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atos curiosos: el 96% de las personas revisan su teléfono móvil antes de que transcurra una hora desde que se despiertan por la mañana, y un sorprendente 61% lo hace en los primeros cinco minutos.

La mayoría de nosotros somos culpables, y es inevitable que esto afecte nuestra productividad. Durante los últimos tres años, he entrevistado a personas de todos los ámbitos para averiguar cómo podemos estructurar nuestros días para sacarles más provecho. He oído una y otra vez que no se puede dejar que las prioridades de los demás determinen el curso de su día. Más bien, debe ser deliberado con la forma en que se levanta, organiza su tiempo e incorpora el trabajo en su agenda.

He aquí cuatro consejos de personas muy productivas que me han marcado, y que espero que también le sirvan a usted:

1. Adapte su trabajo más importante a su cronotipo.

Su cronotipo es su reloj biológico, el ciclo natural de 24 horas de sueño y vigilia que todos experimentamos. Cada persona tiene uno único e influye en los picos y caídas de energía que sentimos a lo largo del día. Dan Pink, autor de «When: The Scientific Secrets of Perfect Timing», me dijo que prestar atención a su cronotipo (y estructurar sus tareas en función de sus picos de energía) puede ayudarlo a hacer mucho más en menos tiempo.

2. Planifique su día la noche anterior.

Cuando escribimos lo que pretendemos hacer (cuándo y dónde) es mucho más probable que alcancemos nuestros objetivos. Laura Mae Martin, asesora ejecutiva de productividad en Google, me contó que ella planifica su día la noche anterior. Para empezar, escribe sus tres prioridades. Luego, planifica su día a nivel micro, es decir, hora por hora. El proceso de Martin también incluye tareas que puede hacer entre reuniones, ya que sólo requieren unos minutos (como hacer una llamada telefónica o responder a correos electrónicos).

3. Relacione diferentes lugares con distintos tipos de trabajo.

Pensar detenidamente dónde trabajar es otra forma de estructurar su día. Cal Newport, profesor de la Universidad de Georgetown y autor de “Deep Work”, suele relacionar diferentes lugares con distintos tipos de tareas. Cuando intenta resolver una prueba teórica de informática, puede dar un paseo por un camino fijo alrededor de su ciudad. Mientras tanto, cuando realiza trabajos de redacción, se sienta en la mesa de la biblioteca de su casa.

4. Evite estar 100% ocupado.

Se podría suponer que las personas más productivas están ocupadas todo el día. Pero Darren Murph, responsable de trabajo remoto en GitLab, la mayor empresa totalmente remota del mundo, me dijo que estar ocupado el 100% del tiempo es un gran riesgo: «Si tiene todo el día bloqueado con reuniones, no deja espacio para la vida real». Deje tiempo libre en su agenda para tener conversaciones fortuitas o momentos de creatividad e inspiración.

La productividad no consiste en cuántas horas trabaja o cuántas tareas pendientes es capaz de tachar de su lista. Se trata de hacer lo que necesita de forma eficiente y eficaz. Y eso empieza por planificar su día de forma consciente. No lo deje al azar: utilice los consejos anteriores para empezar.

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Cómo se siente acerca de la creación de redes? Yo, personalmente, la desprecio. La parte más difícil de entablar una conversación con un extraño es descubrir cómo comenzar realmente la conversación. Incluso si usted es una persona sociable, es probable que prefiera conversar con personas que conoce y con las que se lleva bien.

Al mismo tiempo, parece que no hay forma de evitarlo. Indiscutiblemente, tener una red profesional sólida es bueno para usted y para su carrera.

La buena noticia es que no siempre tiene que conocer gente nueva para expandir su red. Marissa King, profesora de la Yale School of Management y autora de “Social Chemistry”, tiene un ritual semanal para hacer que la creación de redes sea un poco más agradable. King me dijo que hay un poder extraordinario en nuestras redes existentes. Lo más impactante que podemos hacer para mejorarlas, dijo, es revitalizar los lazos inactivos: personas (viejos amigos, antiguos compañeros de trabajo, etc.) a quienes no hemos visto en dos o tres años.

Revitalizar estos lazos no solo implica una llamada telefónica de “¡Hola, cuánto tiempo sin verte!”. Recuerde que la creación de redes no es una calle de un solo sentido. Para construir una relación sólida, debe pensar en lo que hay para ellos, o cómo puede ser útil para las personas con las que se está reconectando. He aquí tres formas en que King hace esto, y usted también puede:

1. Diga “gracias.”

La gratitud es una fuente de conexión extremadamente poderosa. King la usa para reducir su lista de vínculos potenciales a los que contactar. Ella comienza su ritual del viernes preguntando: “¿Hay algún mentor que recuerde, o alguien que me dio un consejo hace un par de años, o alguien que haya sido mi modelo a seguir?” Luego se acerca a esas personas y les agradece por lo que han hecho.

Si bien esto puede parecer intrascendente, la investigación ha descubierto que muchos de nosotros tendemos a pasar por alto lo poderoso que un simple “gracias” o un cumplido puede ser para el receptor.

2. Comparta conocimientos.

Otra estrategia que usa King es compartir algo que cree que la otra persona podría disfrutar, o beneficiarse: un podcast, un informe o incluso un artículo interesante. “Hay muchas cosas que todos tenemos para dar, y simplemente decir: ‘Vi esto y pensé en ti’, también es un regalo en muchos sentidos”. Cuando le damos a alguien algo considerado, por pequeño que sea, es una señal de que lo entendemos y que nos importa.

Es tan simple como comunicarse por correo electrónico o mensaje y decir: “¡Hola! Espero que estés bien. Acabo de leer sobre tu cambio de trabajo. Es maravilloso. ¡Felicidades! Hace poco me encontré con este informe sobre los factores macroeconómicos que afectan a [industria, empresa o campo] y pensé en compartirlo contigo. Mantengámonos en contacto.”

3. Pida ayuda.

A las personas les gusta sentir que su experiencia es importante y la investigación muestra que cuando se nos pide que ayudemos a otra persona, ello nos hace sentir más cerca de la persona a la que estamos ofreciendo ayuda. Cuando King utiliza este enfoque, a pesar de no haber tenido contacto con nadie durante varios años, casi siempre recibe una respuesta. “Ni siquiera puedo pensar en un momento en el que no respondieran”, dijo.

P

iense acerca de un momento en el que trató de hacer algo que lo asustó. Quizá tuvo que hacer una presentación de alto riesgo frente a un gran grupo de personas. O tal vez corrió un gran riesgo, como renunciar a un trabajo tóxico sin otra oportunidad en la fila. El miedo es una emoción universal que surge cuando pensamos que podemos sufrir daño físico o psicológico.

Si habló con alguien sobre cómo se sentía antes del evento que le estaba dando miedo, es probable que un amigo bien intencionado le dijera: “Pregúntate: ¿Qué es lo peor que podría pasar?”

Cuando entrevisté a Michelle Poler (la fundadora de Hello Fears, un movimiento social que ha llegado a más de 70 millones de personas en todo el mundo) para mi podcast ”How I Work”, me dijo que ha escuchado este consejo cientos de veces.  Cuando se mudó a la ciudad de Nueva York, Poler inició un proyecto para conquistar 100 miedos en 100 días. Más tarde, el proyecto se convirtió en un movimiento global y recibió cobertura en CBS y CNN.

Poler me dijo que, en el camino, mientras conquistaba miedos como realizar monólogos cómicos, saltar de acantilados y nadar con tiburones, la gente a menudo le preguntaba: “¿Qué es lo peor que podría pasar?”. Si bien Poler podía conceder que tal vez ella no moriría, esta pregunta le trajo a la mente muchas otras cosas malas. Cuando nos arriesgamos, muchas cosas pueden salir mal.

El principal problema de preguntar: “¿Qué es lo peor que podría pasar?” es que todo su propósito es hacernos imaginar los peores escenarios. Puede hacernos proyectar todas las cosas malas que podrían suceder si tomamos la ruta aterradora y menos transitada.

Al darse cuenta de esto, Poler decidió iniciar un cambio.

“Si realmente queremos enfrentar un miedo y hacerlo con la mejor actitud, debemos preguntarnos: «¿Qué es lo mejor que puede pasar?» en lugar de pensar en lo peor, me dijo Poler. Cuando pensamos en lo peor que podría pasar, nuestro cerebro se llena de pensamientos e imágenes negativas que encienden nuestros miedos, preocupaciones o ansiedades. Cuando pensamos en los mejores escenarios, sucede lo contrario.

La investigación publicada en el Journal of Positive Psychology respalda este replanteamiento. El estudio encontró que cuando las personas pensaban (seis veces en el espacio de un mes) en un evento positivo que esperaban que sucediera en su futuro, informaron sentirse más resilientes y menos deprimidas que aquellas que no lo hicieron. Además, cuando los integrantes del grupo de un “futuro evento positivo” experimentaron decepciones, sus sentimientos se calmaron más rápidamente. En resumen, cuanto más seguros nos sintamos ante la incertidumbre, más felices nos sentiremos en el presente y estaremos más preparados para cualquier contratiempo futuro.

La próxima vez que se sienta nervioso por probar algo nuevo, pregúntese: “¿Qué es lo mejor que podría pasar?” Tómese unos minutos para pensar y escribir su respuesta. Luego dedique algún tiempo a internalizar todas las posibilidades positivas. Leer su lista lo ayudará a reunir el valor para enfrentar su miedo.

A

continuación, se ofrecen varios consejos para saber cómo solicitar retroalimentación de forma correcta:

—  Pregunte con anticipación. El momento ideal para solicitar retroalimentación es cuando su trabajo (ya sea un proyecto, una presentación u otra cosa) esté completado entre un 50 % y un 60 %, según Dan Heath, autor de «Upstream: The Quest to Solve Problems Before They Happen».

“Solicitar retroalimentación en una etapa temprana del proceso brinda el espacio mental para repensar realmente, si es necesario”, explica Heath.

En el trabajo, pedir retroalimentación a su jefe o compañeros con anticipación demostrará su disposición para adaptarse. Y lo que es más importante, le brindará la oportunidad de aprender: considerar e implementar sugerencias que puedan mejorar su trabajo antes de terminarlo. En última instancia, este proceso fortalecerá su trabajo y, a su vez, es probable que reciba menos comentarios negativos una vez que lo entregue.

— Solicite información específica. Cuando solicite retroalimentación, es importante pedir detalles específicos. Cuanto más específica sea la retroalimentación, más fácil será incorporarla a su trabajo. Heath explica que pedir comentarios vagos suele dar lugar a respuestas ingenuas. Por ejemplo, si le preguntara a alguien: «¿Qué le pareció mi libro?» sería más probable que dijeran algo positivo para no herir sus sentimientos. En cambio, sugiere hacer preguntas concretas.

Al pedir retroalimentación sobre un proyecto específico en el trabajo, piense en lo que realmente quiere saber. Por ejemplo, si está trabajando en una presentación, ¿quiere que sus compañeros o su jefe la critiquen por su interés? ¿Quiere saber si los datos de sus diapositivas son fáciles de entender o busca retroalimentación sobre la eficacia con la que los ha transformado en una historia? Cuanto más directas sean sus preguntas, más útiles serán los comentarios.

— Pregunte con frecuencia. Obtener retroalimentación sobre su desempeño laboral general, a diferencia de un proyecto puntual, puede ser un poco más complicado. La mejor estrategia es iniciar reuniones trimestrales con su gerente, enfocadas en obtener retroalimentación formal sobre su puesto y responsabilidades. Esta es una buena manera de evitar sorpresas desagradables una vez que llegue su revisión anual de desempeño.

Durante estas reuniones, utilice el método de “empezar, parar y continuar” para recopilar información sobre su desempeño. Pídale a su jefe que le indique algo que pueda empezar a hacer, dejar de hacer y seguir haciendo, pero recuerde que sus preguntas deben ser específicas.

Al realizar controles de desempeño periódicos, podrá acelerar su crecimiento e identificar sus objetivos y áreas de enfoque en lugar de esperar a una sesión de retroalimentación anual.

Estar abierto a la retroalimentación (especialmente al principio de su carrera) sienta las bases para el desarrollo continuo y el crecimiento profesional. Esta apertura a la crítica (y a la crítica constructiva) no solo conduce a un mejor trabajo, sino que también fomenta una mentalidad de crecimiento, esencial para el desarrollo personal y profesional. Cuando prioriza el aprendizaje y la mejora sobre la búsqueda de reconocimiento, se vuelve más resistente frente a los contratiempos y está mejor equipado para manejar los desafíos inevitables que surgen a lo largo de su carrera. Por lo tanto, acepte la retroalimentación y utilícela como una herramienta para perfeccionar sus habilidades y convertirse en la mejor versión de sí mismo.

C

omo soy una persona naturalmente complaciente, siempre me ha resultado difícil decir que no. Ello, combinado con el hecho que siempre estoy abierta a nuevas oportunidades (y las nuevas oportunidades sólo fructifican cuando usted dice que sí), tiendo a decir que sí con demasiada frecuencia. Por ejemplo, he dicho que sí a propuestas de invitados en mi podcast, a pesar de que mis mejores instintos me decían (correctamente) que esos invitados resultarían en entrevistas deslucidas.

Para tener más perspectivas acerca cómo sopesar mejor mis decisiones y ser más selectiva a la hora de evaluar oportunidades, le pregunté cómo toman sus decisiones a algunos de los invitados exitosos de mi podcast. He aquí los consejos que considero más útiles:

— Supere el principio del placer: Sigmund Freud famosamente se refirió a las ganancias a corto plazo a cambio de dolores a largo plazo como el principio del placer, nuestra tendencia como humanos a buscar el placer y evitar el dolor. Cuando decimos inmediatamente que sí, obtenemos una respuesta positiva del solicitante, lo que nos hace sentir bien. Sin embargo, el dolor aparece más tarde, cuando tenemos que cumplir con la tarea.

Turia Pitt, una gurú motivacional a la que entrevisté en mi podcast, me dijo que ella solía caer frecuentemente en esa trampa. Para romper el ciclo, Pitt se hace tres preguntas antes de decir que sí a una petición que requeriría una acción dentro de unos meses. Si esta oportunidad o evento se produjera mañana, ¿cómo me sentiría al respecto? ¿Diría: «¡Sí, no puedo esperar a que ocurra!»? ¿O la temería? Si no se siente especialmente entusiasmada por la posible oportunidad, entonces su respuesta está clara.

— Calcule generosamente el compromiso de tiempo: Otro problema con el que me he topado a menudo es el de subestimar enormemente el tiempo que implica cuando, efectivamente, digo que sí.

John Zeratsky, autor y antiguo diseñador de empresas de Google, se refiere a este problema como el “Iceberg del sí”. “Cuando estamos decidiendo si hacer algo (un proyecto, un trabajo, un papel de voluntario, etc.) tendemos a centrarnos en la parte visible y emocionante. En otras palabras, nos centramos en la brillante cúspide del iceberg que sobresale del agua”. Zeratsky señala que la mayoría de las veces, el compromiso está oculto bajo la superficie.

La próxima vez que le pidan que haga algo que inicialmente parece emocionante, párese a pensar en todo el trabajo mucho menos emocionante que implicará.

— Adopte algunas reglas estrictas: Tomar decisiones requiere mucha energía. Las investigaciones sobre la fatiga en la toma de decisiones sugieren que las reservas limitadas de fuerza de voluntad disminuyen la capacidad de decisión a medida que avanza el día. Para ayudar, he adoptado algunas reglas rígidas, que me ayudan en el proceso de toma de decisiones.

Cuando desarrolle sus propias reglas, considere el tipo de actividades que le dan energía y las que lo hacen sentir agotado. Como conferencista, por ejemplo, tengo la norma de no hablar en eventos con cena. He tenido experiencias muy ordinarias dando discursos ante salas llenas de gente borracha y no es algo que quiera volver a hacer en esta vida.

Elegir entre opciones o decidir cuándo decir no a las oportunidades es difícil, pero ser deliberado acerca de cómo tomar decisiones puede ayudarlo a encontrar un equilibrio satisfactorio entre vida y trabajo.

U

no de los muchos enfoques de gestión de energía que he aprendido mientras entrevistaba a personas para mi podcast, “Cómo trabajo”, es este: si está estresado y siente que flaquea, conecte con su propósito. Este podría ser su propósito profesional general (por qué ha elegido la profesión en la que se encuentra) o un micropropósito (lo que lo motiva a hacer un gran trabajo en un proyecto o tarea). Sin embargo, no se detenga allí. Escriba su propósito y manténgalo en su escritorio para que actúe como un recordatorio visual constante de por qué hace lo que hace, especialmente cuando las cosas son agotadoras o estresantes. Esa nota puede darle el impulso que necesita para superar el día.

He aquí más consejos que he aprendido de mis invitados, para ayudarlo a recuperarse cuando su energía es baja.

Cree una “pared de aliento”.

A los seres humanos básicamente nos atrae el castigo, y cuando experimentamos contratiempos o recibimos comentarios negativos en el trabajo, estos tienen un gran impacto en nuestros niveles de energía. En su espacio de trabajo, piense acerca de cómo puede crear una pared de aliento. Puede ser física o digital; como una carpeta en su escritorio que contenga correos electrónicos alentadores, premios, comentarios positivos o incluso memes que lo hagan reír. Los científicos sociales han descubierto que inducir un estado de ánimo positivo tiene muchos beneficios, incluyendo un mejor bienestar y felicidad general.

Elimine los irritantes recurrentes.

Cuando tenemos recursos cognitivos o poder cerebral limitado debido al estrés de la vida, adoptamos una visión del túnel y perdemos oportunidades para identificar y resolver problemas. Para escapar de esta trampa, dese un poco de margen, en forma de tiempo o recursos. Por ejemplo, ¿hay algún proceso simple que ejecuta regularmente, como presupuestar o pagar facturas, que podría automatizarse usando software? ¿Hay correos electrónicos estándar que escribe una y otra vez, para los que podría crear una plantilla? Encontrar y eliminar irritantes recurrentes ayudará a liberar el tiempo, recursos y capacidad mental que necesita para lidiar con las cosas más grandes de su vida.

Cree una lista de “no hacer”.

Contemplar regularmente lo que desea dejar de hacer en su trabajo puede volverlo más consciente de en dónde pone su energía, y ayudarlo a concentrarse en el trabajo que más importa. Cuando piense acerca de su lista de “no hacer”, considere las cosas que está haciendo actualmente y están absorbiendo su energía. Podría haber ciertos hábitos que quiera romper o proyectos que ya no sirven a su crecimiento en el trabajo. Si hay algunas cosas que quiere dejar de lado, pero no puede en esta etapa de su carrera, concéntrese en las que están bajo su control.

Con las innumerables cosas que tienen que hacerse, quizá no siempre podamos administrar nuestro tiempo. El tiempo es un recurso finito, pero la energía no. Use las estrategias anteriores para proteger su bienestar y darse la chispa que necesita cuando se sienta cansado.

L

e guste o no, usted es un escritor. Todos los días, su éxito en el trabajo se determina en parte con base en lo bien que sepa comunicar sus pensamientos a través del correo electrónico, los informes, los mensajes instantáneos y, quizás, incluso entradas de blog, artículos y libros.

Desafortunadamente, muchas personas no cuidan sus habilidades de escritura. Olvidamos que dominar el arte de la escritura puede ayudarnos a persuadir a la gente con mayor eficacia. Puede abrir nuevas puertas.

Habiendo entrevistado a algunos de los escritores más exitosos del mundo en mi podcast How I Work, he recogido varios consejos que incrementaron dramáticamente el impacto de mis palabras:

1. Lea su trabajo en voz alta: Para el autor Dan Pink, leer sus escritos en voz alta le ayuda a crear un mejor trabajo. “Para mí, es una prueba de: ‘¿Suena bien?’”, dice. En cada escrito importante que produzca, tómese el tiempo de leerlo en voz alta durante el proceso de edición. Empezará a darse cuenta de qué frases pueden editarse para ser más breves o claras, o cuales eliminar por completo.

2. Edite el trabajo de otras personas: Tim Herrera, periodista y antiguo editor de The New York Times, me dijo: “Lo mejor que pueden hacer los escritores para mejorar su propia escritura es editar mucho”. Herrera solía ser editor de textos, y descubrió que mirar crítica y metódicamente el trabajo de otra persona mejoraba su propia escritura. Ofrézcase a editar los escritos de sus amigos; quizás incluso le devuelvan el favor.

3. Pregúntese si está diciendo algo nuevo: Si es responsable de escribir entradas de blog, artículos o textos para redes sociales, es importante decidir qué merece ser publicado. Sarah Green Carmichael, editora de Bloomberg, me contó que un compañero le recomendó que antes de intentar escribir sobre un tema les pida un consejo al respecto a cinco personas inteligentes. No repita simplemente consejos o ideas que ya existen en el mundo.

4. Limpie su garganta metafórica: En sus años como editora, Carmichael empezó a observar un patrón en la forma en que muchos escritores comienzan sus artículos. “La mayoría de nosotros dedicamos un buen rato a aclarar la garganta cuando empezamos a redactar un borrador”, dice. “Casi siempre, en mis propios escritos, y cuando edito los de otras personas, los dos primeros párrafos probablemente se pueden eliminar”.

5. Vuelva a escribir su trabajo para entrar en ritmo: Oliver Burkeman, columnista de The Guardian, recurre a una estrategia utilizada por otros escritores que luchan contra el perfeccionismo: Escribe un borrador, lo imprime y lo vuelve a escribir en su computadora. Este proceso lo hace entrar en un estado de flujo, que, según Burkeman, le resulta mucho más fácil en modo de edición: “Lo que ocurre cuando vuelvo a teclear es que hago todo tipo de cambios. Pero los hago casi inconscientemente, del mismo modo que en un buen día de escritura eres casi inconsciente de las palabras que fluyen”.

Independientemente de que la palabra “escritor” figure en su título laboral, invertir tiempo en mejorar su escritura es una forma estupenda de destacar entre la multitud y comunicar sus ideas con mayor claridad y eficacia.