E

l hecho de que las empresas puedan disculparse más rápido y de forma más amplia no significa que siempre deban hacerlo. A medida que la detección se vuelve más precisa y generalizada, no toda desviación amerita una disculpa (y el costo de equivocarse en ese juicio puede ser alto). Nuestra investigación, publicada recientemente en el Journal of Consumer Research, cuestiona una de las suposiciones más arraigadas en el servicio al cliente: que las empresas siempre deben disculparse cuando algo sale mal. A través de cinco experimentos, incluido un estudio de campo a gran escala, encontramos que disculparse cuando los clientes no son conscientes de una falla en el servicio puede resultar contraproducente, al reducir la satisfacción, la confianza, las recomendaciones y las compras repetidas.

Para los altos directivos, la implicación es clara: las políticas de disculpa bienintencionadas, si no se ajustan de manera adecuada, pueden socavar sistemáticamente las relaciones con los clientes. A continuación, explicamos cuándo ayudan y perjudican las disculpas, y cómo los líderes pueden diseñar políticas más inteligentes.

Por qué disculparse puede ser contraproducente

Pregúntele a cualquier proveedor de servicios y probablemente dirá que la primera regla de atención al cliente es: siempre disculparse. De hecho, en nuestro estudio, preguntamos a 100 adultos en Estados Unidos que trabajan en roles de atención al cliente qué debería hacer un servicio de entrega de comida si un pedido llega con 10 minutos de retraso. El 74% dijo que la empresa debería disculparse, el 4% no estaba seguro y solo el 22% dijo que no debería hacerlo. La mayoría esperaba que una disculpa aumentara la satisfacción, la confianza, las recomendaciones y los pedidos repetidos en comparación con no disculparse.

Pero lo que parece ser un buen servicio al cliente no siempre es una buena estrategia. Este instinto casi universal, cuando se traduce en una política empresarial sin matices, es precisamente donde las empresas se equivocan.

Encontramos que las disculpas resultan contraproducentes porque aumentan la conciencia de que ocurrió una falla. Este patrón se mantuvo independientemente de la gravedad del problema: las disculpas redujeron la satisfacción tanto si los clientes solo tenían que volver a añadir algunos artículos a sus carritos como si tenían que volver a comprar una gran cantidad de productos.

Más allá de hacer que los clientes sean conscientes de un problema (por ejemplo, simplemente alertarlos de un retraso), las disculpas también señalan que el error representa una falla por parte de la empresa. Por esta razón, pueden ser contraproducentes de maneras en que otras estrategias de recuperación no lo son.

Cuando disculparse puede ayudar

Por supuesto, las disculpas no siempre son perjudiciales. Pueden transmitir honestidad y cercanía, cualidades que los clientes valoran. La cuestión es cuándo estos beneficios superan el riesgo de llamar la atención sobre una falla en el servicio.

Nuestros hallazgos sugieren que el contexto importa: cuando los clientes no son conscientes de una falla, las disculpas tienden a ser contraproducentes. Aumentar la conciencia del problema reduce la satisfacción más de lo que los efectos positivos de la honestidad y la cercanía pueden compensar.

Sin embargo, cuando los clientes ya son conscientes de una falla, la dinámica cambia. En estas situaciones, las disculpas no hacen que los clientes sean más conscientes del problema (porque ya lo saben). En cambio, aumentan la satisfacción al mejorar la percepción de honestidad y cercanía.

Por lo tanto, el imperativo estratégico para los líderes empresariales no es disculparse menos, sino hacerlo de manera más inteligente, e integrar ese criterio en los sistemas y políticas de la organización, desde la alta dirección.

Una forma más inteligente de gestionar la recuperación del servicio

A medida que las empresas mejoran en la detección y en la capacidad de disculparse por fallas en el servicio, es fundamental que acompañen esa capacidad con el criterio para decidir cuándo disculparse y cuándo no. Este es, en esencia, un desafío de diseño de políticas, y uno que requiere apropiación a nivel ejecutivo. Para ayudar a los líderes empresariales a navegar esto, destacamos un conjunto de preguntas:

1. ¿La falla ya ocurrió?

2. ¿Existen consideraciones legales o éticas?

3. ¿El cliente presentó una queja?

4. ¿El cliente es consciente de la falla?

C

uando usted es la persona nueva en un equipo o recién comienza su carrera profesional, admitir sus errores puede socavar su competencia o convertirlo en un blanco fácil. Dicho esto, he aquí algunas formas de practicar cómo disculparse y perdonar a otros en el trabajo, mientras protege su reputación:

1. Reconozca cuándo necesita pedir perdón.

Todo el mundo comete errores, y usted ciertamente lo hará al principio de su carrera profesional. Cuando falle en algo, intente no reaccionar de inmediato. En su lugar, haga una pausa y tome un respiro. Recuerde que su verdadero punto de referencia es usted mismo. Si tiene el valor de reconocer su error, disculparse y proponer una solución, les demostrará a todos que ha aprendido una lección con gracia y que no volverá a cometer ese error.

2. Sea considerado en su entrega.

Por lo general, el trabajo no es personal, y si puede aceptarlo, podrá adoptar la actitud adecuada al pedir disculpas. Recuerde que un solo error no define su identidad profesional: tiene décadas para forjarla. Dese la misma gracia que le daría a un buen amigo, y acérquese con humildad a la persona a la que ha afectado su error.

En la mayoría de los casos, puede resultar más cómodo disculparse en un entorno privado. Reserve un tiempo breve para hablar con la persona o personas a las que haya afectado. Puede decir algo como: “Me gustaría hablar sobre mi trabajo en nuestro proyecto anterior. Creo que he cometido un error y quiero disculparme. ¿Tiene unos minutos para charlar?”

3. Tome la iniciativa.

Al igual que pedir perdón, perdonar es contagioso. Cuando usted perdona activa y genuinamente a alguien por cometer un error, sus colegas lo notarán y será más probable que le ofrezcan la misma gracia. ¿Cómo se traduce esto en la práctica?

Cuando alguien cometa un error, no lo esconda debajo de la alfombra ni anime a esa persona a esconderse avergonzada. En su lugar, acérquese a ella e inicie una conversación significativa. Puede decir: “Me he dado cuenta de que [insertar error aquí]. ¿Está abierto a hablar sobre lo que sucedió? Me gustaría saber qué es lo que ha fallado y trabajar con usted para evitar que vuelva a ocurrir en el futuro”. Muestre empatía y centre la conversación en las lecciones aprendidas. Es más probable que su colega interactúe con usted si cree que su objetivo es la colaboración, no la competencia.

4. Modele un comportamiento tranquilo y sereno.

Si es testigo de un error, la mejor reacción posible que puede tener es mantener la calma. Si arremete o muestra enojo, es probable que la otra persona se sienta amenazada y cierre cualquier conversación que pudiera haber tenido. Cuando las personas se sienten acorraladas, a menudo se vuelven evasivas, se ponen a la defensiva o reaccionan con agresividad.

En su lugar, recupere la compostura. A continuación, consuele a su compañero. Explíquele que el error no es fatal ni afectará el progreso profesional de la otra persona (si esto es cierto). Asegúrele que su error es una oportunidad para aprender y ayúdelo a analizarlo. Si es posible, cuente una historia sobre cuándo cometió un error vergonzoso. No hay nada que alivie los sentimientos de culpa como saber que sus compañeros también son imperfectos.