Gerentes de proyectos, liberen el poder del timeboxing
L
os gerentes de proyectos son los grandes polifacéticos de las empresas. Tienen que ser buenos con los números, la planificación y las personas. Es una de esas disciplinas que nos cuesta clasificar como una habilidad dura (técnica) o una habilidad blanda (social), ya que se encuentra justo en el medio.
A nivel mundial, gastamos 48 billones de dólares al año en proyectos. Todos somos gestores de proyectos hasta cierto punto. Desde directores de cine y propietarios de restaurantes hasta abogados y contadores, muchas profesiones implican la gestión de proyectos. Y todos los proyectos necesitan seguimiento, supervisión y finalización, es decir, necesitan ser gestionados.
El papel del gerente de proyectos está cambiando. La IA tendrá un gran impacto en la gestión de proyectos. Gartner predice que, para 2030, el 80% de los proyectos serán gestionados por IA (y nótese que esa proyección se hizo antes del rápido auge de la IA generativa). Por ello, tanto los gerentes de proyectos especializados como aquellos que gestionan proyectos como parte de sus funciones, deben hacer una introspección para identificar y adquirir las habilidades más valiosas para el futuro.
Particularmente, el timeboxing (la práctica de completar tareas con enfoque y dentro de plazos establecidos), es una capacidad especial y permanente para todos los gerentes de proyectos. A continuación, veremos que el timeboxing se encuentra en el corazón de la gestión de proyectos, y que un mejor timeboxing genera una mejor gestión de proyectos, y viceversa.
Dos tipos de timeboxing
Primero, una aclaración. El timeboxing se utiliza en dos contextos: el desarrollo ágil de software y la productividad personal.
El término se acuñó en los años 90 como una técnica para planificar y gestionar proyectos de creación de software y aplicaciones, generalmente durante algunas semanas o meses. Estos proyectos están repletos de plazos y dependencias. El timeboxing es un método que sirve de apoyo para muchos de los modelos (Rapid Application Development, Kanban, Scrum, etc.) utilizados por los equipos para completar estos proyectos a tiempo.
Más recientemente, el término se ha utilizado (en un sentido menos restringido) para denotar una mentalidad y un método de productividad personal. En esta forma de timeboxing, un individuo decide sistemática e intencionalmente qué hará, cuándo comenzará y cuándo terminará, y luego realiza esa tarea (y solo esa tarea) en el tiempo asignado. Este tipo de timeboxing es para una sola persona, no para un equipo.
Dado que ambos usos del término comparten ciertas características (tareas y plazos), a menudo se confunden. En este artículo, nos centramos en la segunda forma de timeboxing, más ampliamente aplicable, y argumentamos que sus beneficios y cualidades permiten una gestión de proyectos de alta calidad en general.
El timeboxing refleja la gestión de proyectos
La finalidad de la gestión de proyectos es ayudar a un equipo a alcanzar un objetivo o resolver un problema dentro de un plazo establecido. El timeboxing logra exactamente eso (para un individuo). El timeboxing y la gestión de proyectos comparten una serie de similitudes sorprendentes:
Estimación y previsión. El timeboxing requiere que un individuo estime cuánto tiempo le llevará una tarea y qué conjunto de tareas podrá realizar ese día (o semana). Los gerentes de proyectos deben estimar la duración del proyecto, tomando en cuenta las dependencias, los plazos, los riesgos y las realidades comerciales.
Alcance/tiempo/costo. El timeboxing incluye todos estos elementos: el alcance está cubierto por la descripción de la tarea, el tiempo es cuánto debe durar la tarea y el costo es el número de personas involucradas (generalmente solo una) multiplicado por su tarifa diaria, multiplicado por la duración. En la gestión de proyectos, estos tres elementos se denominan, literalmente, “Triángulo de Gestión de Proyectos”, y son consideraciones fundamentales para todos los proyectos.
Priorización. Comprender los plazos y las dependencias, ordenar las tareas en consecuencia y decir no (con justificación) cuando sea apropiado, son elementos esenciales del timeboxing y de la gestión de proyectos. La advertencia de Peter Drucker en 1963 sigue siendo válida ahora: “No hay nada tan inútil como hacer con gran eficiencia algo que no debería hacerse en absoluto”.
Colaboración armoniosa. Con el timeboxing, un calendario digital compartido comunica a sus colegas qué está haciendo, cuándo y, en algunos casos, incluye el contexto de sus expectativas o limitaciones. En la gestión de proyectos, la comunicación y la gestión de las partes interesadas son el aspecto humano esencial para el éxito de una empresa.
El éxito a pequeña escala (individual) lo convertirá en un mejor gerente de proyectos. La experiencia con proyectos lo hará mejor en el timeboxing.
Aprender a hacer timeboxing
Probablemente ya esté haciendo timeboxing, al menos un poco. Es casi seguro que celebre reuniones y planifique parte de su trabajo. Como hemos visto, en la gestión de proyectos (que de una forma u otra ya hacemos), sus habilidades están estrechamente alineadas con la esencia y la práctica del timeboxing. Pero si presta más atención a su propia agenda digital, mejorará rápidamente.
Pruebe esto: Elija un elemento de su lista de tareas pendientes que lleve tiempo estancado. Agréguelo a su calendario en un intervalo de 30 o 60 minutos. Invite a alguien interesado en el elemento de su calendario para que ejerza un poco de presión social bilateral y le ayude a completarlo. Tome el asunto (la tarea) con seriedad y asegúrese de hacerlo. Revise cómo le funcionó esto y repítalo con algunos elementos más de su lista de tareas pendientes.
El timeboxing como herramienta de aprendizaje
El timeboxing no es sólo una habilidad especialmente importante para la gestión de proyectos. También es un medio para perfeccionar los demás instrumentos de la caja de herramientas del gerente de proyectos. Por diseño, el método se abre paso en agendas apretadas y delimita un período (una caja de tiempo) que puede ser utilizado para un aprendizaje enfocado.
El acto de aprender se encuentra justo en medio del cuadrante importante-pero-no-urgente de la Matriz de Eisenhower. Por ello, sin un sistema que lo integre en una agenda, el aprendizaje es a menudo la lata que se queda en el camino. La participación del personal en los sistemas de aprendizaje corporativos es notoriamente baja. En respuesta, algunos empleadores ofrecen ahora una hora de aprendizaje optativo a su personal. Si su empleador lo hace, aproveche esa hora. Si su empleador no lo hace, reserve tiempo (y propóngale la idea). Una hora a la semana es una inversión muy pequeña (2-3% del tiempo de trabajo) para una empresa, pero los efectos compuestos para el individuo (así como para el empleador) pueden llegar a ser enormes.
El trabajo moderno está inherentemente basado en los proyectos y en la colaboración. Para todos, no solo para los gerentes de proyectos, dominar el timeboxing es la puerta de entrada para cerrar la brecha entre la intención y la ejecución. Adopte esta habilidad clave, disfrute de una mayor productividad y sea testigo de un impacto transformador en sus proyectos.
© 2024 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
Project managers are business’s great all-rounders. They need to be strong with numbers, planning and people. It’s one of those disciplines that we struggle to classify as a hard (technical) skill or a soft (people) skill, as it falls right down the middle.
Globally, we spend $48 trillion on projects each year. We are all project managers to some extent. From film directors and restaurant owners to lawyers and accountants, many professions involve managing projects. And every project needs monitoring, supervision and completion — in other words, they need to be project-managed.
The role of the project manager is changing. AI is set to have a major impact on project management. Gartner predicts that by 2030, 80% of projects will be run by AI (and note that projection was made before the rapid rise of generative AI this year). So, both dedicated project managers and those managing projects as part of their roles must introspect to identify and acquire the most valuable skills for the future.
Timeboxing, in particular — the practice of completing tasks with focus and within set timeframes — is a special, evergreen capability for all project managers. We will see that timeboxing lies right at the heart of project management and that better timeboxing begets better project management, and vice versa.
TWO TYPES OF TIMEBOXING
First, a point of clarification. Timeboxing is used in two contexts: agile software development and personal productivity.
The term was coined in the ’90s as a technique to plan and manage projects to build software and applications, usually over a period of weeks or months. Such projects are replete with deadlines and dependencies. Timeboxing is a method that supports many of the models (Rapid Application Development, Kanban, Scrum, etc.) used by teams to complete these projects on time.
More recently, the term has been used in a less-rarified sense, to denote a mindset and method of personal productivity. In this form of timeboxing, an individual systematically and intentionally decides what they will do, when they will start and when they will finish, and then gets that task (and only that task) done in the allotted time. This type of timeboxing is for a single person, rather than a team.
Since the uses of the term share certain characteristics (tasks, deadlines), they often get conflated and confused. In this article, we focus on the second, more widely applicable form of timeboxing, and argue that its benefits and qualities enable high-quality project management in general.
TIMEBOXING MIRRORS PROJECT MANAGEMENT
The goal of project management is to help a team achieve a goal or solve a problem within an agreed timeframe. Timeboxing achieves exactly that — for an individual. Timeboxing and project management share a number of striking similarities:
ESTIMATION AND FORECASTING. Timeboxing requires an individual to estimate how long a task will take and which set of tasks they will be able to accomplish that day (or in that week). Project managers need to estimate the length of time the project will last, taking into account dependencies, deadlines, risks and commercial realities.
SCOPE/TIME/COST. A timebox includes all these elements: The scope is covered by the description of the task, the time is how long the task should take, and the cost is the number of people involved (usually just one) multiplied by their day rate, multiplied by the timebox’s duration. In project management, these three items are called, literally, the Project Management Triangle, and are fundamental considerations for all projects.
PRIORITIZATION. Understanding deadlines and dependencies, ordering tasks accordingly, and saying no (with justification) when appropriate are all essential elements of both timeboxing and project management. Peter Drucker’s 1963 warning remains apt now: “There is nothing quite so useless as doing with great efficiency something that should not be done at all.”
HARMONIOUS COLLABORATION. With timeboxing, a shared, digital calendar communicates to colleagues what you’re doing and when, and in some cases includes the context for your expectations or capability constraints. With project management, communication and stakeholder management is the essential people side of a successful venture.
Success on the small, individual scale will make you a better project manager. Experience with projects will make you a better timeboxer.
LEARNING TO TIMEBOX
You’re probably already timeboxing, at least a little. You almost certainly have meetings and plan some of your work. As we have seen, in managing projects (which in one form or another we already do), your skills are closely aligned to the essence and practice of timeboxing. But by paying extra attention to your own digital calendar, you will raise your game rapidly.
Try this: Pick one small item from your to-do list that’s been stagnating there for a while. Add it to your calendar in a 30- or 60-minute slot. Invite someone with an interest in the item in your calendar to provide a little bilateral social pressure to help you see it through. Treat the appointment seriously when it comes; make sure you get it done. Review how this worked for you and repeat with a few more to-do list items.
TIMEBOXING TO LEARN
Timeboxing is not only an especially important skill for project management. It’s also a means of sharpening the other instruments in the project manager’s toolbox. By design, the method finds its way into packed schedules and ringfences a period — a box of time — that can be used for focused learning.
The act of learning lies smack bang in the middle of the important-but-not-urgent quadrant of The Eisenhower Matrix. As such, without a system to wrench it from there into a schedule, learning is often the can that gets kicked down the road, continually. The engagement by staff with corporate learning systems is notoriously low. In response, some employers now offer an hour of elective learning time to their staff. If your employer does, use it by timeboxing that hour. If your employer doesn’t, then carve out the time personally (and propose the idea to them). An hour a week is a very small investment (2–3% of work time) for a company, but the compounding effects for the individual (as well as the employer) can become enormous.
Modern work is inherently project-based and collaborative. For everyone, not just project managers, mastering timeboxing is a gateway to bridging the gap between intention and execution. Embrace this keystone skill, enjoy the increased productivity and witness a transformative impact on your projects.
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