará parecer más reflexivo, claro y conciso al comunicarse con su jefe, compañeros y colegas.