Cómo hacer que su redacción empresarial pase de ser «promedio» a «excelente»
¿
Qué puede hacer para mejorar su redacción empresarial?
Este sencillo marco de tres preguntas, al que yo llamo las tres P, le ayudará a impulsar su proceso de redacción. Antes de comenzar, hágase estas preguntas:
— ¿Cuál es el propósito de este documento?
— ¿Quién (persona) lo va a leer? ¿Cuáles son los puntos desencadenantes emocionales y las preguntas de esa persona que podrían tener un impacto en mi mensaje?
— ¿Cuál es, en una o dos frases, mi argumento?
1. Propósito (purpose): La estrella del norte
Las tres P comienzan con un propósito: la estrella polar de su mensaje que lo guía hacia su objetivo. Los propósitos más comunes de los documentos empresariales son:
— Informar
— Solicitar
— Persuadir
Piense en el propósito como la intención, el resultado que desea conseguir.
Para concretar el propósito, pregúntese:
— ¿Qué quiero que haga el lector después de leer estas palabras?
— ¿Estoy enviando esto solo para su información? (Entonces, el propósito es informar).
2. Persona (person): Comprensión de su audiencia
Si desea que los lectores comprendan su mensaje, necesita conocerlos. Tres elementos marcan la diferencia:
Hable el idioma del lector.
Es esencial utilizar un lenguaje claro y sencillo, y evitar modismos que puedan desconcertar a los lectores. Muestre respeto eligiendo palabras y estructuras de oraciones que sus lectores entiendan fácilmente. Como práctica, identifique los acrónimos la primera vez que los utilice.
Anticípese y responda las preguntas del lector.
A medida que los lectores leen, las preguntas se forman en sus mentes. Hacen preguntas como: “¿Qué se supone que debo hacer al respecto? ¿Cuándo es debido hacerlo?» y, por supuesto, la pregunta más fundamental: «¿Qué gano yo con esto?»
Anticípese y responda las preguntas sustantivas del lector.
Enfóquese en los “temas activos” del lector.
Cada uno de nosotros tiene “temas activos”, es decir, temas emocionales desencadenantes que harán que se despierten sobresaltados y presten mucha atención a su mensaje.
Recuerde que sólo podrá cumplir su propósito si consigue captar la atención del lector. Por lo tanto, piense en sus lectores. ¿Qué los motiva? ¿A qué temas puede aludir para captar y mantener su atención?
3. Argumento (point): El quid de la cuestión
Si el escritor no conoce el argumento, al lector le resultará difícil entenderlo.
El argumento es el mensaje esencial. Está estrechamente relacionado con su propósito y, en ocasiones, puede superponerse con él.
Al identificar el argumento, pregúntese qué diría si se encontrara con su lector en la calle y le dijera: “No tuve tiempo de leer su correo electrónico. Dígame qué decía”.
Sea directo desde el principio de su documento, cuando el lector aún está atento (y antes de que elimine o archive su mensaje).
La relación simbiótica de las tres P
La magia de las tres P reside en su relación simbiótica. La integración de las tres P en su flujo de trabajo garantiza que sus correos electrónicos, publicaciones, informes, propuestas y cualquier otra cosa que escriba, cumplan el propósito previsto, brindando puntos claros y procesables que resuenen en sus lectores.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
What can you do to get better at business writing?
This simple three-question framework, which I call the three P’s will help you jump-start your writing process. Before diving in, ask yourself these questions:
— What is the purpose of this document?
— Who (person) is going to read it? What are that person’s emotional trigger points and questions that might have an impact on my message?
— What, in one or two sentences, is my point?
PURPOSE: THE NORTH STAR
The three P’s begin with purpose — the North Star of your message that steers it toward its goal. The most common purposes of business documents are:
— To inform
— To request
— To persuade
Think of purpose as the intention — the result you want to achieve.
To narrow down on the purpose, ask yourself:
— What do I want the reader to do after reading these words?
— Am I just sending this as an FYI? Then your purpose is to inform.
PERSON: AN UNDERSTANDING OF YOUR AUDIENCE
If you want readers to understand your message, you need to know them. Three elements make a difference:
SPEAK THE READER’S LANGUAGE
It is essential to use clear, straightforward language, and avoid idioms that might baffle your readers. Show respect by choosing words and sentence structures your readers will easily understand. As a practice, identify acronyms the first time you use them.
ANTICIPATE AND ANSWER THE READER’S QUESTIONS.
As readers read, questions form in their minds. They ask questions like, “What am I supposed to do about it? When is it due?” and of course the most fundamental question, “What’s in it for me?”
Anticipate and answer the reader’s substantive questions.
TARGET THE READER’S “HOT BUTTONS.”
Each of us has “hot buttons” — emotional trigger topics that will cause them to jolt awake and pay close attention to your message.
Remember that you can only fulfill your purpose if you engage your reader. So, consider your readers: What makes them tick? What topics can you allude to that will get and keep their attention?
POINT: THE HEART OF THE MATTER
If the writer does not know the point, the reader will be hard-pressed to see it.
The point is your essential message. It is closely connected to your purpose and may at times overlap with it.
When identifying the point, ask yourself what you would say if you ran into your reader on the street and he said to you, “I didn’t have time to read your email. Just tell me what it said.”
Get to the point very early in your document while your reader is still paying attention (and before they delete or archive your email).
THE SYMBIOTIC RELATIONSHIP OF THE THREE P’S
The magic of the three P’s lies in their symbiotic relationship. Integrating the three P’s into your workflow ensures that your emails, posts, reports, proposals, and anything else you write, serve their intended purpose, delivering clear, actionable points that resonate with your readers.
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