S

oy una super adoptadora. Pruebo cientos de nuevas aplicaciones, redes sociales y dispositivos cada año. Sin embargo, no todos quieren vivir el estilo de vida de las mil apps. Para la mayor de las personas, la meta es adoptar el menor número de herramientas para trabajar eficientemente. Por eso es que muchas veces me preguntan qué tecnologías son las indispensables: las herramientas que tendrán un gran impacto en la productividad, sin requerir demasiado dinero o tiempo para instalarse.

Hay algunas herramientas que sugiero una y otra vez porque le son útiles prácticamente a todos. En muchos casos, también benefician a equipos enteros. Esas ocho tecnologías están en la cima de la lista, y cada una se encuentra disponible en una versión gratuita:

1. Evernote: Facilita el recolectar y organizar sus notas, ya sea que consistan en el primer borrador que escribió en una nota de Evernote, una tarjeta de presentación que fotografió y guardó (de forma que ahora se puede buscar el texto en la imagen) o un artículo en línea que apartó.

2. Twitter: Es momento de dejar de enviar enlaces por medio de correo electrónico. Si quiere compartir sus descubrimientos con una red más amplia, publiquelos en Twitter, usando hashtags para ponerlos en el radar de otras personas que están interesadas en el mismo tema.

3. Doodle: Encuesta a las personas respecto a sus horarios disponibles para llamadas o reuniones, de forma que puedan encontrar un horario mutuamente conveniente sin necesidad de un intercambio interminable de correos electrónicos.

4. Listas de Facebook: Conforme más personas usan Facebook para compartir actualizaciones sobre la industria y conectarse con colegas, piense acerca de qué publicaciones sólo les interesarán a las personas que están en su campo. A continuación, cree diferentes listas de amigos para dirigirse a ellos como corresponda.

5. Feedly: Evite que su bandeja de entrada se atasque al usar un lector de noticias como Feedly para suscribirse a búsquedas de Google News y a sus blogs y sitios web favoritos. Un lector de noticias le trae todas estas fuentes de información en un solo lugar.

6. Skitch: Le permite cambiar rápidamente el tamaño de una imagen antes de compartirla y ahorrar pantallazos, facilitando el enviarle un mensaje de error al área de apoyo tecnológico, el tomar una lista de productos o el guardar un recibo en línea.

7. TripIt: Lo conecta con las personas a las que siempre quiere ver, y le avisará cuando sus viajes los lleven al mismo lugar. También convierte las confirmaciones de viaje que recibe vía correo electrónico en una lista de planes de viaje que puede compartir.

8. Google Docs: Hace posible que los colaboradores trabajen en un mismo documento simultáneamente, y añadan sus cambios y sugerencias en un solo lugar.

Ahora que tanto de nuestras vidas laborales y experiencias en línea es interdependiente, necesitamos reconocer que nuestro uso individual de software en línea también afecta a otras personas. Abrace el poder de la productividad en línea, y no sólo se estará haciendo a usted mismo un favor: ayudará a todos con los que interactúa.

L

a IA generativa puede ahorrarle tiempo, pero una vez que comienza a usarla con frecuencia, el proceso de cargar repetidamente los mismos archivos de fondo y volver a ingresar instrucciones para tareas comunes puede mermar su eficiencia. Por eso muchas plataformas de IA generativa le permiten crear asistentes de IA personalizados: lo que ChatGPT llama un «GPT personalizado», Claude lo llama un «Proyecto» y Google Gemini lo llama una «Gema».

La creación de asistentes puede ayudar con una amplia gama de tareas y no requiere conocimientos técnicos especiales ni habilidades de programación.

Tipos de asistentes de IA

Hay una gran variedad de usos para los asistentes de IA personalizados, sin embargo, estas son las cuatro áreas principales donde probablemente le resultarán más útiles:

— Redacción, marketing y comunicación: Los asistentes de IA pueden ayudar con la redacción y la creación de contenido, ya sea para redactar publicaciones en redes sociales, escribir informes, crear presentaciones o responder a las quejas de los clientes.

— Procedimientos y solución de problemas: Dígale a un asistente de IA cómo está configurada su tecnología y obtendrá respuestas personalizadas al alcance de su mano cada vez que algo salga mal. Lo mismo ocurre en otros campos: puede crear asistentes financieros o fiscales, analistas de datos, manuales hablados para autos, asesores de reparación de equipos, entre otros.

— Productividad y gestión de proyectos: Los asistentes de IA personalizados pueden clasificar y priorizar sus tareas, extraer acciones clave de las transcripciones de reuniones y construir o actualizar cronogramas de proyectos.

— Asesoramiento estratégico, coaching y capacitación: Puede crear un asistente que siempre esté disponible para brindarle la experiencia que necesite, configurado con el tono de interacción que prefiera: desde un jefe estricto hasta un coach motivador.

Cómo crear su asistente personalizado

Una vez que tenga claro lo que quiere que haga su asistente, siga estos pasos básicos para ponerlo en marcha.

1. Elija una plataforma

Su elección de plataforma puede estar determinada por las herramientas de IA que su organización proporciona (o le permite usar), pero si puede elegir dónde crear sus asistentes, comience por pensar en sus necesidades.

2. Empiece experimentando

La forma más sencilla de crear un nuevo asistente de IA es a través de una sesión de chat normal, en la que proporciona una instrucción que incluya cualquier información de fondo o instrucciones de personalidad que crea que la plataforma de IA necesitará para responder a una pregunta o completar una tarea que le haya asignado (por ejemplo, «Usted es un redactor publicitario especializado en marketing»).

3. Escriba instrucciones personalizadas

El núcleo de cualquier asistente personalizado son las instrucciones que redacta para decirle al bot quién es, cuál es su propósito y tareas, y cómo desea que haga su trabajo. Escriba estas instrucciones en segunda persona («usted hará esto») y defina una personalidad: «Usted es un analista de datos orientado a los detalles que trabaja para un jefe exigente que no tolera los errores».

4. Proporcione archivos de conocimiento o contexto

Los asistentes personalizados se vuelven más potentes cuando los equipa con archivos de referencia que puedan usar como ejemplos, guía o información contextual.

5. Ponga a trabajar a su asistente

Su asistente de IA no será perfecto de inmediato; es probable que tenga que experimentar con varias indicaciones, actualizar sus instrucciones y proporcionarle archivos adicionales para dar contexto antes de obtener buenos resultados de forma consistente.

Una vez que tenga un asistente de IA personalizado y efectivo que le ayude en su trabajo, pasará menos tiempo luchando con las indicaciones de IA y más tiempo utilizándola para realizar sus tareas principales.

D

epender de la IA para redactar sus correos electrónicos y reportes (o incluso para crear un primer borrador) tiene sus inconvenientes. Es fácil que su voz auténtica y única se pierda en el proceso.

La clave es hacer que la inteligencia artificial le ayude con la redacción, y no que escriba por usted. Si hace un uso inteligente de la IA como herramienta de escritura, se convertirá en un mejor escritor y pensador, y no en alguien que la IA pueda reemplazar fácilmente.

Antes de comenzar

Antes de comenzar, consulte la política de inteligencia artificial de su organización, la cual puede brindarle orientación sobre qué herramientas utilizar o cómo evitar la filtración accidental de información confidencial.

Incluso si esas reglas no lo exigen, revele claramente a su lector cualquier parte que haya sido redactada con IA.

Recopile, resuma y organice sus ideas

Una de las habilidades destacadas de la IA generativa es la síntesis. Si tiene artículos u otros textos que necesite digerir, proporciónele los archivos PDF a una IA basada en chat (como ChatGPT o Claude.ai) y pídale que resuma las ideas clave.

La inteligencia artificial también puede ser útil para transformar sus propias notas iniciales en un resumen o esquema más organizado. Introduzca sus notas de reuniones, correos electrónicos o fragmentos de ideas, y pídale a ChatGPT que las convierta en un esquema organizado y estructurado que pueda seguir mientras redacta.

Finalmente, utilice la inteligencia artificial para que le ayude a tomar decisiones sobre la estructura. Por ejemplo, si no está seguro de comenzar un artículo con una anécdota o con una vista previa de su argumento, pídale a la IA que redacte ambas versiones a partir de sus notas o esquema.

Lo que no se debe hacer al redactar

Una vez que tenga un esquema razonable, es momento de pasar a la redacción. En este punto, la inteligencia artificial puede acelerar el proceso de escritura, ayudándole a superar los bloqueos creativos o a llenar los espacios en blanco.

Una advertencia importante: Resista la tentación de usar la IA para escribir su primer borrador, porque una vez que lo haya hecho, puede resultar difícil encontrar sus propias palabras.

En lugar de pedir a la inteligencia artificial que redacte un borrador completo, hágalo usted mismo y deje que la IA le ayude a superar las partes más desafiantes para usted, como las transiciones o los resúmenes ejecutivos.

Pida retroalimentación

Una vez que tenga un borrador con el que esté satisfecho, pida retroalimentación a un bot de IA y solicite tres cosas específicas:

1. Correcciones indispensables, como errores ortográficos o tipográficos.

2. Cambios recomendados para mejorar su redacción o clarificar su argumento.

3. Una lista de otras recomendaciones adicionales.

Este enfoque le permite cosechar los beneficios de la inteligencia artificial y, al mismo tiempo, incorporar su propio pensamiento original, personalidad e ideas en el borrador final.

El nuevo escritor es usted

Si se utiliza de manera adecuada, la IA trae un nuevo escritor al equipo: ¡usted! Ya sea que la escritura haya sido un desafío o una fortaleza para usted, la inteligencia artificial puede ayudarle a sentirse mucho más cómodo y a desarrollar su alcance e impacto rápidamente.