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o es de extrañar que a las personas se les dificulte concentrarse. Estamos bombardeados con distracciones, agobiados por expectativas poco realistas y ahogados por demasiadas solicitudes. Nuestro equipo de Crucial Learning encuestó a 1,600 empleados y gerentes para comprender mejor la gravedad de nuestra falta colectiva de concentración. Los datos pintaron una imagen sombría de nuestra débil capacidad de atención.

Uno de nuestros hallazgos debería ser particularmente alarmante para los líderes de personal: el 60.6% de los empleados admiten que nunca o rara vez hacen una o dos horas de trabajo profundo y enfocado al día. ¿A dónde va todo el tiempo de los trabajadores y el dinero que usted invierte?

Descubrimos que dos de cada tres encuestados dijeron que tenían dificultades para concentrarse completamente en una sola tarea o persona, y cuando rara vez tienen un momento de concentración, uno de cada tres dijo que solo puede concentrarse en una tarea durante 10 minutos o menos antes de distraerse. Además, los efectos del comportamiento desenfocado son severos y de largo alcance. Específicamente, los encuestados dijeron que los mayores inconvenientes de su incapacidad para concentrarse eran sentirse abrumados, tener falta de energía, estrés, disminución de la eficiencia, decepción y menos satisfacción.

Como líderes de personal, ¿qué puede hacer para alentar a su equipo a limitar las distracciones y encontrar el enfoque? ¿Cómo puede crear un entorno en el que su gente pueda decir no al trabajo de baja prioridad, bloquear las solicitudes más recientes y ruidosas, y dedicar su tiempo y energía a los proyectos y personas más importantes?

Durante las últimas décadas, hemos entrenado a líderes para que se mantengan productivos en un mundo hiperestimulado. He aquí siete ideas para ayudar a su gente a concentrarse:

1. Hacer inventario de tareas y proyectos.

Si su gente no tiene una lista completa de sus compromisos y proyectos, no podrán priorizar de manera realista. Como líder, responsabilice a las personas por mantener actualizadas las listas de tareas pendientes y déles tiempo cada semana para hacer una revisión semanal completa de estos compromisos, de forma que puedan mantener el control.

2. Aclarar y seleccionar los canales de comunicación.

La mayor parte de nuestra distracción es el resultado de una gran cantidad de canales de comunicación internos que las personas deben navegar en un entorno de trabajo típico, y eso sin mencionar el procesamiento real del contenido en cada canal. Aclare para qué debe usarse cada canal y las expectativas en torno a los tiempos de respuesta.

3. Normalizar decir “no”.

Los líderes necesitan crear seguridad psicológica al hablar sobre el agotamiento. Un ejemplo brillante proviene de Rich Sheridan, CEO de Menlo Innovations, una empresa de desarrollo de software personalizado. Sheridan comprende el valor de que los empleados comuniquen su ancho de banda. No solo alienta a los empleados a hablar, sino que también normaliza y recompensa ese comportamiento.

Sheridan les enseña a sus gerentes de proyecto a sonreír cuando un empleado dice que no tiene ancho de banda o que está agotado, y responderle: “Gracias por compartir esas malas noticias conmigo”. ¿Por qué? Esto es lo que nos dijo Sheridan: “La mayoría de los líderes quieren anular las malas noticias. Pero las malas noticias no desaparecen. En cambio, impregnan la cultura, crean problemas de calidad y moral, y conducen a interminables horas extra”. Normalice hacer que sea seguro para los empleados comunicar sus sentimientos. Recompense el comportamiento siendo deliberado en sus reacciones.

4. Hacer que las reuniones sean significativas.

Las jornadas laborales de la mayoría de las personas están monopolizadas por reuniones. Ayude a los empleados a mantenerse enfocados permitiéndoles rechazar reuniones sin sentido. Para mejorar la eficacia de las reuniones, un gerente al que entrenamos sentó un precedente audaz. Él dijo: “Si alguien lo invita a una reunión sin una agenda clara y razones por las cuales usted es vital para el éxito de la reunión, tiene mi permiso para rechazarla”. Este gerente devolvió la responsabilidad al creador de la reunión (que a menudo era él mismo) para mostrar un mayor respeto por el tiempo de los demás. También puso a los empleados en control de sus días, para que pudieran concentrarse en el trabajo de alta prioridad.

5. Habilitar la productividad con propósito.

Durante su reunión semanal uno a uno, no le pregunte a su gente si se “mantiene ocupada”. Más bien, pregúnteles si tienen el tiempo y el espacio para hacer el trabajo que necesitan o quieren hacer. Si la respuesta es no, ayúdelos a abordar esa brecha. Quizá necesiten ayuda para priorizar sus listas de pendientes o se vean involucrados en proyectos y tareas marginales, y necesitan ayuda para ser eliminados de esas solicitudes. Tal vez necesiten apoyo para bloquear su calendario para un tiempo de trabajo enfocado o ajustar sus horas para trabajar de manera más fluida con su capacidad de concentración. Encuentre las brechas y ciérrelas.

6. Formalizar el enfoque.

Quizás la forma más fácil de fomentar el trabajo enfocado es ponerlo en el calendario. Cree tiempo de trabajo protegido. Por ejemplo, dígale al equipo que bloquee las tardes de los martes y jueves para trabajo enfocado. Durante estas horas, nadie puede programar reuniones y otros en toda la organización verán que los empleados tampoco están disponibles. Una advertencia: Si simplemente va a programar cosas durante este tiempo bloqueado, no lo bloquee en primer lugar, pues ello solo conducirá a desconfiar de su calendario.

7. Respetar los límites.

Cuando las personas digan que están en modo de trabajo enfocado, como lo indica su estado en las herramientas de chat del equipo o en su calendario, respételo. Como su líder, puede sentir que estas reglas se aplican a todos menos a usted, pero si interrumpe este tiempo, envía el mensaje de que el tiempo protegido es un mito y cualquiera puede invadirlo.

Estas prácticas lo ayudarán a construir una cultura donde su gente pueda concentrarse en el trabajo que realmente importa. Es vital que los líderes entiendan estos principios, porque son lo que mantendrá a su equipo comprometido de manera eficiente en un mundo diseñado para mantenerlos distraídos. Apoye su capacidad de concentración, y todos ganan.

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sted se sienta frente a su computadora, listo para abordar el trabajo que ha estado prometiéndose hacer. Pero inevitablemente, su bandeja de entrada y su teléfono suenan. Luego, justo cuando está a punto de comenzar, instintivamente toma su teléfono, revisa los titulares y navega por las redes sociales: su enfoque se fragmenta con cada desvío digital.

Estas interrupciones, tanto externas como autoinfligidas, ya no son la excepción; se han convertido en nuestro modo predeterminado, dice Zelana Montminy, psicóloga positiva y autora de Finding Focus: Own Your Attention in an Age of Distraction.

Muchos de nosotros creemos que somos expertos para manejar interrupciones, pero la investigación cuenta una historia diferente, según Gloria Mark, profesora de informática en la Universidad de California, Irvine.

Entonces, ¿cómo puede usted fortalecer su capacidad de concentración y mantenerse enfocado? Esto es lo que sugieren los expertos.

1. Prepare el terreno.

Optimizar su cerebro para concentrarse comienza con el autocuidado fundamental, según Montminy. “Usted necesita priorizar hábitos básicos como el sueño, la hidratación y la actividad física”, afirma.

Crear señales ambientales consistentes también es clave. Montminy recomienda establecer “rituales de concentración” o señales que le indiquen a su cerebro que es momento de concentrarse (como un espacio de trabajo dedicado, una configuración específica del escritorio o una rutina constante que lo prepare para realizar trabajo profundo).

2. Entrene la atención de su cerebro.

Una vez que tenga cubiertos los aspectos fundamentales, lo siguiente es aprovechar su enfoque natural. Mark recomienda un enfoque concreto: “Escriba sus objetivos y colóquelos en un lugar donde estén en su campo visual”, dice.

3. Dirija sus emociones.

Mark recomienda visualizar el estado emocional que desea tener para guiar su comportamiento. Así que pregúntese: “¿Cómo quiero sentirme a las 7 p. m.?” Al establecer metas emocionales, usted está creando un mapa neurobiológico que ayuda a su cerebro a buscar equilibrio y reducir el estrés.

4. Interrumpa su piloto automático.

La atención tiene diferentes formas, dice Mark. Existe la atención intencional (cuando nos enfocamos conscientemente en una tarea específica) y la automática (cuando actuamos sin pensar deliberadamente). Para romper estos hábitos inconscientes, Mark dice que usted necesita cultivar la metaconciencia, es decir, observar sus procesos mentales a medida que se desarrollan.

Montminy sugiere tener a la mano cosas que pueda usar en lugar del teléfono (por ejemplo, una revista o una libreta) para calmarse o distraerse cuando sienta estrés o ganas de desconectarse. “No use su celular como si fuera una vía de escape automática”, dice.

5. Sintonice con sus patrones de energía.

Su atención en el trabajo tiene un ritmo, dice Mark. Sus momentos de máxima concentración se ven afectados por su cronotipo, o su ritmo circadiano natural. Programe tareas exigentes durante sus horas de máxima actividad cognitiva y reserve el trabajo menos complejo (como responder correos electrónicos) para cuando su energía disminuya.

6. Practique la escucha activa.

Uno de los momentos en que muchas personas pierden la concentración es durante las conversaciones, señala Montminy. Para mejorar su enfoque y reconstruir la conexión, Montminy recomienda hacer un esfuerzo deliberado por practicar la escucha activa. Esto implica mantener el contacto visual, prestar atención a lo que dice la otra persona y hacer preguntas reflexivas.

7. Reponga sus reservas de atención.

El espacio negativo (un término artístico que hace referencia a las zonas vacías alrededor de los sujetos principales en una imagen) es una metáfora de una habilidad esencial para concentrarse: gestionar la energía mental. Así como los artistas usan el espacio negativo para crear equilibrio, usted puede aprender a recuperar estratégicamente sus recursos cognitivos haciendo pausas intencionadas, dice Mark.

Reconozca el valor de su atención y tome decisiones conscientes sobre cómo la asigna, añade Mark. “Usted tiene recursos cognitivos limitados. Son muy valiosos.” La pregunta crucial es: “¿Cómo quiere distribuirlos a lo largo del día?”

L

as técnicas de imágenes cerebrales nos permiten observar la fatiga mental en tiempo real, revelando que el cerebro, al igual que los músculos, se cansa tras un esfuerzo prolongado. A medida que se fatiga, se vuelve menos eficiente, lo que afecta su funcionamiento. Cuanto más tiempo trabaje sin descanso, más difíciles se sentirán las tareas, y será más complicado mantener la concentración.

¿Qué causa la fatiga mental?

La fatiga mental surge cuando el cerebro percibe que se quedará sin recursos si continúa trabajando con la misma intensidad. Esto puede ocurrir cuando las células cerebrales consumen recursos más rápido de lo que se reponen. El cerebro trata de solucionar esta situación desviando su atención, (puede experimentar esto cuando su mente se aleja de aquello en lo que está tratando de enfocarse y se siente atraída por un trabajo más ligero y decisiones más fáciles).

Cualquier trabajo mentalmente exigente puede provocar fatiga, pero la rapidez con la que su mente se cansa depende del tipo de trabajo que realice. Los factores que aceleran la fatiga mental incluyen:

1. Carga cognitiva intensa: Resolver problemas complejos, aprender nuevas habilidades o tomar decisiones continuas de alto impacto.

2. Resistencia a los impulsos: Tener que ignorar constantemente las distracciones.

3. Atención sostenida: Tareas que requieren concentración prolongada sin pausas.

Estrategias para retrasar o minimizar la fatiga mental

Si se siente mentalmente fatigado con frecuencia, he aquí tres estrategias clave que le ayudarán a retrasar o reducir la fatiga mental durante el día para ser más productivo.

1. Tome descansos frecuentes

Los descansos son poderosos, y es fundamental que el cerebro descanse con regularidad. A medida que se instala la fatiga mental, las señales viajan a través del cerebro por rutas cada vez más ineficientes. Interrumpir su trabajo con descansos regulares es la forma más efectiva de minimizar la fatiga mental y restaurar la eficiencia al liberar la carga de sus recursos mentales.

2. Limite el trabajo intenso a cuatro horas por día

No sobrecargue su día con tareas que requieren mucho esfuerzo. Si su trabajo implica una carga cognitiva intensa (como tener que aprender rápidamente nuevas tecnologías o resolver problemas en tiempo real), intente limitarlo a no más de cuatro horas por día. Trabajar más allá de esto puede generar fatiga mental que se extiende al día siguiente, impidiendo una recuperación adecuada.

3. Utilice la motivación para seguir adelante

Cuando la fatiga mental hace que su trabajo parezca más exigente, puede reunir más energía mental haciendo que el esfuerzo valga la pena. La forma más sencilla de hacerlo es establecer un incentivo. Si sabe que le espera un largo día, programar una recompensa concreta al final del día (tal vez una película que quiera ver o una reunión con un amigo) puede ayudarle a superarlo.

Dado que la fatiga mental no es visible desde el exterior, es fácil olvidar que existe hasta que comienza a perjudicar el rendimiento o afectar su salud y bienestar. Reconocer la fatiga mental como un riesgo laboral (e incorporar medidas proactivas para prevenirla) nos permite aprovechar el cambiante panorama del trabajo del conocimiento y convertirlo en una ventaja.