S

er interrumpido en el trabajo puede resultar muy frustrante, molesto y estresante, pero ¿tiene que ser así? Las interrupciones en el lugar de trabajo a menudo son necesarias, brindándonos la información y la colaboración en tiempo real que necesitamos para realizar nuestros trabajos. Y como Slack, Zoom y muchas otras herramientas de comunicación hacen que sea más fácil ponerse en contacto, estas interrupciones se están volviendo más frecuentes.

Investigaciones recientes (realicé un estudio con David Greenway, mi colega investigador de temas gerenciales) sugieren que las interrupciones no tienen que ser desagradables. Hemos identificado varias estrategias específicas que pueden ayudarlo a aumentar las posibilidades de que su interrupción sea recibida positivamente:

1. Evalúe qué tan crítica es la tarea: Es más probable que la gente vea una interrupción como algo que vale su tiempo si la tarea que se les pide hacer parece importante, especialmente si parece más importante que aquello en lo que estaban trabajando. Así que, antes de interrumpir a alguien, analice si lo que usted quiere que hagan podría ser una prioridad para ellos.

2. No apile: Las personas tienden a reaccionar negativamente a una interrupción si esta surge cuando ya se sentían sobrecargadas. Para evitarlo, pregúntese qué sabe sobre la carga de trabajo actual de la persona. Si sabe que alguien está saturado, considere interrumpir a otra persona en su lugar, o esperar hasta que la persona tenga menos en su agenda.

3. Identifique a la persona adecuada: Antes de llamar a la puerta de alguien, pregúntese: ¿Es esta la persona adecuada para asumir esta nueva tarea? ¿Quién suele encargarse de tareas similares? Es mucho más probable que su interrupción sea bien recibida si primero define la mejor persona a preguntar.

4. Preste atención a las señales de negocios: Las interrupciones se experimentan más positivamente si ocurren en el momento que se siente como el “correcto”. Observe las señales que la persona está enviando: ¿Están trabajando con la puerta cerrada o abierta? ¿Están listados como “fuera” o como “disponibles” en línea? ¿Tienen esta hora bloqueada en su calendario?

5. Reduzca la carga de tiempo: En nuestro estudio, descubrimos que las percepciones de las personas sobre cuánto tiempo parecía durar una interrupción influían en cómo se sentían al respecto. Cuando las interrupciones parecían prolongarse o demorarse más de lo que “deberían”, era más probable que causaran sentimientos negativos. Para abordar esto, piense creativamente sobre cómo puede aligerar la carga y utilizar el tiempo de la persona de manera más eficiente.

6. Brinde un aviso por adelantado: Las interrupciones siempre serán algo inesperadas. Pero necesitan salir de la nada; en algunos casos, usted puede hacerle saber a alguien que espera tener que interrumpirlo en un futuro cercano. Esto ayuda a su colega a planificar mentalmente la interrupción y a hacer tiempo para la tarea, incluso si el momento exacto aún se desconoce.

El regreso a la oficina traerá de vuelta varias oportunidades para interrupciones en persona. Y la mayor dependencia de la mensajería instantánea, las videollamadas y otras herramientas digitales crea sus propios desafíos. En este panorama, depende de todos nosotros prestar atención a las normas en evolución sobre lo que significa ser un “buen” interruptor.

U

sted se sienta frente a su computadora, listo para abordar el trabajo que ha estado prometiéndose hacer. Pero inevitablemente, su bandeja de entrada y su teléfono suenan. Luego, justo cuando está a punto de comenzar, instintivamente toma su teléfono, revisa los titulares y navega por las redes sociales: su enfoque se fragmenta con cada desvío digital.

Estas interrupciones, tanto externas como autoinfligidas, ya no son la excepción; se han convertido en nuestro modo predeterminado, dice Zelana Montminy, psicóloga positiva y autora de Finding Focus: Own Your Attention in an Age of Distraction.

Muchos de nosotros creemos que somos expertos para manejar interrupciones, pero la investigación cuenta una historia diferente, según Gloria Mark, profesora de informática en la Universidad de California, Irvine.

Entonces, ¿cómo puede usted fortalecer su capacidad de concentración y mantenerse enfocado? Esto es lo que sugieren los expertos.

1. Prepare el terreno.

Optimizar su cerebro para concentrarse comienza con el autocuidado fundamental, según Montminy. “Usted necesita priorizar hábitos básicos como el sueño, la hidratación y la actividad física”, afirma.

Crear señales ambientales consistentes también es clave. Montminy recomienda establecer “rituales de concentración” o señales que le indiquen a su cerebro que es momento de concentrarse (como un espacio de trabajo dedicado, una configuración específica del escritorio o una rutina constante que lo prepare para realizar trabajo profundo).

2. Entrene la atención de su cerebro.

Una vez que tenga cubiertos los aspectos fundamentales, lo siguiente es aprovechar su enfoque natural. Mark recomienda un enfoque concreto: “Escriba sus objetivos y colóquelos en un lugar donde estén en su campo visual”, dice.

3. Dirija sus emociones.

Mark recomienda visualizar el estado emocional que desea tener para guiar su comportamiento. Así que pregúntese: “¿Cómo quiero sentirme a las 7 p. m.?” Al establecer metas emocionales, usted está creando un mapa neurobiológico que ayuda a su cerebro a buscar equilibrio y reducir el estrés.

4. Interrumpa su piloto automático.

La atención tiene diferentes formas, dice Mark. Existe la atención intencional (cuando nos enfocamos conscientemente en una tarea específica) y la automática (cuando actuamos sin pensar deliberadamente). Para romper estos hábitos inconscientes, Mark dice que usted necesita cultivar la metaconciencia, es decir, observar sus procesos mentales a medida que se desarrollan.

Montminy sugiere tener a la mano cosas que pueda usar en lugar del teléfono (por ejemplo, una revista o una libreta) para calmarse o distraerse cuando sienta estrés o ganas de desconectarse. “No use su celular como si fuera una vía de escape automática”, dice.

5. Sintonice con sus patrones de energía.

Su atención en el trabajo tiene un ritmo, dice Mark. Sus momentos de máxima concentración se ven afectados por su cronotipo, o su ritmo circadiano natural. Programe tareas exigentes durante sus horas de máxima actividad cognitiva y reserve el trabajo menos complejo (como responder correos electrónicos) para cuando su energía disminuya.

6. Practique la escucha activa.

Uno de los momentos en que muchas personas pierden la concentración es durante las conversaciones, señala Montminy. Para mejorar su enfoque y reconstruir la conexión, Montminy recomienda hacer un esfuerzo deliberado por practicar la escucha activa. Esto implica mantener el contacto visual, prestar atención a lo que dice la otra persona y hacer preguntas reflexivas.

7. Reponga sus reservas de atención.

El espacio negativo (un término artístico que hace referencia a las zonas vacías alrededor de los sujetos principales en una imagen) es una metáfora de una habilidad esencial para concentrarse: gestionar la energía mental. Así como los artistas usan el espacio negativo para crear equilibrio, usted puede aprender a recuperar estratégicamente sus recursos cognitivos haciendo pausas intencionadas, dice Mark.

Reconozca el valor de su atención y tome decisiones conscientes sobre cómo la asigna, añade Mark. “Usted tiene recursos cognitivos limitados. Son muy valiosos.” La pregunta crucial es: “¿Cómo quiere distribuirlos a lo largo del día?”