3 formas en que la IA puede mejorar las reuniones de equipo
E
l potencial de la IA para elevar la colaboración no es solo teórico. Algunos gerentes ya están desafiando los enfoques tradicionales e incorporando la IA en la forma en que los equipos colaboran, piensan y toman decisiones.
En un esfuerzo por descubrir las mejores prácticas emergentes, realizamos investigaciones cualitativas y experimentos de campo, observando a más de 100 gerentes trabajando en pequeños grupos de 3 y 4 personas. El resultado fue sorprendente: dos tercios de estos gerentes informaron que la calidad de sus resultados mejoró cuando usaron IA en entornos de trabajo en equipo.
Nuestra investigación reveló que hay tres enfoques principales a considerar al integrar la IA en el trabajo en equipo: la IA prepara la mesa, la IA tiene un asiento y la IA en cada asiento.
- La IA prepara la mesa
En el enfoque de “la IA prepara la mesa”, la IA se aprovecha antes de una reunión o taller para generar materiales, plantillas o guías que se usarán durante la sesión.
— Impulse la preparación. Anime a los participantes a interactuar activamente con el contenido preparatorio utilizando prompts de IA, en lugar de limitarse a una lectura pasiva. No basta con invitarlos a hacerlo: debe proporcionar uno o dos prompts listos para usar.
— Simule las dinámicas del equipo. Más allá de preparar el contenido, utilice la IA para reflexionar sobre las distintas partes interesadas, intereses y perspectivas que estarán presentes en la sala, anticipando las dinámicas interpersonales y grupales que puedan surgir durante la discusión.
— Proporcione matices contextuales. Recuerde incluir su contexto único en el proceso, y no solo al principio. De lo contrario, la IA podría limitarse a producir resultados genéricos y superficiales. Usted conoce su cultura, las dinámicas de su equipo y lo que ha hecho que la colaboración haya sido valiosa en el pasado.
- La IA tiene un asiento
En este contexto, la IA se ejecuta en un solo dispositivo y se une a la discusión del equipo. Esto puede implicar que una persona escriba o hable en nombre del grupo, o que la función de voz a voz permita a la IA interactuar y contribuir a la conversación de forma más fluida.
— Preséntele a la IA quiénes están en la mesa. Como lo haría en un entorno tradicional, una ronda de presentaciones debe ser el primer paso. Preséntese a sí mismo y a los demás miembros del equipo ante la IA, y aclare el papel de cada uno en la reunión.
— Hable al micrófono. En una discusión de equipo interesante, las personas debaten y conversan entre sí. Como la mayoría de los modelos ofrecen funciones de voz a texto o de voz a voz, se recomienda activar el micrófono para que la experiencia sea más fluida y natural.
- La IA en cada asiento
“La IA en cada asiento”, se refiere a una configuración en la que cada miembro del equipo usa la IA de manera individual en su propio dispositivo durante una reunión o taller. En momentos específicos, se pide a los participantes que interactúen con la IA por su cuenta y luego lleven esos resultados a la discusión grupal para consolidarlos.
— Integre reflexiones con la IA. Imagine que, después de una presentación sobre una nueva tendencia, el organizador de la reunión invita a todos los participantes a interactuar con la IA en su propio dispositivo para reflexionar sobre las implicaciones para su unidad o equipo antes de la discusión grupal. Para guiar la autorreflexión, el facilitador proporciona un prompt listo para usar.
— Defina un tiempo límite para la reflexión con la IA. Permita que los participantes trabajen individualmente con la IA por un máximo de 10 minutos, y luego reúnalos nuevamente para compartir, discutir y consolidar ideas.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
The potential of AI to elevate collaboration isn’t just theoretical. Some managers are already challenging traditional approaches and embedding AI into the way teams collaborate, think and make decisions.
To discover the emerging best practices, we conducted qualitative research and field experiments, observing more than 100 managers working in small groups of 3–4 people. What emerged was striking: two-thirds of these managers reported that the quality of their output improved when they used AI in team-based settings.
Our research uncovered three main approaches to consider when integrating AI into teamwork: «AI sets the table,» «AI at one seat» and «AI at every seat.»
AI SETS THE TABLE
In the “AI sets the table” approach, AI is leveraged before a meeting or workshop to generate materials, templates or guidelines to be used in the room.
PROMPT THE PREP. Encourage participants to engage with preparatory content using AI prompts, rather than relying on passive reading. It’s not enough to invite participants to do so; you need to provide one or two ready-to-use prompts.
SIMULATE TEAM DYNAMICS. Beyond content preparation, use AI to reflect on the different stakeholders, interests and perspectives that will be in the room, anticipating the interpersonal and group dynamics that may emerge during the group discussion.
PROVIDE CONTEXTUAL NUANCES. Remember to bring your unique context into the process, and not just at the beginning. Otherwise, AI may default to a standard, surface-level output. You know your culture, your team dynamics and what made a valuable team collaboration in the past.
AI AT ONE SEAT
In this setup, AI runs on one device and joins the team discussion. This may involve one person typing or dictating on behalf of the group, or when the voice-to-voice feature allows AI to interact and contribute to the team conversation in a more seamless way.
EXPLAIN TO THE AI WHO IS AT THE TABLE. As you’d do in a traditional setting, a roundtable introduction should be the first step. Present yourself and the other team members to the AI, and clarify everyone’s role in the meeting.
SPEAK TO THE MIC. In an engaging team discussion people debate and talk to each other. As most models offer voice-to-text or voice-to-voice features, it is recommended to activate the mic, making the experience more fluid.
AI AT EVERY SEAT
“AI at every seat” refers to a setup where each team member uses AI individually on their device during a meeting or workshop. In specific moments, participants are asked to interact with AI on their own devices, then bring those outputs into the group discussion for consolidation.
EMBED REFLECTIONS WITH AI. Imagine that after a presentation, the meeting organizer invites all participants to interact with AI on their own device to reflect on the implications for their unit or team, before the group discussion. The facilitator gives a ready-to-use prompt to participants.
TIME-BOX THE REFLECTION WITH AI. Let participants work individually with AI for a maximum of 10 minutes, then reconvene to share, discuss and consolidate ideas.
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