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atos curiosos: el 96% de las personas revisan su teléfono móvil antes de que transcurra una hora desde que se despiertan por la mañana, y un sorprendente 61% lo hace en los primeros cinco minutos.

La mayoría de nosotros somos culpables, y es inevitable que esto afecte nuestra productividad. Durante los últimos tres años, he entrevistado a personas de todos los ámbitos para averiguar cómo podemos estructurar nuestros días para sacarles más provecho. He oído una y otra vez que no se puede dejar que las prioridades de los demás determinen el curso de su día. Más bien, debe ser deliberado con la forma en que se levanta, organiza su tiempo e incorpora el trabajo en su agenda.

He aquí cuatro consejos de personas muy productivas que me han marcado, y que espero que también le sirvan a usted:

1. Adapte su trabajo más importante a su cronotipo.

Su cronotipo es su reloj biológico, el ciclo natural de 24 horas de sueño y vigilia que todos experimentamos. Cada persona tiene uno único e influye en los picos y caídas de energía que sentimos a lo largo del día. Dan Pink, autor de «When: The Scientific Secrets of Perfect Timing», me dijo que prestar atención a su cronotipo (y estructurar sus tareas en función de sus picos de energía) puede ayudarlo a hacer mucho más en menos tiempo.

2. Planifique su día la noche anterior.

Cuando escribimos lo que pretendemos hacer (cuándo y dónde) es mucho más probable que alcancemos nuestros objetivos. Laura Mae Martin, asesora ejecutiva de productividad en Google, me contó que ella planifica su día la noche anterior. Para empezar, escribe sus tres prioridades. Luego, planifica su día a nivel micro, es decir, hora por hora. El proceso de Martin también incluye tareas que puede hacer entre reuniones, ya que sólo requieren unos minutos (como hacer una llamada telefónica o responder a correos electrónicos).

3. Relacione diferentes lugares con distintos tipos de trabajo.

Pensar detenidamente dónde trabajar es otra forma de estructurar su día. Cal Newport, profesor de la Universidad de Georgetown y autor de “Deep Work”, suele relacionar diferentes lugares con distintos tipos de tareas. Cuando intenta resolver una prueba teórica de informática, puede dar un paseo por un camino fijo alrededor de su ciudad. Mientras tanto, cuando realiza trabajos de redacción, se sienta en la mesa de la biblioteca de su casa.

4. Evite estar 100% ocupado.

Se podría suponer que las personas más productivas están ocupadas todo el día. Pero Darren Murph, responsable de trabajo remoto en GitLab, la mayor empresa totalmente remota del mundo, me dijo que estar ocupado el 100% del tiempo es un gran riesgo: «Si tiene todo el día bloqueado con reuniones, no deja espacio para la vida real». Deje tiempo libre en su agenda para tener conversaciones fortuitas o momentos de creatividad e inspiración.

La productividad no consiste en cuántas horas trabaja o cuántas tareas pendientes es capaz de tachar de su lista. Se trata de hacer lo que necesita de forma eficiente y eficaz. Y eso empieza por planificar su día de forma consciente. No lo deje al azar: utilice los consejos anteriores para empezar.

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ace unas semanas, publiqué un artículo sobre “timeboxing” en mi página de LinkedIn. Algunas personas respondieron, explicando cómo también luchan con la productividad y las interminables listas de tareas pendientes.

Entonces, ¿por qué continuamos no solo usando (sino amando) nuestras listas sin fin, aunque las tareas incompletas nos hacen miserables?

Contacté al investigador E.J. Masicampo para averiguar más.

P: Cuéntame más sobre la psicología detrás de las listas de tareas pendientes.

R: Incluso un objetivo inconcluso puede ser una carga, que exige nuestros pensamientos y atención. Así que la lista de tareas se vuelve bastante atractiva en cuanto a que nos ayuda a liberar parte de esa carga. Cuando escribimos información, nos sentimos aliviados de la necesidad de aferrarnos a ella mentalmente. Cuando palomeamos cosas, es la prueba de que fuimos capaces de hacerlas y eso nos hace sentir bien.

P: ¿Las listas de tareas pendientes funcionan?

R: Hay muchas razones para sospechar que las listas de tareas pendientes son efectivas, incluso si solo es una manera de mantenernos conscientes de nuestros objetivos. Hay mucho trabajo que sugiere que el simplemente ser conscientes de nuestros objetivos nos ayuda a ser disciplinados y exitosos.

Creo que, si hay una desventaja en las listas de tareas pendientes, es la de que no van lo suficientemente lejos como para comprometernos a hacer el trabajo. A veces, introducir una tarea en la lista de pendientes es una forma de decir: “Lo haré más tarde”.

Si cada vez que agregamos un elemento a nuestras listas de tareas pendientes también tuviéramos un plan para especificar qué acciones debemos tomar y cuándo deben realizarse esas acciones, ello ayudaría a minimizar las probabilidades de que nuestras listas de tareas pendientes se conviertan en cementerios de elementos incompletos.

P: ¿Hacer un plan para terminar las tareas me libera de mi ansiedad?

R: Cuando hacemos un plan para completar una tarea, aliviamos el estrés que podemos sentir al recordarnos constantemente que hay algo importante que todavía tenemos que hacer. Un plan también alivia la incertidumbre que podríamos sentir acerca de si seremos capaces de lograr la tarea. Hacer un plan nos obliga a resolver el problema. Imaginar clara y vívidamente el plan también hace que parezca más fácil y probable que ocurra.

P: Siento que mi lucha por mantenerme organizada es ayudada, pero no totalmente resuelta, por las listas de pendientes. ¿hay maneras de manejar esto?

R: Hacer una lista de tareas pendientes es un proceso que requiere esfuerzo, por lo que tiene más sentido usarla para tareas nuevas y difíciles. No tiene sentido incluir tareas automáticas y cotidianas, como lavarse los dientes. Un objetivo útil es tratar de mover más de sus tareas a ese espacio “automático”. Si puede hacerlo, gastará mucho menos esfuerzo pensando en ellas.

Hay un refrán que dice: “Haz lo que amas, ama lo que haces”. En algunos casos, esto se puede lograr volviendo más divertidas las cosas que quiere hacer (por ejemplo, escuchar un podcast interesante mientras trota). En otros casos, se puede lograr recordándose por qué las cosas que está haciendo son importantes o valiosas para usted. Cuando lo que está haciendo es algo que quiere hacer, terminará dependiendo menos de trucos y dispositivos para hacerlo y se esforzará más al llevarlo a cabo.

¿Qué sucede si lleva unos meses en un nuevo trabajo y se da cuenta de que usted y su jefe no se llevan bien? Ayuda empezar diagnosticando el problema. He aquí algunas razones por las que podría tener una relación tensa y algunas cosas que puede intentar para ayudar a mitigar la situación:

— USTED ES MÁS CONSCIENTE: Si es más concienzudo que su jefe, usted podría estar gastando demasiado tiempo en cada tarea que se le asigna, a comparación de lo que quiere su jefe. Es crucial determinar los estándares esperados de su jefe para tareas particulares. Eso lo ayudará a usted a calibrar la cantidad de esfuerzo necesario para las tareas y puede ayudarlo a lidiar con su larga lista de tareas pendientes.

— USTED BUSCA AGRADARLE MÁS A LAS PERSONAS: Si usted es más amable que su jefe, es posible que no siempre reciba de su parte retroalimentación que lo haga sentir bienvenido en el trabajo. Es útil prestar atención a cómo su jefe trata a todos. Si no es tan cálido, usted enfóquese en los comentarios que recibe sobre su desempeño, en lugar de en las interacciones personales.

— DIFIEREN EN LA FORMA EN QUE ENFOCAN LAS NUEVAS OPORTUNIDADES: Cuando usted y su jefe difieren en cuanto a la apertura, es probable que uno de ustedes esté presionando al otro para que piense en las cosas de una manera nueva, mientras que el otro se resiste a este impulso. Cuando su jefe es menos abierto que usted, es valioso informarle sobre nuevos enfoques mucho antes de que se necesite una decisión. Esto le dará a su jefe la oportunidad de sentirse cómodo con la novedad de la situación antes de que tenga que hacer una evaluación.

— SU JEFE NO LO AYUDA A PRIORIZAR: Si hay una discrepancia entre lo que usted cree que debería estar haciendo y lo que su jefe cree que usted debería estar haciendo, es probable que reciba retroalimentación negativa sobre su desempeño, a pesar de sus mejores esfuerzos. En este caso, querrás llevar su lista de tareas pendientes a las reuniones de revisión con su jefe para que, juntos, puedan determinar qué tareas son más importantes.

— SU JEFE ES MÁS REACTIVO QUE ESTRATÉGICO: ¿Qué debe hacer si su jefe le comunica las prioridades, pero lo que se considera más importante cambia a diario? Este patrón a menudo ocurre cuando su jefe es reactivo a los eventos, en lugar de ser estratégico. Puede ser valioso tener revisiones frecuentes con un jefe cuyas prioridades cambian, para que usted pueda determinar si hay nuevas áreas en las que debería progresar.

— NO ESTÁ RECIBIENDO LA RETROALIMENTACIÓN QUE USTED NECESITA: Es esencial hacer preguntas específicas sobre su trabajo para obtener la retroalimentación que usted necesita para mejorar. El beneficio de este enfoque es que, a medida que su amable jefe se dé cuenta de que usted acepta bien las críticas constructivas, a menudo estará en mejores condiciones para ofrecerlas sin que se las pida.

Recuerde que no es necesario que le agrade mucho su jefe para que a usted le guste un trabajo. Todavía puede aprender mucho al observar cómo su jefe realiza sus tareas. Enfóquese en lo que hace exitoso a su jefe y lleve esas lecciones consigo cuando usted asumas su propio rol de liderazgo.