3 formas en que la IA puede mejorar las reuniones de equipo
E
l potencial de la IA para elevar la colaboración no es solo teórico. Algunos gerentes ya están desafiando los enfoques tradicionales e incorporando la IA en la forma en que los equipos colaboran, piensan y toman decisiones. En un esfuerzo por descubrir las mejores prácticas emergentes, realizamos investigaciones cualitativas y experimentos de campo, observando a más de 100 gerentes trabajando en pequeños grupos de 3 y 4 personas. El resultado fue sorprendente: dos tercios de estos gerentes informaron que la calidad de sus resultados mejoró cuando usaron IA en entornos de trabajo en equipo.
Nuestra investigación reveló que hay tres enfoques principales a considerar al integrar la IA en el trabajo en equipo: la IA prepara la mesa, la IA tiene un asiento y la IA en cada asiento.
- La IA prepara la mesa
En el enfoque de “la IA prepara la mesa”, la IA se aprovecha antes de una reunión o taller para generar materiales, plantillas o guías que se usarán durante la sesión.
He aquí algunas recomendaciones clave sobre lo que debe y no debe hacer al usar la IA para preparar una sesión de trabajo en equipo:
Lo que debe hacer
— Impulse la preparación. Anime a los participantes a interactuar activamente con el contenido preparatorio utilizando prompts de IA, en lugar de limitarse a una lectura pasiva. No basta con invitarlos a hacerlo: debe proporcionar uno o dos prompts listos para usar. Lo ideal es que estén cuidadosamente diseñados para generar un diálogo dinámico, personalizado y bidireccional con la IA como colaboradora intelectual.
— Simule las dinámicas del equipo. Más allá de preparar el contenido, utilice la IA para reflexionar sobre las distintas partes interesadas, intereses y perspectivas que estarán presentes en la sala, anticipando las dinámicas interpersonales y grupales que puedan surgir durante la discusión. Pruebe con este prompt estructurado: “Me estoy preparando para presentar una propuesta sobre [breve descripción] a los siguientes participantes: [liste los nombres]. Con base en sus interacciones pasadas conmigo (de correos electrónicos, chats o transcripciones de reuniones), ayúdeme a reflexionar sobre cómo es probable que responda cada participante y cómo podrían interactuar sus perspectivas.”
— Proporcione matices contextuales. Recuerde incluir su contexto único en el proceso, y no solo al principio. De lo contrario, la IA podría limitarse a producir resultados genéricos y superficiales. Usted conoce su cultura, las dinámicas de su equipo y lo que ha hecho que la colaboración haya sido valiosa en el pasado.
Lo que no debe hacer
— No prepare todo solo. La IA puede acelerar las cosas, pero no permita que eso lo lleve a trabajar de forma aislada. Tómese el tiempo para hacer pausas, reflexionar y compartir sus borradores con expertos en el tema antes de distribuir el documento a todos los participantes.
- La IA tiene un asiento
El segundo enfoque para llevar la IA a la sala es el de “la IA tiene un asiento”. En esta configuración, la IA se ejecuta en un solo dispositivo y se une a la discusión del equipo. Esto puede implicar que una persona escriba o hable en nombre del grupo, o que la función de voz a voz permita a la IA interactuar y contribuir a la conversación de forma más fluida.
Con base en múltiples observaciones sobre las dinámicas de “la IA tiene un asiento”, he aquí algunos consejos y precauciones:
Lo que debe hacer
— Preséntele a la IA quiénes están en la mesa. Como lo haría en un entorno tradicional, una ronda de presentaciones debe ser el primer paso. Preséntese a sí mismo y a los demás miembros del equipo ante la IA, y aclare el papel de cada uno en la reunión. De este modo, la IA sabrá con quién está hablando y qué función tiene cada persona en la discusión.
— Hable al micrófono. En una discusión de equipo interesante, las personas debaten y conversan entre sí. Tener que escribir en un teclado puede generar fatiga y fricción en el flujo del equipo. Como la mayoría de los modelos ofrecen funciones de voz a texto o de voz a voz, se recomienda activar el micrófono para que la experiencia sea más fluida y natural.
Lo que no debe hacer
— No experimente primero con grupos grandes. Incorporar la IA en una discusión de equipo funciona mejor con grupos pequeños de 3 o 4 personas. Es mucho más práctico integrarla en equipos reducidos, ya sea escribiendo o dictando. Si tiene más participantes, considere usar una pantalla grande o dividirse en subequipos, cada uno con su propia “IA con un asiento”.
— No permita que domine quien usa la IA. La persona que interactúa con la IA en nombre del equipo no debe adueñarse de la sesión, ni desde la perspectiva del proceso ni del contenido. Esto es particularmente relevante cuando se escribe. Asegúrese de que se capten los aportes de todos. ¿Cómo? Indicando a la IA que fomente la participación activa de todos los miembros del equipo.
- La IA en cada asiento
El tercer modo, “la IA en cada asiento”, se refiere a una configuración en la que cada miembro del equipo usa la IA de manera individual en su propio dispositivo durante una reunión o taller. En momentos específicos, se pide a los participantes que interactúen con la IA por su cuenta y luego lleven esos resultados a la discusión grupal para consolidarlos.
Cuando introduzca este modo en su taller o reunión, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:
Lo que debe hacer
— Integre reflexiones con la IA. Imagine que, después de una presentación sobre una nueva tendencia, el organizador de la reunión invita a todos los participantes a interactuar con la IA en su propio dispositivo para reflexionar sobre las implicaciones para su unidad o equipo antes de la discusión grupal. Para guiar la autorreflexión, el facilitador proporciona un prompt listo para usar. Esto mantiene las ideas enfocadas y facilita integrarlas a la discusión colectiva.
— Defina un tiempo límite para la reflexión con la IA. Permita que los participantes trabajen individualmente con la IA por un máximo de 10 minutos, y luego reúnalos nuevamente para compartir, discutir y consolidar ideas.
Lo que no debe hacer
— No deje que la IA se convierta en una distracción. La naturaleza humana sigue aplicando: los dispositivos pueden ser una distracción durante las reuniones. Asegúrese de aclarar cuándo los participantes deben mantener su computadora abierta e interactuar con la IA.
— No prosiga sin un facilitador humano. Necesita a alguien que orqueste la colaboración entre el equipo y la IA, creando los bucles entre ambas partes, especialmente cuando el grupo es grande. No todos los gerentes son buenos facilitadores. La buena noticia es que la IA también puede apoyar en esto: puede sugerir enfoques y técnicas de facilitación, actuar como cofacilitadora durante la discusión, conectar las ideas de los participantes y tomar notas. Sin embargo, hay actividades que siempre requieren un facilitador humano, como: gestionar las dinámicas del equipo, leer la sala, aportar matices contextuales, y extraer ideas relevantes para el liderazgo.
Muévase sin problemas entre los tres enfoques
Los tres enfoques explorados en este artículo no son mutuamente excluyentes. Pueden combinarse de manera flexible, según las necesidades del momento. La IA puede ayudar a preparar la mesa, luego todos pueden usarla durante una sesión de lluvia de ideas y, finalmente, el facilitador puede usarla solo para conducir la convergencia de ideas después del proceso creativo.
Si bien el uso de la IA en el trabajo en equipo aún está emergiendo, los pioneros ya están definiendo las mejores prácticas. Los tres modos que hemos descrito (la IA prepara la mesa, la IA tiene un asiento y la IA en cada asiento) ofrecen un marco práctico para guiar su experimentación.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
The potential of AI to elevate collaboration isn’t just theoretical. Some managers are already challenging traditional approaches and embedding AI into the way teams collaborate, think, and make decisions. In an effort to discover the emerging best practices, we conducted qualitative research and field experiments, observing more than 100 managers working in small groups of 3-4 people. What emerged was striking: two-thirds of these managers reported that the quality of their output improved when they used AI in team-based settings.
Our research uncovered that there are three main approaches to consider when integrating AI into teamwork: AI sets the table, AI at one seat and AI at every seat.
AI SETS THE TABLE
In the “AI sets the table” approach, AI is leveraged before a meeting or workshop to generate materials, templates or guidelines to be used in the room.
Here are some key do’s and don’ts when using AI to set the table for a teamwork session:
DOS
PROMPT THE PREP. Encourage participants to actively engage with preparatory content using AI prompts, rather than relying on passive reading. It’s not enough to simply invite participants to do so, you need to provide one or two ready-to-use prompts. Ideally, the prompts should be carefully crafted to spark a dynamic, personalized and two-way dialogue with AI as a co-thinker.
SIMULATE TEAM DYNAMICS. Beyond content preparation, use AI to reflect on the different stakeholders, interests and perspectives that will be in the room, anticipating the interpersonal and group dynamics that may emerge during the group discussion. Try this structured prompt, “I’m preparing to present a proposal on [brief description] to the following participants: [list names]. Based on their past interactions with me (from emails, chats or meeting transcripts), help me reflect on how each participant is likely to respond and how their perspectives may interact.”
PROVIDE CONTEXTUAL NUANCES. Remember to bring your unique context into the process, and not just at the beginning. Otherwise, AI may default to a standard, surface-level output. You know your culture, your team dynamics and what made a valuable team collaboration in the past.
DON’TS
DON’T PREPARE ALONE. AI can speed things up, but don’t let that rush you into working in isolation. Take time to pause, reflect and share your drafts with topic experts before distributing the memo to all participants.
AI AT ONE SEAT
The second approach to bringing AI into the room is “AI at One Seat.” In this setup, AI runs on one device and joins the team discussion. This may involve one person typing or dictating on behalf of the group, or when the voice-to-voice feature allows AI to interact and contribute to the team conversation in a more seamless way.
Based on multiple observations of “AI at one seat” dynamics here’s some tips and pitfalls:
DOS
EXPLAIN TO THE AI WHO IS AT THE TABLE. As you’d do in a traditional setting, a roundtable introduction should be the first step. Present yourself and the other team members to the AI, and clarify everyone’s role in the meeting. In this way, the AI will know who it is talking with and what role each person has in the team discussion.
SPEAK TO THE MIC. In an engaging team discussion people debate and talk to each other. Having to type on a keyboard might bring fatigue and friction to the team flow. As most models offer voice-to-text or voice-to-voice features, it is recommended to activate the mic, thus making the experience more fluid and seamless.
DON’TS
DON’T EXPERIMENT WITH LARGE GROUPS FIRST. Embedding AI in a team discussion works best with small groups of 3—4 people. It’s indeed more practical to integrate AI in a team discussion with fewer people: either by typing or dictating. If you have more participants, consider using a large screen or splitting into sub-teams, each with their own “AI at one seat.”
DON’T LET THE PROMPTER DOMINATE. The person interacting with the AI on behalf of the team shouldn’t take over the session, either from a facilitation/process or content perspective. This is particularly relevant when typing. Make sure everyone’s input is captured. How? By prompting AI to encourage active participation of all team members.
AI AT EVERY SEAT
The third mode, “AI at every seat” refers to a setup where each team member uses AI individually on their device during a meeting or workshop. In specific moments, participants are asked to interact with AI on their own devices, then bring those outputs into the group discussion for consolidation.
When introducing this mode in your workshop or meeting, here are some do’s and don’ts:
DOS
EMBED REFLECTIONS WITH AI. Imagine that after a presentation on a new trend, the meeting organizer invites all participants to interact with AI on their own device to reflect on the implications for their unit or team, before the group discussion. To guide the self-reflection, the facilitator gives a ready-to-use prompt to participants. This keeps insights focused and makes it easier to bring them back into group discussion.
TIME-BOX THE REFLECTION WITH AI. Let participants work individually with AI for a maximum of 10 minutes, then reconvene to share, discuss and consolidate ideas.
DON’TS
DON’T LET AI BECOME A DISTRACTION. Human nature still applies: devices can be a distraction during meetings. Make sure to clarify when participants should keep their laptop open and interact with AI.
DON’T PROCEED WITHOUT A HUMAN FACILITATOR. You need someone to orchestrate the team — AI collaboration, creating the loops between AI and the team discussion — particularly when the team is large. Not all managers are good facilitators. The good news is that AI can support this too: it can suggest facilitation approaches and techniques, act as a co-facilitator during the discussion, connect the dots from the participants’ discussion and take notes. However, some activities always require a human facilitator, such as: steering team dynamics, reading the room, feeding the contextual nuances, extracting insights that are relevant for the leadership, etc.
MOVE SEAMLESSLY BETWEEN THE THREE.
The three approaches explored in this article are not mutually exclusive. They can be combined flexibly, depending on the needs in the moment. AI can help set the table, then later everyone might use AI during a brainstorming session and finally the facilitator alone might use AI to drive idea convergence after ideation.
While the use of AI in teamwork is still emerging, pioneers are already shaping best practices. The three modes we’ve described — AI sets the table, AI at one seat and AI at every seat — offer a practical framework to guide your experimentation.
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