¿Su equipo realmente necesita otra herramienta digital?

por Ryan O'HaraEntorno e Innovación

Adoptar nuevas tecnologías ha ayudado a muchas empresas a mantenerse a flote. Sin embargo, también puede causar estragos en los trabajadores.

a avalancha de nuevos retos planteados por el COVID-19 ha llevado a las empresas a dar lo que McKinsey llama un “salto cuántico” en la digitalización. En una encuesta publicada en octubre de 2020, la firma consultora descubrió que en los meses previos las empresas habían adoptado más tecnología nueva que en la suma de varios años anteriores. De hecho, “la proporción de productos digitales o habilitados digitalmente en sus portafolios se ha acelerado en unos sorprendentes siete años.”

No hay duda de que adoptar nuevas tecnologías ha ayudado a muchas empresas a mantenerse a flote, y en algunos casos incluso a prosperar, mientras los empleados trabajaban desde casa, las cadenas de suministro se revolucionaban y los hábitos de consumo cambiaron. Sin embargo, la ola de nuevas herramientas también puede causar estragos en los trabajadores.

Un estudio de Cornell University y Qatalog concluye que “la tecnología se ha desbocado en la oficina digital” y los trabajadores están “tambaleándose”. Más del 43% dijo que pasan demasiado tiempo cambiando entre diferentes herramientas para hacer su trabajo. He aquí mi consejo:

Diseñe la pila tecnológica como si fuera un único producto.

Aunque las piezas individuales de software parecen ofrecer grandes beneficios, las organizaciones a menudo las consideran en el vacío, sin pensar mucho en cómo cada nueva herramienta encajaría en un flujo de trabajo que ya está cargado de tecnología. En lugar de ello, deberían pensar en su pila tecnológica como si fuera una aplicación, no como un teléfono lleno de aplicaciones.

Cuando las empresas empiezan a ver cada nueva herramienta a partir del telón de fondo de todas las demás tecnologías que los empleados deben aprender y utilizar, empiezan a entender que están rompiendo una regla fundamental del diseño tecnológico: No añadir demasiados pasos para el usuario final. Cualquier nuevo elemento que se introduzca en la pila debería funcionar sin problemas e, idealmente, de forma automática con todas las demás herramientas, requiriendo poco o ningún esfuerzo adicional por parte del usuario. Si añade tiempo, asegúrese de calcularlo como parte del “costo” de la tecnología, y reconsidere si este vale la pena.

Realice pruebas A/B.

Antes de decidir el despliegue de una nueva herramienta digital a toda la plantilla, algunas empresas hacen que los empleados la prueben para conocer sus funciones. Esto a menudo involucra dedicar tiempo a usar sólo esa pieza de software en un entorno simulado y se le piden sus primeras impresiones a los empleados acerca de si la herramienta puede ser útil o no. Las pruebas A/B son una forma de comparar dos versiones de algo para averiguar cuál funciona mejor. Al igual que las pruebas A/B se utilizan para mejorar la CX (experiencia del cliente) de las personas que podrían acceder al sitio web o la app de una empresa, las compañías deberían utilizarlas para mejorar su propia EX (experiencia del empleado).

Construir pensando en una alfabetización media.

En muchas organizaciones, los empleados tienen un amplio rango de alfabetización digital. Muchos trabajadores todavía encuentran confusas e intimidantes a las nuevas tecnologías.

Ya que las personas que supervisan la pila tecnológica suelen tener conocimientos de tecnología, deben evitar utilizarse a sí mismas como barómetro de la facilidad de uso de una nueva herramienta. Pregunte a la empresa que creó la herramienta cuál es el nivel de conocimientos digitales que esta requiere. Lea las reseñas que hablan de este tema. Además, asegúrese de que sus pruebas A/B incluyan a personas con distintos niveles de habilidad. En última instancia, todo lo que adopte debe ser fácil de usar para el mayor número posible de empleados.

Artículo en inglés

The onslaught of new challenges brought on by COVID-19 has led businesses to take what McKinsey calls a “quantum leap” in digitization. In a survey published in October 2020, the consulting firm found that companies had adopted as much new technology over the previous several months as they had over several years prior. In fact, “the share of digital or digitally enabled products in their portfolios has accelerated by a shocking seven years.”

There’s no doubt that taking on new technologies has helped many businesses stay afloat, and in some cases even thrive, as employees worked from home, supply chains revolutionized and consumer habits shifted. But the slew of new tools can also create havoc for workers.

A study by Cornell University and Qatalog finds that “technology has run amok in the digital office” and workers are “reeling.” More than 43% said they’re spending too much time switching among different tools to get their jobs done. Here’s my advice:

DESIGN THE TECH STACK LIKE A SINGLE PRODUCT. While individual pieces of software may seem to offer big benefits, organizations too often consider them in a vacuum, without much thought to how each new tool would fit into an already tech-heavy workflow. Instead, they should think of their tech stack as being similar to one app — not a phone full of apps.

When companies start to look at each new tool against the backdrop of all the other technologies employees must learn and use, they begin to realize they’re breaking a cardinal rule of technology design: Don’t add too many steps for the end user. Any new element introduced to the stack should work smoothly and, ideally, automatically, with all the other tools, requiring little to no additional effort by the user. If it adds time, be sure to calculate that as part of the “cost” of the technology — and reconsider whether it’s worth it.

CONDUCT A/B TESTING. Before deciding to roll out a new digital tool to the entire staff, some businesses have employees try it out to learn its functions. This often involves spending time using just this piece of software in a simulated environment. Employees are asked for initial impressions as to whether or not it may be helpful. A/B testing is a way to compare two versions of something to figure out which performs better. Just as A/B testing is used to improve the CX (customer experience) for people who may access a company’s website or app, companies should use it to improve their own EX (employee experience) as well.

BUILD FOR AVERAGE LITERACY. In many organizations, employees have a wide range of digital literacy. Many workers still find new technologies confusing and intimidating.

Since the people who oversee the tech stack are generally tech savvy, they should avoid using themselves as a barometer of how easy a new tool is to use. Ask the company that creates it what digital skill level the tool requires. Read reviews that speak to this issue. Also, be sure your A/B testing includes people with a range of skill levels. Ultimately, anything you adopt should be easy to use for as many of your employees as possible.