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odos necesitamos tiempo para desconectarnos y recargar energías. Las investigaciones muestran que desconectarse (especialmente del correo electrónico) puede hacernos sentir mucho menos estresados y más productivos. Y, sin embargo, muchos de nosotros solemos dudar en dar el primer paso: configurar un mensaje adecuado de fuera de la oficina (OOO, por sus siglas en inglés) que establezca límites claros para nuestro tiempo libre.

Pero, en realidad, precisamente aquello que muchos no desean hacer puede utilizarse de forma efectiva para lograr lo contrario. Los mensajes de fuera de la oficina pueden ser una herramienta increíble para impulsar su éxito. A veces, basta con añadir una línea más al mensaje estándar de fuera de la oficina para que pase de ser suficiente a ventajoso.

Comparta el significado

Comparta una pieza significativa de información que pueda ser un tema de conversación la próxima vez que hable con esa persona. ¿Por qué está tomando tiempo fuera de la oficina? ¿Qué es lo que está aprendiendo en esa conferencia que le ayudará a atender mejor a sus clientes? ¿A dónde va de vacaciones y qué es lo que más espera hacer mientras esté allí? He aquí un ejemplo de correo electrónico que transmite el significado de estar ausente:

Hola, esta semana estoy asistiendo a una conferencia con otros gerentes de cuentas del sector salud en Atlanta, con la esperanza de regresar con herramientas que harán que el negocio sea aún mejor para mis clientes. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo. Si necesita asistencia inmediata antes del lunes, por favor contacte a [colega].

Este tipo de notas pueden ser un gran punto de partida para conversar, ya que las personas que se quedan en la oficina le preguntarán sobre la conferencia o sus vacaciones, lo que les permite conocerlo mejor como un ser humano integral, y no solo como un compañero de trabajo.

Ofrezca un recurso

Otra opción es compartir un recurso que sea relevante para su audiencia. Considere a las personas que más le escriben al seleccionar un recurso apropiado.

El verano pasado, utilicé el siguiente mensaje y recibí una respuesta abrumadoramente positiva por parte de las personas. La mayoría amenazó con robármelo:

¡Hola! Nuestro estudio más reciente encontró que las vacaciones son buenas para el cerebro y pueden aumentar el rendimiento en el trabajo. ¡Esto amerita más investigación! Estaré fuera de la oficina con acceso limitado al correo electrónico hasta [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, por favor contacte a [mi colega].

¡Feliz verano!

Michelle.

Personalice su mensaje

Algunos sistemas de correo electrónico permiten al remitente redactar una nota para las personas internas de la organización y una nota diferente para quienes están fuera de ella. Estas funciones simples pueden brindarle aún más flexibilidad. Por ejemplo, quizá desee compartir información más personal con sus colegas en comparación con los remitentes externos. He aquí un ejemplo:

Una nota externa podría decir: Mi esposo y yo acabamos de dar la bienvenida a nuestro segundo hijo. Estaré fuera por licencia de maternidad hasta [fecha]. Por favor comuníquese con [colega] si necesita ayuda más inmediata en mi ausencia. Espero poder conectar con usted cuando regrese.

Mientras que una nota interna podría decir: La pequeña Lucy Bell llegó al mundo el [fecha], ¡y Mark y yo no podríamos estar más felices! Estaré de baja por maternidad hasta [fecha]. En mi ausencia, por favor contacten a Sheri Parks para cualquier necesidad de marketing y a Emily Smith para solicitudes relacionadas con relaciones públicas. Y por favor disfruten la foto de la bebé Lucy y su hermano mayor Cooper que aparece a continuación. ¡Espero celebrar con todos ustedes cuando regrese!

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omo coach de gestión del tiempo, he observado cinco formas comunes en las que las personas sabotean sus planes de viaje de verano cuando combinan negocios y placer. He aquí cinco errores que se deben evitar, y qué hacer en su lugar.

1. No decirle a la gente que estará fuera

Incluso si planea trabajar durante parte de su tiempo libre, puede quitarse un enorme peso de encima informando a las personas que estará fuera de la oficina. Si viaja durante el horario laboral, active su mensaje de “fuera de la oficina” mientras está en camino. Haga lo mismo los días en los que no tenga previsto estar conectado todo el día.

2. Buscar emergencias

Otra forma de sabotear sus intentos de disfrutar de un verdadero tiempo de inactividad es buscar proactivamente emergencias laborales. Esto puede llevarlo a revisar compulsivamente su teléfono durante los momentos en los que se supone que debería estar desconectado. E incluso cuando no está revisando activamente su bandeja de entrada en busca de problemas, estará pensando en si debería hacerlo.

Los días en los que no trabaje todo el día, designe a una persona que pueda ocuparse de la mayoría de los asuntos y ponerse en contacto con usted en caso de emergencia. Prepárela con instrucciones específicas para que sepa exactamente cuándo debe contactarlo. Por ejemplo, “Póngase en contacto conmigo en caso de que llegue algo del cliente para el próximo juicio. De lo contrario, comuníquese solo si se trata de un asunto urgente y de alto riesgo”. Incluya el nombre y la información de contacto de la persona de referencia en su respuesta automática.

3. Comprometerse con horarios fijos de reunión

Organizar reuniones formales puede funcionar si tiene previsto trabajar toda la mañana o todo el día, y si sabe que dispondrá de un lugar fijo con acceso a Internet. Sin embargo, si se compromete con horarios específicos a la mitad del día o en la noche, se estará exponiendo a posibles problemas.

Siempre que sea posible, mantenga una comunicación basada en mensajes y de manera asincrónica. Si tiene que hacer una llamada, intente que sea informal, por ejemplo, diga «le llamo más tarde», en lugar de «le llamaré a la 1:00 p. m.».

4. Atender asuntos no urgentes

Cuando su mensaje de “fuera de la oficina” esté activado y su persona de referencia esté a cargo, tendrá que resistir el impulso de abrir mensajes que no estén relacionados con asuntos urgentes e imprescindibles. De lo contrario, se sentirá obligado a responder o estará pensando en su respuesta en segundo plano mientras intenta relajarse y desconectarse.

5. No definir su horario laboral

En la medida de lo posible, determine con anticipación las horas de inicio y fin de su jornada laboral (por su propio bien y el de quienes viajan con usted). Le recomiendo que agilice los tramos más largos de trabajo mientras tiene el impulso de haber salido de la oficina, y luego redúzcalos gradualmente para que sienta que puede relajarse cada vez más durante sus viajes.

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ada año, justo antes de nuestras vacaciones anuales de invierno, empiezo a pensar en mi mensaje “fuera de la oficina”. Para mantener la motivación y estar a la altura de la tarea, contacté a algunos de mis colegas que son conocidos por escribir mensajes de “fuera de la oficina” muy bien pensados. Si usted también tiene dificultades con los mensajes “fuera de la oficina”, deje que su creatividad lo guíe:

Consejo n.º 1: Diviértase con su mensaje.

Ellen Desmarais, copresidenta De Harvard Business Publishing

Utilizo mi mensaje de “fuera de la oficina” para darle un giro creativo al contacto con mi administrador e inyectar un poco de humanidad en lo que suele ser una comunicación estéril. Como alguien que lidera un equipo, también soy consciente de que mi mensaje es una forma de reforzar mi creencia en la protección del tiempo de vacaciones:

Estaré fuera de la oficina hasta el 10 de septiembre y me tomaré unas vacaciones. Mientras intento desconectarme, estoy viajando deliberadamente a lugares con poca cobertura móvil, pero estaré conectándome de forma intermitente cuando tenga acceso a Wi-Fi.

Si necesita algo urgente, comuníquese con mi administrador, [correo electrónico], que tiene acceso a Internet de forma más constante (siempre y cuando el gran estado de Maine no sufra cortes relacionados con el clima).

Volveré y responderé a los mensajes el 11 de septiembre. A menos que para entonces la IA me haya quitado el trabajo.

— Ellen

Consejo n.º 2: Utilice su mensaje para establecer límites (de una forma amable).

Kelsey Alpaio, editora asociada sénior de HBR

A nadie le gusta volver de vacaciones y encontrarse con una montaña de correos electrónicos sin leer. Entonces, ¿por qué no borrarlos todos al regresar? Uno de mis consejos favoritos para cuando no está en la oficina, de Daniel Sieberg, autor de “The Digital Diet”, anima a la gente a escribir que no leerán ni responderán a ningún correo electrónico que reciban mientras estén de vacaciones, y que cualquiera que tenga un mensaje importante debe hacer un seguimiento a su regreso.

Cada año me siento tentada a probarlo. Pero la idea de establecer un límite tan estricto me aterra: me da miedo causar molestias a alguien o perderme algo importante. Al mismo tiempo, si el mensaje de alguien es realmente tan importante, hará un seguimiento, ¿no? Este es el mensaje que estoy considerando usar este año:

¡Hola!

Gracias por su mensaje. Estoy fuera de la oficina y no tengo acceso a mi correo electrónico. A mi regreso, no responderé ningún correo electrónico recibido mientras esté fuera. Si es importante que reciba su correo electrónico, le pido que lo reenvíe cuando regrese a la oficina el 5 de enero.

¡Gracias!

— Kelsey

Consejo n.º 3: Haga su mejor esfuerzo para sonar como un ser humano, no como un robot.

John Korpics, vicepresidente ejecutivo y director creativo de HBR

Me gusta recordarle a la gente que hay un ser humano al otro lado de su pantalla. Normalmente incluyo algo específico sobre por qué estoy fuera. Esto le da a la gente algo a lo que reaccionar y fomenta las conexiones. También creo que es bueno intentar que la gente sonría:

Estoy fuera de la oficina asistiendo a la graduación de mi hija en UCSB (¡Vamos Gauchos!). Dos hijas y ocho años de universidad han hecho un poco de mella en la vieja cuenta de ahorros, así que sin duda volveré a la oficina el lunes.

— John

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omo líder, usted ha notado que algo no está bien con su equipo. Después de años de trabajo remoto, su empresa ha adoptado un modelo híbrido o completamente presencial, pero el regreso no ha sido perfecto. Las reuniones se sienten torpes, la colaboración casual es inconsistente y las relaciones que antes fluían de manera natural ahora requieren más esfuerzo. Con la esperanza de reconstruir la conexión y la alineación, decide planear un retiro fuera de la oficina para el equipo de liderazgo.

Con más organizaciones exigiendo tiempo presencial, este es un momento clave para fortalecer el trabajo en equipo y redefinir cómo trabaja su equipo. Los retiros fuera de la oficina pueden ser un poderoso catalizador para lograrlo, pero solo si se diseñan con una intención clara. Muchos líderes suponen que comenzar con el objetivo final en mente es suficiente para garantizar el éxito del retiro, pero en nuestra experiencia, eso es solo el comienzo.

Como coaches ejecutivos con amplia experiencia en diseñar y facilitar retiros para clientes corporativos, hemos visto que los retiros más impactantes van más allá de establecer objetivos: abordan las preguntas más profundas que impulsan un cambio real. Aunque aclarar sus metas es un primer paso obvio, este artículo ofrece cinco preguntas adicionales, a menudo pasadas por alto, orientadas a resultados, que le ayudarán a diseñar un retiro que genere resultados duraderos.

1. ¿Cómo quiere que se sienta su equipo?

Considerar cómo quiere que se sienta su equipo tiene implicaciones importantes en el diseño y ejecución del día. Tomemos como ejemplo a una líder de una compañía de servicios públicos que organizó un retiro para su recién formado equipo de liderazgo. Cuando uno de nosotros le preguntó cómo quería que se sintiera el equipo, respondió: “cómodos, acogidos y conectados”. Esta intención llevó a un cambio de sede: pasaron de una estéril sala de conferencias en un hotel a una acogedora casa de alquiler. El ambiente informal fomentó conexiones más profundas, logrando los resultados emocionales deseados.

Un equipo de liderazgo en el sector de salud animal estaba organizando un retiro con el objetivo de fortalecer la colaboración. Cuando se le preguntó a la CEO cómo quería que se sintiera el equipo, reflexionó y dijo: “valorados, celebrados y apoyados”. Reconociendo la resiliencia del equipo tras un año difícil, reorganizamos la agenda para comenzar con un ejercicio colaborativo de fortalezas. Todos tuvieron la oportunidad de reconocer las fortalezas de sus colegas. El ejercicio elevó de inmediato la moral y reforzó el impacto emocional que pretendía lograr. No solo eso, la sensación perduró, impulsando una colaboración más intensa y sistemática. Ser realmente intencional con las emociones que desea generar es muy valioso para crear el tipo correcto de experiencia.

2. ¿Qué está obstaculizando el éxito de su equipo?

El equipo de liderazgo de una gran cadena minorista luchaba constantemente para tomar decisiones de forma eficiente. Esta debilidad impedía que el equipo operara a su máximo potencial y contribuía a retrasos innecesarios en iniciativas clave. Al diagnosticar el problema, el líder reveló que al equipo le faltaba claridad sobre cómo funcionaba el proceso de toma de decisiones y quién debía estar incluido en cada una.

Durante el retiro, se discutieron herramientas específicas de toma de decisiones y se aplicaron directamente a tres situaciones reales. Al proporcionar la herramienta adecuada y utilizarla en problemas reales, el equipo clarificó de inmediato su proceso de toma de decisiones de cara al futuro.

3. ¿Qué cambio de comportamiento puede poner a su equipo en una nueva trayectoria?

Piense en qué aspectos espera que las cosas sean diferentes al comparar el “antes” y el “después” del retiro. Un buen retiro debe ser un hito memorable en la historia del equipo, a partir del cual entra en una nueva trayectoria. Esa trayectoria diferente solo puede crearse si los comportamientos cambian después de la sesión.

Por ejemplo, el equipo de liderazgo de una organización sin fines de lucro en el ámbito educativo quería transformar sus reuniones, que eran actualizaciones de estado pasivas, en discusiones dinámicas que aprovecharan el pensamiento de todos. El equipo históricamente había evitado el conflicto, lo cual derivaba en conversaciones superficiales y oportunidades perdidas de resolver problemas a fondo. En el retiro, discutieron la necesidad de debates más productivos y cocrearon un conjunto de normas operativas para gestionar el conflicto, tales como fomentar perspectivas diversas y practicar la escucha activa. Para reforzar estos comportamientos, reservaron tiempo en cada reunión de liderazgo para abordar temas complejos y practicaron activamente sus normas durante la sesión. Este cambio resultó en reuniones más comprometidas e impactantes después del retiro.

4. ¿Qué quiere que su equipo deje de hacer?

Los retiros siempre generan nuevas acciones para la lista de tareas del equipo. Pero rara vez los líderes piensan en qué se puede eliminar. Para poder operar eficazmente e implementar nuevas ideas, los líderes excepcionales saben que deben crear espacio para ello.

Una de las clientas de Frans es CEO de una organización de servicios financieros. Después de una reestructuración reciente, sabía que la asignación de recursos no coincidía con el enfoque estratégico del negocio. La cuestión sobre cómo su equipo asignaba recursos internos era fundamental. En una sesión de descarga específicamente enfocada al comienzo del retiro, el equipo identificó formas de trabajar y fricciones que podían eliminarse para liberar capacidad. Se generaron decenas de ideas. En conjunto, el equipo seleccionó tres elementos, y cada miembro eligió uno individual para eliminar de inmediato. La sensación de alivio fue palpable, y el ejercicio resultó ser un detonante para toda la organización, inspirando más eliminaciones y generando espacio para el trabajo de mayor valor.

5. ¿Cómo va a lograr que perdure?

Un retiro ofrece a las personas una pausa en sus rutinas para conectar y reflexionar antes de volver a caer en la trampa del ajetreo diario. Pero los ajustes y cambios duraderos son posibles y tienen el mayor impacto. Lograr que perduren debe ser parte de la planificación, no una ocurrencia tardía.

Asigne tiempo al final del retiro para alinear al equipo con un puñado de compromisos. Establezca expectativas claras de que todos serán responsables, y haga un seguimiento trimestral del progreso frente a dichos compromisos. Intervenga cuando no se vea progreso y reconozca los esfuerzos sostenidos cuando sí los haya.

Otro enfoque para garantizar la continuidad es establecer responsables que hagan que el equipo rinda cuentas respecto a ciertos compromisos. Por ejemplo, el equipo de liderazgo de una empresa de medios desarrolló nuevas normas operativas durante su retiro para mejorar la eficiencia en la toma de decisiones. Para asegurarse de que las normas se mantuvieran, asignaron un “campeón de normas” para cada reunión: un rol rotativo encargado de monitorear el cumplimiento y señalar con tacto cualquier desviación. También programaron una sesión de seguimiento a 30 días para reflexionar sobre lo que funcionaba, ajustar las normas y reforzar su compromiso. Estos pasos ayudaron a integrar los cambios en sus rutinas diarias.

Los retiros no son solo un día fuera de la oficina, son una oportunidad para reiniciar la trayectoria de su equipo. Al enfocarse en estas cinco preguntas, usted transformará una reunión rutinaria en un catalizador de cambio significativo. Comience con el objetivo final en mente, formule las preguntas correctas y diseñe y ejecute un retiro que genere conexión, claridad e impulso para que su equipo salga de ahí listo para prosperar.

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lgunas empresas de alto perfil han emitido recientemente mandatos de regreso a la oficina, que han generado reacciones mixtas por parte de los empleados y el público en general. Nuestra década de investigación sugiere una alternativa para mejorar el rendimiento y ayudar a los empleados a construir redes de colaboración significativas: las reuniones corporativas fuera de la oficina.

¿Por qué fuera de la oficina?

Las reuniones fuera de la oficina (eventos patrocinados por la empresa, a menudo de varios días, que reúnen a los empleados fuera del entorno de trabajo habitual) ofrecen oportunidades para interacciones que de otro modo no se producirían. Estas reuniones crean oportunidades únicas para que los empleados se conecten en persona, forjando nuevas relaciones y fortaleciendo las existentes. Como resultado, las reuniones fuera de la oficina ayudan a las personas a aprender de los demás y a generar confianza interpersonal, dos ingredientes fundamentales para una colaboración eficaz.

La evidencia 

Nuestra investigación reciente con una gran empresa internacional explora una solución a la siempre apremiante pregunta de cómo impulsar la colaboración. Estudiamos ocho años de datos de las reuniones anuales fuera de la oficina de la empresa. También analizamos más de 350,000 casos de relaciones laborales formales utilizando registros de más de 750 empleados. Examinamos las redes de colaboración en los meses previos y posteriores a la reunión, con un enfoque particular en los casos en que se formaron nuevas relaciones laborales. Entonces, ¿qué descubrimos?

En esta empresa, las reuniones fuera de la oficina ayudaron a generar conexiones formales de colaboración entre empleados que no habían trabajado juntos anteriormente. No se trataba simplemente de conexiones sociales; pues, nuevas personas se unieron para generar ingresos sustanciales para la empresa.

Los beneficios de la reunión no se limitaron a los asistentes; nuestros resultados revelaron que los efectos se extendieron por toda la empresa. Eso significa que, después de la reunión fuera de la oficina, todos los miembros de la empresa, ¡incluso los que no asistieron!, establecieron nuevos vínculos de colaboración.

Cómo aprovechar al máximo las reuniones fuera de la oficina

(1) Personalice las sesiones en función de los datos previos al evento

Antes del evento, encueste a las personas (especialmente a aquellas que trabajan de forma híbrida o remota) sobre sus necesidades y objetivos específicos para la reunión. Luego, utilice estos datos para diseñar diferentes tipos de sesiones que maximicen las oportunidades de colaboración específicas.

(2) Asigne objetivos a los nuevos empleados

Los recién llegados son los que más pueden beneficiarse de la creación de redes específicas; en cuestión de días (u horas), pueden aumentar considerablemente la calidad de su red, allanando el camino para proyectos más interesantes, mayor satisfacción laboral y un mejor rendimiento. Establecer objetivos antes del evento puede impulsarlos a aprovechar al máximo la reunión.

(3) Guíe la preparación de los empleados

Es fácil asistir a un evento y esperar que la serendipia se imponga. Aunque a veces puede tener suerte, esta no es una receta para el éxito. En su lugar, proporcione herramientas para ayudar a los empleados a identificar las brechas en sus redes y el potencial de colaboración específico, de modo que puedan orientar sus esfuerzos y aprovechar al máximo esta oportunidad.

(4) Realice un seguimiento del valor de las reuniones fuera de la oficina

Monitoree los resultados clave de sus reuniones para confirmar que están impulsando un verdadero éxito colaborativo. Por ejemplo, ¿qué relaciones se formaron? ¿Cuáles se reavivaron? ¿Qué compromisos se asumieron y qué trabajo conjunto resultó? ¿Qué nuevos negocios se originaron a partir de estos vínculos nuevos o renovados? ¿Qué otros beneficios estratégicos se generaron?

Después de la reunión, los líderes deben aprovechar el impulso y la energía colaborativa creados durante el evento para seguir invirtiendo en las relaciones nuevas y potenciales. Aunque las reuniones fuera de la oficina solo duran unos cuantos días, las relaciones colaborativas que fomentan pueden perdurar mucho más, generando ingresos significativos (y otros beneficios estratégicos) para la organización.