No deje que una mala gestión del tiempo socave su liderazgo
S
egún una encuesta de la Society for Human Resource Management, el 84% de los trabajadores cree que los gerentes mal capacitados generan trabajo y estrés innecesarios. Una de las tres principales habilidades que podrían mejorar es «administrar el tiempo y delegar». Y, por lo que he visto con mis clientes de coaching en gestión del tiempo, una mala administración del tiempo es un factor importante en una mala gestión.
He identificado cinco áreas clave en las que los gerentes suelen fallar en la administración del tiempo, junto con estrategias para superarlas.
1. Asignar trabajo sin tener en cuenta la capacidad de su equipo
Cree un espacio centralizado para registrar qué tareas está realizando cada persona, qué ha delegado y cuánta capacidad le queda a su equipo. Puede hacerlo mediante una lista de tareas compartida para cada colaborador, actualizándola cada vez que asigne una nueva tarea. Herramientas como Outlook Tasks o Todoist pueden ser de gran ayuda.
Luego, revise estos sistemas de gestión de tareas periódicamente con su equipo.
2. Pedir ayuda de última hora para tareas que ya conocía
Tan pronto como tenga conocimiento de una nueva tarea, pregúntese: “¿Podría delegar esto?” Si la respuesta es sí, hágalo lo antes posible.
Para proyectos más grandes, es fundamental contar con una hoja de ruta general que defina los entregables clave y los hitos importantes. Si no existe una, trabaje con su equipo para crearla. Esta hoja de ruta debe consolidar los plazos, lo que debe lograrse en cada fecha, quién es responsable de cada tarea y quién debe aprobarla antes de su finalización. Contar con esta guía permitirá a todos comprender en qué punto del proceso se encuentran y qué debe hacerse para cumplir con los plazos establecidos.
3. No establecer prioridades ni límites con la alta dirección
Una de las mejores formas en las que puede servir a su equipo es teniendo claridad sobre sus prioridades más importantes, alineadas con los objetivos estratégicos de su área.
De este modo, cuando surjan nuevas iniciativas o proyectos, en lugar de aceptarlos automáticamente como tareas adicionales, converse con la alta dirección para evaluar si tienen mayor o menor prioridad en comparación con lo que su equipo ya está haciendo.
4. Nunca estar disponible
A la mayoría de las personas no les gusta ser microgestionadas, pero sí quieren saber que pueden contar con usted cuando necesiten apoyo y orientación. Integre esto en su cronograma organizando y manteniendo reuniones individuales regulares con los miembros de su equipo para que sientan que tienen tiempo dedicado para hacerle preguntas, recibir retroalimentación y alinear prioridades. Dependiendo de las necesidades de cada persona, estos encuentros pueden ser varias veces por semana o una vez al mes.
5. No reconocer el trabajo ni dar retroalimentación positiva
Cuando corresponda, dé crédito a quienes lo merecen. Antes de una presentación, tómese unos minutos para reflexionar sobre quiénes fueron los principales contribuyentes del proyecto. Si fue un esfuerzo en equipo, mencionarlo puede reducir significativamente la posibilidad de que sus colaboradores se sientan desmotivados o resentidos.
Si reconoce uno o más de estos cinco problemas en su estilo de gestión, ahora es el momento ideal para actuar. A medida que organice mejor su tiempo, será más realista y respetuoso con el tiempo de su equipo. Se sentirá menos estresado, y su equipo se lo agradecerá.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
According to a survey by the Society for Human Resource Management, 84% of workers believe poorly trained managers create unnecessary work and stress, and one of the top three skills they could improve is “managing time and delegating.” And from what I’ve seen with my time management coaching clients, poor time management is a huge factor in bad management.
I’ve identified five key areas where managers fall short in time management — and ways to overcome them.
FLAW #1: GIVING WORK WITHOUT ANY CONCEPT OF YOUR TEAM’S CAPACITY
Create a central place to capture what individuals are doing, what you’ve delegated and how much capacity they have left. You can do this by having a shared task list for each direct report that you add to every time you assign a new task, using tools like Outlook Tasks or Todoist.
Then, review these task management systems regularly with your team.
FLAW #2: ASKING FOR LAST-MINUTE HELP ON THINGS YOU KNEW ABOUT IN ADVANCE
As soon as you know about a new task, ask yourself, “Could I delegate this?” If the answer is yes, do so as quickly as possible.
For larger projects, there should be some overarching road maps outlining key deliverables and milestones. If these don’t exist, work with your team to create them. You’ll want a clear, consolidated document of deadlines, what needs to be accomplished by those dates, who is responsible for completing the work and who needs to sign off on it before it’s finalized. These road maps will give everyone insight into where they are in the process, and what needs to be done for everything to come together on time.
FLAW #3: NOT SETTING PRIORITIES OR BOUNDARIES WITH UPPER MANAGEMENT
One of the best ways you can serve your team is to have clarity on their highest-priority items in alignment with your area’s strategic goals.
Then, when new potential initiatives or projects arise, instead of immediately accepting them as add-ons, have a conversation with upper management about whether or not these new items are of higher or lower priority than what your team members are already working on.
FLAW #4: NEVER BEING AVAILABLE
Most people don’t like being micromanaged. But they do want to know that they can access you when they need support and direction. Integrate this into your schedule by making — and keeping — regular one-on-ones with your team members so that they feel like they have dedicated time to ask you questions, get feedback and align priorities. You could meet with someone as frequently as multiple times a week or as little as monthly based on their needs.
FLAW #5: WITHHOLDING CREDIT AND POSITIVE FEEDBACK
Where appropriate, give credit where credit is due. Take time to reflect for a few minutes before presentations on who were the most significant contributors to the project. If something was a team effort, remembering to say so can greatly reduce the probability of your direct reports feeling resentful.
If you recognize one or more of these five issues in your management behaviors, now is a great time to take action. As you get your own time in order, you’ll be more realistic with and respectful of your team members’ time. You’ll feel less stressed, and your team will thank you.
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