Nuestros consejos favoritos sobre gestión para liderar reuniones efectivas
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e aquí una selección de nuestros consejos favoritos sobre gestión para liderar reuniones efectivas.
Prepárese para liderar una reunión con carga emocional
He aquí cómo mantenerse centrado y guiar conversaciones de alto impacto con claridad y compostura.
— Visualice la reunión con anticipación. Imagine el entorno, las personas y cómo quiere sentirse al salir. Ensaye mentalmente cómo abrirá la conversación, cómo manejará la tensión y cómo orientará el diálogo hacia una resolución. Anticipe los desafíos y planifique respuestas calmadas y seguras.
— Replantee su mentalidad. Antes de la reunión, reflexione sobre lo que aprecia de las personas involucradas o sobre los resultados positivos que podrían surgir de la conversación. Este pequeño cambio fortalece la resiliencia emocional y le ayuda a abordar la interacción con empatía y claridad.
— Ajuste la configuración. Utilice las “Cinco W” (who – quién, what – qué, where – dónde, when – cuándo y why – por qué) para afinar la logística.
— Incorpore tiempo de margen. Concédase 10 minutos antes de la reunión para enfocarse y 10 minutos después para reajustarse. Una caminata breve o un momento de calma pueden ayudarle a mantener la compostura y evitar que el estrés se traslade a su siguiente interacción.
Este consejo es una adaptación de “How to Prepare for a Meeting Where Emotions Will Run High”, de Dina Denham Smith.
Evite las resacas de reuniones en su equipo
Una mala reunión no termina cuando se corta la llamada: persiste, drenando la productividad y la moral de su equipo. Para prevenir estas “resacas de reuniones”, céntrese en cinco estrategias clave.
1. No domine, facilite. Fomente la participación permitiendo que los miembros del equipo lideren los puntos relevantes de la agenda. Estructure las discusiones para asegurar que todos tengan voz.
2. Reduzca la lista de invitados. Invite únicamente a quienes sean esenciales para la conversación. Si alguien no necesita estar presente, solicite su opinión antes de la reunión o envíele un resumen de seguimiento.
3. Convierta las agendas en planes de acción. Plantee los puntos de la agenda como preguntas específicas que impulsen las decisiones. Los temas claros y orientados a la acción mantienen las reuniones efectivas.
4. Haga que cada minuto cuente, y no se extienda. Programe las reuniones con la duración mínima necesaria. Apegarse a la agenda y terminar a tiempo ayuda a sostener la concentración y reduce la frustración.
5. Exija responsabilidad. Asigne responsables para cada acción y aclare los siguientes pasos antes de que la reunión concluya.
Este consejo es una adaptación de “The Hidden Toll of Meeting Hangovers”, de Brent N. Reed et al.
Impulse la participación del equipo en las reuniones
Comience por aclarar las expectativas. Defina los comportamientos constructivos que desea ver en sus reuniones. Por ejemplo, podría decir: “Como equipo, nos apoyamos mutuamente, abordamos los desafíos juntos y nos comunicamos de manera constructiva.”
Modele estos comportamientos usted mismo y asegúrese de reconocer cuando los miembros de su equipo hagan lo mismo.
También es útil ofrecer diferentes formas de contribuir (por ejemplo, permitir aportaciones por escrito antes, durante o después de las reuniones). Considere además rotar la facilitación entre todos los integrantes del equipo para dar a cada persona la oportunidad de liderar. Otorgar un rol estructurado a quienes suelen participar menos verbalmente puede ayudarles a expresarse con mayor confianza.
Este consejo es una adaptación de “Your Team Members Aren’t Participating in Meetings. Here’s What to Do”, de Luis Velasquez.
Repare las reuniones híbridas deficientes de su equipo
Como gerente, ¿cómo puede mejorar las reuniones de su equipo en este mundo híbrido?
— Trate la cultura de reuniones como una parte importante de la cultura organizacional. ¿Qué tipo de cultura de reuniones desea para su equipo? Establezca buenas prácticas, y defina roles y responsabilidades.
— Identifique e invierta en líderes de reuniones. Conducir reuniones efectivas es una habilidad que puede desarrollarse y fortalecerse. Investigaciones recientes muestran que el 54% de todas las reuniones son organizadas por apenas el 10% de los empleados. Una capacitación dirigida a este grupo de “usuarios intensivos” puede promover una cultura de reuniones más saludable.
— Aproveche los datos. Una de las ventajas de las reuniones virtuales es que generan información valiosa sobre productividad, compromiso e incluso retención. Úsela estratégicamente.
Este consejo es una adaptación de “Hybrid Work Has Changed Meetings Forever”, de Mike Tolliver y Jonathan Sass.
Utilice la curiosidad para mantener sus reuniones enfocadas
Si sus reuniones suelen carecer de dinamismo, quizá sea momento de incorporar la curiosidad en la agenda para mantener la atención y el rumbo.
Primero, dirija la atención del equipo hacia la identificación del problema que se busca resolver. En lugar de hacerlo usted mismo, pida a todos que definan el objetivo de la reunión en una sola frase. Aclarar una misión colectiva desde el inicio ayuda a alinear a los participantes y reduce la confusión.
Luego, permita que su equipo hable. Muestre curiosidad, solicite opiniones antes de compartir la suya y escuche activamente. Esta es una forma poderosa de involucrar y empoderar a las personas.
Finalmente, ofrezca retroalimentación (pero evite un lenguaje que suene a juicio). Si no está seguro sobre una idea, profundice en ella. Decir simplemente “cuénteme más” es una forma neutral de expresar curiosidad y mantener el impulso de la reunión.
Este consejo es una adaptación de “How Curiosity Can Make Your Meetings — and Team — Better”, de Sabina Nawaz.
Cómo mejorar las malas reuniones
¿Cómo puede mejorar una reunión cuando usted no la dirige?
El mejor momento para intervenir suele ser antes de que la reunión ocurra. Contacte al organizador para preguntar si existe una agenda, materiales previos o algo en lo que pueda apoyar.
Durante una reunión que pierde el enfoque, puede tomar la iniciativa y redirigir la conversación. Recurra a la agenda si existe. Si no, intervenga para aclarar el objetivo y señalar cuando la discusión se desvíe.
Después de la reunión, comuníquese con el organizador para comparar notas, definir los próximos pasos y quién es responsable de ellos. Esto asegura el seguimiento.
Este consejo es una adaptación de “How to Improve a Meeting (When You’re Not in Charge)”, de Tijs Besieux y Amy C. Edmondson.
Ejecutivos: replanteen sus reuniones individuales
En lugar de generar alineación, un exceso de reuniones individuales suele crear fragmentación, silos y problemas de confianza. Es momento de cambiar el uso de su tiempo.
— Utilice las reuniones individuales para desarrollo, no para operación. Hágalo trimestralmente y enfoque la conversación en crecimiento profesional y retroalimentación, no a las actualizaciones tácticas. Reserve sesiones de 90 minutos que se centren en los objetivos de liderazgo, no en el estado de los proyectos.
— Traslade la toma de decisiones a reuniones sobre capacidades. Identifique entre cinco y siete capacidades básicas en su organización (como la innovación o la experiencia del cliente) y establezca reuniones periódicas con los líderes interfuncionales pertinentes. Esto garantiza la claridad estratégica y una ejecución más rápida y alineada.
— Reúna a las personas correctas. Evite tener que informar a los demás después de los hechos. Las reuniones sobre capacidades reúnen a los responsables de la toma de decisiones en el momento adecuado para que la coordinación se produzca en tiempo real, y no de forma retroactiva.
— Libere tiempo del equipo ejecutivo. Cuando las reuniones sobre capacidades se ocupan del trabajo interfuncional, todo su equipo ejecutivo puede centrarse en la estrategia empresarial y las prioridades a largo plazo, en lugar de repetir decisiones tomadas en otros lugares. Centre las agendas en prioridades estratégicas: “¿Cuáles son los pocos asuntos que requieren toda la atención de este equipo?” o “¿Dónde necesita reajustarse nuestro sistema?”
Este consejo es una adaptación de “Why Senior Leaders Should Stop Having So Many One-on-Ones”, de Ron Carucci.
© 2026 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
Here is a curated selection of our favorite management tips on leading effective meetings.
GET READY TO LEAD AN EMOTIONALLY CHARGED MEETING
Here’s how to stay grounded and guide high-stakes conversations with clarity and composure.
— Visualize the meeting in advance. Picture the setting, the people and how you want to feel walking out. Mentally rehearse how you’ll open the discussion, handle tension and steer toward resolution. Anticipate challenges and plan calm, confident responses.
— Reframe your mindset. Before the meeting, reflect on what you appreciate about the individuals involved or what good outcomes could come from the conversation. This small shift builds emotional resilience and helps you approach the interaction with empathy and clarity.
— Adjust the setup. Use the “Five W’s” — who, what, where, when and why — to fine-tune the logistics.
— Build in buffer time. Give yourself 10 minutes before the meeting to get focused and 10 minutes after to reset. A short walk or quiet moment can help you stay composed and avoid carrying stress into your next interaction.
This tip is adapted from “How to Prepare for a Meeting Where Emotions Will Run High” by Dina Denham Smith.
PREVENT MEETING HANGOVERS ON YOUR TEAM
A bad meeting doesn’t end when the call drops — it lingers, draining your team’s productivity and morale. To prevent these “meeting hangovers,” focus on five key strategies.
1. Don’t dominate, facilitate. Encourage participation by letting team members lead relevant agenda items. Structure discussions to ensure everyone has a voice.
2. Cut the guest list. Only invite those essential to the discussion. If someone doesn’t need to be there, ask them for pre-meeting input or send them a follow-up summary.
3. Turn agendas into action plans. Frame agenda items as specific questions that drive decisions. Clear, action-oriented topics keep meetings efficient.
4. Make every minute count — and don’t run over. Set meetings for the shortest time necessary. Sticking to the agenda and ending on time helps people sustain focus and reduces frustration.
5. Demand accountability. Assign owners to every action item and clarify next steps before the meeting ends.
This tip is adapted from “The Hidden Toll of Meeting Hangovers” by Brent N. Reed et al.
BOOST TEAM PARTICIPATION IN MEETINGS
Start by clarifying expectations. Outline the supportive behaviors you want to see in your meetings. For example, you could say, “As a team, we support each other, we tackle challenges together, and we communicate constructively.”
Model these behaviors yourself, and be sure to celebrate when your team members do the same.
It’s also helpful to offer team members different ways to contribute — for example, allow for written input before, during or after meetings. And consider rotating the meeting facilitation among all team members to give everyone a chance to lead. Giving those who are typically less vocal a structured role can help empower them to speak.
This tip is adapted from “Your Team Members Aren’t Participating in Meetings. Here’s What to Do.” by Luis Velasquez.
FIX YOUR TEAM’S BROKEN HYBRID MEETINGS
As a manager, how can you improve your team’s meetings in this hybrid world?
— Treat meeting culture as an important part of company culture. What meeting culture do you want for your team? Determine best practices and define roles and responsibilities.
— Identify and invest in meeting leaders. Running effective meetings is a skill, and like any skill, it can be cultivated and strengthened. Recent research shows that 54% of all meetings are hosted by just 10% of employees. Targeted training for this group of “power users” can help promote a healthier meeting culture on your team.
— Leverage data. One of the advantages of virtual meetings is that they produce data that provides meaningful insights into productivity, engagement and even retention — so make use of it.
This tip is adapted from “Hybrid Work Has Changed Meetings Forever” by Mike Tolliver and Jonathan Sass.
USE CURIOSITY TO KEEP YOUR MEETINGS ON TRACK
If your meetings are chronically disengaging, it may be time to introduce curiosity into the agenda to keep people focused and things on track.
First, direct the team’s attention to identifying the problem you’re there to solve. Rather than doing this for them, ask everyone in the room to define the goal of the meeting in one sentence. Clarifying a collective mission at the outset will help align team members and reduce confusion or irrelevant sidebars.
Then let your employees do the talking. Show curiosity, ask others for their opinions before sharing your own and actively listen. This is a powerful way to engage and empower people.
Finally, offer feedback — but avoid judgmental language. If you’re unsure how you feel about an idea, probe it. Simply saying “say more” is a nonjudgmental way of expressing curiosity and maintaining meeting momentum.
This tip is adapted from “How Curiosity Can Make Your Meetings — and Team — Better” by Sabina Nawaz.
MAKING BAD MEETINGS BETTER
How can you make meetings better when you’re not the one running them?
The best time to intervene is often before the meeting even takes place. Reach out to the organizer to ask if there’s an agenda, relevant materials they can share in advance or anything you can do to help prepare.
During a meeting that’s veering off topic, you can take initiative and steer the conversation back on course. Refer back to the agenda if there is one. If there isn’t one, you can speak up to clarify the goal of the meeting, then point out when the conversation feels off topic.
After the meeting, reach out to the organizer to compare notes and clarify next steps and who’s responsible for them. This will ensure follow-through.
This tip is adapted from “How to Improve a Meeting (When You’re Not in Charge)” by Tijs Besieux and Amy C. Edmondson.
EXECUTIVES: RETHINK YOUR ONE-ON-ONES
Instead of fostering alignment, an overload of one-on-ones often creates fragmentation, siloed thinking and trust issues. It’s time to shift how you use your meeting time.
— Use one-on-ones for development, not operations. Make these meetings quarterly and dedicate them to career growth and feedback — not tactical updates. Block 90-minute sessions that focus on leadership goals, not project status.
— Shift decision-making to capability meetings. Identify five to seven core capabilities in your organization — like innovation or customer experience — and hold standing meetings with the relevant cross-functional leaders. This ensures strategic clarity and faster, more aligned execution.
— Put the right people in the room. Avoid the work of briefing others after the fact. Capability meetings bring the decision-makers together at the right moment so that alignment happens in real time, not retroactively.
— Free up executive team time. When capability meetings handle cross-functional work, your full executive team can focus on enterprise strategy and long-term priorities instead of replaying decisions made elsewhere. Center executive meeting agendas around questions like “What are the few issues that require the full weight of this team?” or “Where does our system need realignment?”
This tip is adapted from “Why Senior Leaders Should Stop Having So Many One-on-Ones” by Ron Carucci.
Las claves para tener éxito con un nuevo jefe
Saber que tendrá un nuevo jefe puede despertar una mezcla de emociones: desde alivio y entusiasmo hasta frustración, inquietud y sensación de pérdida.
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A continuación, presentamos una selección de nuestros consejos favoritos sobre cómo dar (y pedir) retroalimentación.
Lo que las empresas internacionales pierden cuando la toma de decisiones gira en torno a la sede central
Cuando las organizaciones cierran la brecha entre la sede central y el resto, se generan mejores decisiones, mayor flujo de información y menos frustración derivada de trabajar alrededor del mundo.
