Deje de desperdiciar el tiempo de las personas con reuniones
E
n un mundo en el que se presta más atención a la calidad de las reuniones, vale la pena aprovechar la oportunidad para mostrar su mejor forma a sus colegas y aprovechar al máximo su propio tiempo y energía. Las siguientes cinco estrategias deberían ayudar.
- Articule claramente su ambición
Si busca establecer una ambición más clara para su reunión, realice las siguientes acciones:
— Invite a aclarar dudas con anticipación: Anime a la gente a que plantee declaraciones o desacuerdos antes de la reunión.
— Explique por qué es importante la reunión: Durante la reunión, describa la pertinencia, importancia y urgencia del debate en relación con la estrategia y travesía de la organización. Sea explícito acerca de lo que le gustaría lograr.
— Transmita su confianza en el grupo: Señale su confianza en sus habilidades, por ejemplo, recordando éxitos pasados.
— Defina cómo quiere mostrarse: ¿Qué quiere que otros piensen, sientan y hagan gracias a la contribución que usted aporte? ¿Qué lecciones puede aprender de su impacto en reuniones anteriores?
- Decida qué roles desea desempeñar
Al dar forma deliberadamente al rol que desea desempeñar, puede descubrir rápidamente nueva información, invalidar viejas suposiciones y probar escenarios que inicialmente podrían parecer improbables. He aquí algunos roles a probar:
— Catalizador: Inicie una discusión y estimule el pensamiento fresco a través de analogías, historias o precedentes.
— Custodio: Pregunte cómo se desarrollará una decisión en la organización y qué haría falta para que aterrizara bien.
— Desafiante: Cuestione la lógica, coherencia y validez de un argumento con datos, experiencia y/o intuición.
— Convocador: Fomente la participación plena invitando a otros a unirse a la discusión, haciendo conexiones (“puentes”) entre los argumentos y las personas involucradas.
— Tomador de decisiones: Enmarque el tema claramente, invite a la discusión de los temas y opciones, y tome una decisión en la reunión (evitando hacerlo “fuera de línea” siempre que sea posible).
- Desarrolle su contribución más distintiva
Una reunión efectiva requiere un rango de perspectivas, conjuntos de habilidades, experiencias y estilos, especialmente cuando el tema es complejo. El reto es que demuestre su mejor versión, mientras trabaja como un buen jugador de equipo.
Si desea hacer una contribución más distintiva, empiece por determinar dónde sus fortalezas pueden abordar mejor los temas de la reunión.
- Utilice las señales con prudencia
Las reuniones están llenas de señales y pistas de los intereses e intenciones de las personas. Sin embargo, muchos ejecutivos no aprovechan la oportunidad para ser intencionales con sus propias señales debido a la falta de preparación y autoconciencia. Tampoco captan lo que se dice (o se da a entender) en la reunión.
Use palabras, voz (tono, volumen, entonación), expresiones faciales y postura corporal para señalar:
— Interés en el tema.
— Determinación de resolver un problema urgente.
— Creatividad en el desarrollo de nuevas ideas.
— Capacidad de escuchar, reconocer y responder a las perspectivas de diferentes personas.
— Confianza en situaciones de alto riesgo.
— Positividad en circunstancias difíciles.
- Contrólese en el momento
Las reuniones pueden ser montañas rusas emocionales, especialmente si hay grandes personajes y circunstancias presurizadas. Un comentario, sugerencia o implicación de un miembro del equipo puede provocar una fuerte reacción, incluyendo frustración, enojo o inseguridad acerca de su posición.
El reto es mantener la suficiente compostura para pensar con claridad y comunicarse con eficacia. Evite una reacción exagerada que pueda permanecer en la memoria de las personas y borre muchas de sus contribuciones positivas.
Ser más estratégico en las reuniones no se trata de ser ensimismado o ultra competitivo. Ciertamente no se trata de una planificación excesiva hasta el punto de que uno se vuelve rígido en la reunión misma. En lugar de ello, practicar estas cinco estrategias lo ayudará a ser más intencional con sus acciones y más propenso a llevar su mejor identidad a la discusión.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
In a world where there’s more focus on the quality of meetings, it pays to take the opportunity to showcase your best self to your colleagues and make the most of your own time and energy. The following five strategies should help.
1. ARTICULATE YOUR AMBITION CLEARLY
If you’re looking to establish a clearer ambition for your meeting, take the following actions:
— Invite clarification beforehand: Encourage people to call out clarifications or disagreements before the meeting.
— Explain why the meeting matters: During the meeting, describe the relevance, materiality and urgency of the discussion in relation to the organization’s strategy and journey. Be explicit about what you’d like to achieve.
— Convey your belief in the group: Signal your belief in their abilities, for example, by recalling past successes.
— Work out how you want to show up: What do you want others to think, feel and do because of your contribution? What lessons can you learn from your impact in previous meetings?
2. DECIDE WHAT ROLES YOU WANT TO PLAY
By deliberately shaping the role you want to play, you can quickly uncover new information, invalidate long-held assumptions and test scenarios that may initially seem improbable. Here are a few roles to try out:
— Catalyst: Initiate a discussion and stimulate fresh thinking through analogies, stories or precedents.
— Custodian: Ask how a decision will play out in the organization and what it would take for it to land well.
— Challenger: Question the logic, coherence and validity of an argument with data, experience and/or intuition.
— Convener: Encourage full participation by inviting others to join the discussion, making connections (“bridging”) between points and the people involved.
— Decision-maker: Frame the topic clearly, invite discussion of the issues and options and make a decision in the meeting (avoiding taking it “offline” whenever possible).
3. WORK OUT YOUR MOST DISTINCTIVE CONTRIBUTION
An effective meeting requires a range of perspectives, skill sets, experiences and styles, especially when the subject matter is complex. The challenge is for you to demonstrate your best self while being a good team player.
If you’re looking to make a more distinctive contribution, start by working out where your strengths can best address the topics of the meeting.
4. USE SIGNALS WISELY
Meetings are full of signals and cues as to peoples’ interests and intentions. But many executives don’t take the opportunity to be intentional with their own signals because of a lack of preparation and self-awareness. They also fail to capture what’s said (or implied) in the meeting.
Use words, voice (pitch, volume, intonation), facial expressions and body posture to signal:
— Interest in the topic.
— Determination to solve a pressing problem.
— Creativity in developing new ideas.
— Ability to listen, recognize and respond to perspectives of different people.
— Confidence in high-stakes situations.
— Positivity in challenging circumstances.
5. MANAGE YOURSELF IN THE MOMENT
Meetings can be emotional roller coasters, especially if there are big characters and pressurized circumstances. A comment, suggestion or implication from a team member can provoke a strong reaction, including frustration, insecurity about your position or anger.
The challenge is to maintain enough of your composure to think clearly and communicate effectively. Avoid an overreaction that can linger in peoples’ memories and erase many of your positive contributions.
Becoming more strategic in meetings is not about being self-absorbed or ultracompetitive. It’s certainly not about overplanning to the point that you become rigid in the meeting itself. Rather, practicing these five strategies will help you be more intentional with your actions and more likely to bring your best self to the discussion.
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