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erder 20 libras. Ganar 1 millón de dólares en ventas. ¿Este tipo de objetivos lo impulsan a actuar o lo hacen retroceder atemorizado? Para algunos, una redacción directa y concreta es motivadora y eficaz. Para otros, esta verborrea los hace querer rendirse incluso antes de empezar. Si se encuentra en esta última categoría, un enfoque más amable y autocompasivo para la redacción de sus objetivos puede funcionar mejor.

Hablarse a sí mismo con un tono compasivo puede ayudarle a normalizar cualquier sentimiento negativo relacionado con sus objetivos, ya que reconoce que ese malestar es natural. Le permite dejar de lado el perfeccionismo paralizante y abrir espacio a la falibilidad humana: el reconocimiento de que todos cometemos errores a veces y que eso está bien. Ser más amable consigo mismo también puede mejorar su capacidad para recuperarse de los contratiempos.

En resumen, la autocompasión podría marcar la diferencia entre renunciar a sus objetivos (o evitarlos por completo) y alcanzarlos paso a paso, incluso cuando eso requiera dar unos pasos atrás antes de volver a avanzar. Pruebe estas estrategias.

— Suelte la carga de las palabras. El pasado puede influir en nuestra percepción de lo que es posible en el futuro. Y la forma en que expresamos nuestros objetivos puede evocar algunas de esas asociaciones negativas. ¿Por qué cree que tanta gente odia la palabra “dieta”?

Para escribir objetivos que lo motiven a perseguirlos, expréselos de otra forma. Utilice descriptores que suenen amplios y genuinos. Por ejemplo, en el caso de un aspirante a networker, “planeo buscar conexiones significativas con gente nueva cada semana, en las que pueda aportar valor”.

— Decida lo que va a hacer. Los objetivos centrados en lo que va a hacer (y no en lo que va a dejar de hacer) pueden ser los más amables y eficaces. Los objetivos de acción positiva tendrán un resultado mucho mejor que, por ejemplo, decidir qué eliminar de su dieta.

La estrategia “yo lo haré” se puede aplicar a cualquier cambio que quiera hacer. En lugar de tener el objetivo de pasar menos tiempo en el correo electrónico, esfuércese por tener un bloque de tiempo cada día para trabajar en sus tareas sin distracciones.

— Celebre el progreso. Los objetivos que incluyen solo el resultado final (como “conseguir un nuevo trabajo”) pueden llevarnos rápidamente a sentirnos derrotados. Definir y celebrar los pasos que lo llevarán hasta allí es fundamental para el éxito.

Por ejemplo, si está buscando un nuevo puesto de trabajo, sus pasos podrían incluir ponerse en contacto cada semana con un determinado número de personas de su red, actualizar su perfil de LinkedIn o realizar otras actividades concretas. Haga que estos objetivos más pequeños sean su enfoque, para que cada semana pueda celebrar que completó algo. Esto le permitirá sentir que tiene éxito a lo largo del camino.

— Abrace el proceso. Se ha demostrado que el uso de frases condicionales (“Si X ocurre, entonces haré Y”) conduce a tasas de éxito significativamente más altas para todo tipo de objetivos. Una de las declaraciones más importantes de este tipo es: “Si me desvío del camino, me detendré, pensaré en lo que podría haber hecho de otra manera, y luego volveré a empezar por el camino correcto”. No lo considere un fracaso, sino un paso más en el proceso.

Si le cuesta mantenerse motivado, considere la posibilidad de expresar sus objetivos de una manera más amable y comprensiva. Puede avanzar en su vida, y las palabras que elija pueden crear ese futuro.

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ncluso en los mejores momentos, es posible que usted se sienta ambivalente al establecer propósitos de año nuevo. O tal vez puede que para febrero haya descartado e incluso olvidado los propósitos que inicialmente le entusiasmaban.

Como coach de gestión del tiempo, entiendo que ha habido una gran variedad de retos imprevistos relacionados con el COVID-19 a la hora de establecer y cumplir con sus propósitos. Sin embargo, también he visto que fijar un propósito y mantenerlo puede aumentar significativamente su sentido de autoeficacia: la creencia en su capacidad para tomar medidas que lo beneficien a sí mismo y a su situación. Antes de renunciar a sus propósitos, considere estos consejos sobre cómo establecer propósitos que pueda cumplir.

— Evalúe su disposición: El primer paso y el más importante para establecer propósitos es decidir si realmente quiere tomar decisiones diferentes en un área determinada. Establezca propósitos que realmente le importen y en los que tenga una razón sólida que respalde su compromiso con el cambio. Una razón convincente puede darle la tenacidad necesaria para cumplir con sus propósitos cuando se sienta cansado, desmotivado y quiera tomar el camino más fácil.

— No elija demasiados: Las investigaciones demuestran que, incluso cuando se tienen múltiples objetivos, lo más probable es que solo se centre en uno. Entonces, ¿por qué no elegir solo uno desde el principio? Es más fácil recordar y poner en práctica un propósito cuando se enfoca en uno solo o, al menos, en un área (como invertir tiempo en hacer ejercicio y elegir alimentos más saludables con el objetivo general de perder peso).

— Comprométase con una acción específica: Traduzca su prioridad conceptual (en este caso, un propósito) en una acción práctica que pueda incluir en su calendario. Por ejemplo, si decide pasar más tiempo con amigos y familiares, podría reservar dos viernes por la noche al mes para socializar.

— Hágalo fácil: Es esencial que sus hábitos sean evidentes, atractivos, fáciles y satisfactorios. En el caso de sus propósitos, eso podría significar solo permitir alimentos saludables en su casa o bloquear su teléfono para que sea más difícil, o imposible, acceder a aplicaciones que sean una distracción.

— Registre su progreso: Es fácil perder el compromiso si no hace un seguimiento de su progreso. Le recomiendo que busque un lugar donde anotar las acciones relacionadas con sus propósitos y registrar lo que hace a diario. Eso podría significar escribirlas en su planificador, apuntarlas en su calendario, usar una aplicación de seguimiento de hábitos o tener un documento compartido con alguien que le ayude a rendir cuentas.

— Obtenga apoyo: A medida que avanza el año, es fácil que el entusiasmo y el compromiso disminuyan. En momentos en los que no pueda tomar las decisiones correctas, saber que alguien más está al tanto y se preocupará por usted puede ser de gran ayuda. Usted podría reclutar a un amigo, colega, jefe, entrenador, mentor o cualquier otra persona que lo supervise constantemente y le brinde retroalimentación.

No puedo garantizar que cumpla con sus propósitos, solo usted puede decidir lo que prioriza y elige hacer en su vida. Aun así, independientemente de lo que esté sucediendo en el mundo, siempre existe la posibilidad de un cambio positivo.

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omo coach de gestión del tiempo, he observado cinco formas comunes en las que las personas sabotean sus planes de viaje de verano cuando combinan negocios y placer. He aquí cinco errores que se deben evitar, y qué hacer en su lugar.

1. No decirle a la gente que estará fuera

Incluso si planea trabajar durante parte de su tiempo libre, puede quitarse un enorme peso de encima informando a las personas que estará fuera de la oficina. Si viaja durante el horario laboral, active su mensaje de “fuera de la oficina” mientras está en camino. Haga lo mismo los días en los que no tenga previsto estar conectado todo el día.

2. Buscar emergencias

Otra forma de sabotear sus intentos de disfrutar de un verdadero tiempo de inactividad es buscar proactivamente emergencias laborales. Esto puede llevarlo a revisar compulsivamente su teléfono durante los momentos en los que se supone que debería estar desconectado. E incluso cuando no está revisando activamente su bandeja de entrada en busca de problemas, estará pensando en si debería hacerlo.

Los días en los que no trabaje todo el día, designe a una persona que pueda ocuparse de la mayoría de los asuntos y ponerse en contacto con usted en caso de emergencia. Prepárela con instrucciones específicas para que sepa exactamente cuándo debe contactarlo. Por ejemplo, “Póngase en contacto conmigo en caso de que llegue algo del cliente para el próximo juicio. De lo contrario, comuníquese solo si se trata de un asunto urgente y de alto riesgo”. Incluya el nombre y la información de contacto de la persona de referencia en su respuesta automática.

3. Comprometerse con horarios fijos de reunión

Organizar reuniones formales puede funcionar si tiene previsto trabajar toda la mañana o todo el día, y si sabe que dispondrá de un lugar fijo con acceso a Internet. Sin embargo, si se compromete con horarios específicos a la mitad del día o en la noche, se estará exponiendo a posibles problemas.

Siempre que sea posible, mantenga una comunicación basada en mensajes y de manera asincrónica. Si tiene que hacer una llamada, intente que sea informal, por ejemplo, diga «le llamo más tarde», en lugar de «le llamaré a la 1:00 p. m.».

4. Atender asuntos no urgentes

Cuando su mensaje de “fuera de la oficina” esté activado y su persona de referencia esté a cargo, tendrá que resistir el impulso de abrir mensajes que no estén relacionados con asuntos urgentes e imprescindibles. De lo contrario, se sentirá obligado a responder o estará pensando en su respuesta en segundo plano mientras intenta relajarse y desconectarse.

5. No definir su horario laboral

En la medida de lo posible, determine con anticipación las horas de inicio y fin de su jornada laboral (por su propio bien y el de quienes viajan con usted). Le recomiendo que agilice los tramos más largos de trabajo mientras tiene el impulso de haber salido de la oficina, y luego redúzcalos gradualmente para que sienta que puede relajarse cada vez más durante sus viajes.

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omo coach de gestión del tiempo, he visto a líderes sénior luchar por soltar el control cuando llega alguien nuevo. Si usted siente que por fin tiene el personal y los recursos que tanto necesitaba, pero sin más espacio en su agenda, he aquí dos pasos que puede seguir para recuperar su tiempo.

1. Desinvítese de las reuniones lo antes posible

El vicepresidente de ventas de Jill presentó su renuncia justo cuando más lo necesitaban. A su equipo le habían asignado la tarea de lograr un crecimiento agresivo mes a mes para sostener los objetivos de ingresos de toda la compañía. Durante esa vacante, Jill asumió ese puesto sénior de manera temporal hasta que pudiera cubrirse, sacrificando su rutina de ejercicio matutina para poder añadir más horas de trabajo.

Jill sabía que, después de haberse acostumbrado a involucrarse directamente en ventas, sería tentador seguir participando incluso cuando contrataran a un nuevo vicepresidente. Ella había estado tomando decisiones, construyendo una buena relación con el equipo y generando resultados. Pero también sabía que, si no soltaba el control, tendría el puesto de vicepresidente de ventas ocupado solo en el nombre, pero no en la práctica. Y ella realmente quería liberar algo de tiempo en su agenda para dar un respiro.

La animé a que reevaluara todas las reuniones de su agenda (incluidas las reuniones de equipo, las reuniones informativas, las reuniones de proyectos y las reuniones individuales) desde la perspectiva de si era absolutamente necesario que asistiera ahora que el nuevo empleado estaba empezando. Tras la transición inicial de presentar al nuevo líder y ponerlo al día, decidió que dejaría de asistir a casi todas las reuniones relacionadas con las ventas, excepto a la reunión semanal del equipo los lunes por la mañana. Tenía que confiar en que el vicepresidente haría su trabajo y le informaría de las novedades y decisiones importantes.

Esto le permitió liberar muchas horas en su agenda y convirtió al nuevo empleado en la persona de referencia para esa área.

2. Delegue lo que ya no le corresponde

Jim atravesó un periodo extremadamente difícil en el que estaba gestionando actualizaciones estratégicas directamente con el CEO de su organización que cotiza en bolsa y, al mismo tiempo, tenía que encargarse de la gestión de proyectos en algunas iniciativas clave debido a la falta de gerentes de proyecto (PM, por sus siglas en inglés). El volumen de tareas era abrumador.

Una vez que Jim consiguió a los nuevos PM, sabía que debía delegar lo más rápido posible para poder ofrecer resultados a un nivel más estratégico para su equipo y recuperar el control de su tiempo, de modo que pudiera dedicar su tiempo en casa haciendo lo que quería: ejercitarse por la mañana y pasar tiempo con sus hijos por la tarde.

Además de revisar su agenda de reuniones en busca de oportunidades para retirarse, Jim también revisó toda su lista de proyectos y tareas pendientes para identificar lo que podía delegar. Esto incluía tareas continuas, seguimiento con el equipo y proyectos especiales como preparar presentaciones para la alta dirección. Hizo una lista de las tareas que ya no haría y de los proyectos que no iniciaría. Luego comenzó a transferirlos a los nuevos contratados.

Durante este proceso, Jim experimentó algunas decepciones e incomodidad cuando su equipo no cumplió con sus estándares. Pero en lugar de retomar el control, Jim hizo una pausa y lo usó como una oportunidad para implementar mejores sistemas, incluyendo el establecimiento de plazos de entrega más cortos para tener tiempo de revisar el trabajo y enviarlo de vuelta para que se realizaran los cambios necesarios antes de que se compartiera más ampliamente. También estandarizó las reuniones internas de revisión con el equipo antes de las presentaciones externas. Estos procesos aseguraron que el trabajo se hiciera bien sin que Jim tuviera que hacerlo.

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n 2020, con la introducción de las restricciones por COVID-19, los viajes se desplomaron a nivel nacional e internacional, con una reducción de hasta el 90% en los viajes de negocios. Ahora, conforme cada vez más personas regresan a la oficina, los viajes de trabajo vuelven. Sin embargo, no todo son cielos despejados. Como entrenadora de gestión del tiempo, he visto que volver a los viajes de negocios puede ser casi tan desorientador después de una pausa de dos años como lo fue el repentino salto hacia un trabajo completamente remoto. Mis clientes tienen que recordar cómo hacer las maletas de manera eficiente, adaptarse a los cambios de zona horaria y modificar sus horarios de reuniones cuando están trabajando en la carretera.

Afortunadamente, hay estrategias que puede usar para facilitar esta transición. He aquí cuatro maneras de aprovechar su tiempo y energía mientras planea viajar por negocios de nuevo:

1. Evalúe el beneficio.

¿Dónde siente que obtuvo menores resultados trabajando remotamente, que podrían ser mejorados por la interacción cara a cara? Entre mis clientes, algunas de las áreas incluyen: Retiros en equipo para construir la estrategia, visitas a sitios de trabajo internacionales para facilitar la comunicación, negociaciones de ventas para lograr acuerdos y conferencias de trabajo en red.

También observe el nivel de restricciones en el lugar a donde está considerando viajar: quizá tenga más sentido que sus colegas o clientes acudan a usted.

2. Ajuste el tamaño de la inversión.

¿Realmente necesita hacer todos los viajes que hizo antes? ¿Alguna relación con el cliente se mantuvo igual o incluso prosperó con la interacción virtual? En esos casos, podría considerar hacer más visitas a distancia.

También puede adoptar un enfoque similar para evaluar las conferencias o los eventos de redes a los que asistir. Cada viaje que retira de su agenda ofrece un ahorro de tiempo masivo, tanto profesional como personalmente.

3. Tome su propio ritmo.

Muchos de mis clientes han observado que los viajes los cansan más que antes. Si solía viajar varias veces al mes, comience con un viaje cada 30 días y vea cómo se siente. Explique a su jefe por qué desea incrementar paulatinamente los viajes. Además, dado que muchas organizaciones todavía tienen a gran parte de su personal trabajando a distancia, puede compartir cualquier cliente o contacto que quizá no pueda visitar en persona.

4. Deje un margen y verifique todo dos veces.

Considerando las espectaculares fluctuaciones de las restricciones de viaje en los dos últimos años, las compañías aéreas han tenido problemas con su personal y sus operaciones. Si tiene viajes de negocios importantes, otórguese un mayor margen del que solía tener. O considere modos alternativos de transporte, como autobuses o trenes. Asegúrese de comprobar dos veces lo que está disponible; la escasez de mano de obra y microchips sigue afectando al número de opciones. Haga sus reservas con anticipación, y planee ser flexible. Esté al tanto de cualquier requisito de viaje relativo al COVID para su destino o con su empresa.

Los viajes de negocios todavía tienen enormes beneficios en términos de construir nuevas conexiones, negociar acuerdos y crear equipos fuertes. Sin embargo, mientras el mundo reabre, hay elementos adicionales a considerar a medida que evalúa la inversión de tiempo y energía que los viajes requieren. Disfrute la travesía e invierta su tiempo en viajar sabiamente.

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on una repentina sacudida en marzo de 2020, millones de estadounidenses comenzaron a trabajar en forma virtual. Según un estudio de Pew Research, antes de este cambio, alrededor del 20% de los trabajadores que podían trabajar a distancia lo hacían; este porcentaje subió al 71%.

Este cambio sucedió con muy poco aviso y le dio muy poca elección a los empleados. Sin embargo, ahora que las organizaciones están en una transición seria de vuelta a la oficina, muchos empleados tendrán más opciones que nunca.

Hágase estas preguntas para maximizar su productividad general cuando vuelva (parcialmente) a la oficina.

— ¿Qué tareas prefiero hacer en la oficina? Algunas de las funciones empresariales más importantes se desarrollan con mayor eficacia en persona. Siempre que sea posible, usted querrá estar literalmente “en la mesa” cuando se trate de decisiones estratégicas y negociaciones de alto nivel. Lo que se comunica y lo que no se comunica virtualmente es sustancialmente diferente que en persona. También es mejor hacer en persona las reuniones de proyectos que requieran resolución de problemas, toma de decisiones, revisar objetos tangibles o que tengan alto contenido emocional. Si tiene cierta autoridad sobre esas reuniones, considere pedir a otros miembros del equipo que intenten ir a la oficina también en esos días.

— ¿Cuándo me necesita mi equipo? Para maximizar la productividad de su equipo, identifique qué tipo de interacciones (en persona o virtuales) serán más eficaces. Si algunos de sus colegas (y subordinados directos) comprenden mejor lo que usted dice y pueden responder a la información de forma más adecuada cuando usted está allí en persona, planifique algunos días de oficina en los que esas personas también estén presentes. Treinta minutos en persona pueden ahorrarle horas de dolor de cabeza por comunicaciones escritas o telefónicas no leídas o malinterpretadas. Por otra parte, si descubre que algunos compañeros comprenden mejor la información por escrito o a través de algún otro método virtual, siga manteniendo esas reuniones a distancia.

— ¿Cómo puedo maximizar mi productividad? Si tiene tendencias introvertidas, quizá le resulte eficaz no hacer más de dos días seguidos en la oficina. Al intercalar su tiempo de oficina con días en casa, se da la oportunidad de recargar al tener menos estímulos de otras personas en sus días remotos. También puede agrupar sus reuniones en los días de oficina.

Si es más extrovertido, ir a la oficina varios días seguidos puede no ser un problema. Quizá lo llene de energía reservar reuniones tanto en la oficina como en casa, para que todos los días tenga oportunidades de conectar con la gente.

— ¿Cuándo me siento menos motivado? Algunas personas empiezan el lunes por la mañana con ganas, pero el viernes por la tarde les resulta extraordinariamente difícil hacer algún trabajo importante. A otros les ocurre lo contrario: Para el viernes ya están cumpliendo fácilmente con su lista de pendientes

Si está más motivado cuando está rodeado de otras personas y se va apagando a medida que avanza la semana, pida días de oficina regulares los jueves y los viernes. Si sabe que hará mucho más si va el lunes y el martes, haga que ese sea su objetivo. Sepa cuándo va a necesitar un poco de presión positiva de sus compañeros y planifique su horario híbrido en consecuencia, para conseguir grandes aumentos de productividad.

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veces, la bendición de tener un horario flexible puede convertirse en lo que se siente como una maldición cuando no tiene suficiente tiempo durante las horas normales de trabajo para cumplir con sus responsabilidades. Eso lo lleva a tratar de hacerlo todo en horarios poco convencionales, lo que le hace sentirse al límite. Pero no aprovechar el tiempo flexible se siente como una oportunidad desperdiciada, especialmente cuando a los líderes se les dice con frecuencia que deben dar el ejemplo usando los beneficios que se ofrecen a los empleados.

He comprobado que un horario totalmente flexible puede ser una receta para el agotamiento, en la que usted siente que no está dando la talla en ningún ámbito.

Sin embargo, existen maneras de ser más estratégico con su tiempo y hacer que la flexibilidad funcione a su favor. Estos son los pasos que puede seguir para restaurar el equilibrio entre su vida laboral y personal, y estar plenamente presente en ambas áreas.

Defina qué es “suficiente”

No tener estándares claros y realistas sobre qué significa “suficiente” en las diferentes áreas de su vida puede predisponerlo a sentirse como un fracaso.

Para definir qué es suficiente en su vida, establezca horarios de trabajo más estables para usted o determine un número objetivo de horas que trabajará por semana. Luego, identifique cuáles son las inversiones personales de tiempo más importantes para usted, como cenar con su pareja o asistir a los partidos o presentaciones de sus hijos, así como aquellos compromisos que está bien dejar pasar, como prácticas o lecciones regulares.

Aclare dónde aporta más valor

Como líder de alto nivel, siempre habrá más tareas que las personas quieren que usted realice de las que puede cumplir. Para tener éxito, decida en qué áreas proporciona el mayor valor en función de los objetivos de la organización. Concéntrese en esas áreas y elimine tantas actividades como sea posible que queden fuera de ese alcance.

Haga infelices a algunas personas a corto plazo

Establezca límites. No se comunique con amigos y familiares durante el día a menos que sea absolutamente necesario. Pida a sus colegas que programen reuniones en los horarios que funcionen mejor para usted. Al ser menos flexible, puede mostrarse más presente, feliz, con la mente clara y útil, en lugar de distraído, estresado o incluso molesto.

Esté totalmente conectado — Esté totalmente desconectado

Si se encuentra atado a su teléfono o reloj inteligente, establezca reglas sobre cuándo puede desconectarse oficialmente. Por ejemplo, desde el momento en que cierra sesión antes de la cena hasta que sus hijos se vayan a dormir, usted podría desconectarse del trabajo. O podría tener fines de semana sin correos electrónicos, en los que no revisa su bandeja de entrada del trabajo y solo las emergencias pueden contactarlo por mensaje de texto. Los horarios y reglas exactos pueden variar, pero lo importante es que usted cree un espacio en el que tanto usted como quienes lo rodean sepan que tienen toda su atención.

Como líder, habrá ocasiones en que una situación verdaderamente urgente requiera que usted esté disponible para trabajar fuera del horario laboral. También habrá momentos en los que pueda y quiera adaptar su horario a sus prioridades personales. Pero al ser más estratégico y proactivo con su agenda, puede aumentar su confianza en que está invirtiendo su tiempo en línea con sus prioridades y reducir la probabilidad de agotarse.

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ncluso en el mejor de los momentos, formar un nuevo hábito puede ser difícil, y mucho más el tratar de hacer cambios cuando usted ya está agotado. Los últimos años han estirado a casi todos, y usted podría encontrarse agotado y dudar de que realmente pueda cambiar su situación, o quizá simplemente está confundido acerca de por dónde comenzar.

Entonces, ¿qué hacer cuando está atrapado en el círculo vicioso de la necesidad de mejorar sus hábitos para que pueda sentirse renovado, pero tiene dificultades para reunir la fuerza de voluntad y la motivación para siquiera intentarlo? Si se encuentra completamente agotado, pero anhela un cambio, he aquí el camino para construir nuevos hábitos de manera sostenible:

Comience con el sueño

Si está muy cansado, la clave para una mayor productividad no es presionar más, sino presionar menos. Una vez que comience a dormir lo suficiente de forma habitual, su cuerpo lo apoyará en el logro de sus objetivos diarios, en lugar de arrastrarlo hacia abajo. Familiarícese con ir a la cama más temprano, luego comience a trabajar en su rutina previa a la hora de acostarse, para que una vez que esté en cama, pueda quedarse dormido. A continuación, concéntrese en levantarse a una hora constante.

Piense en la nutrición

He descubierto que los siguientes hábitos más efectivos para reconstruir la energía involucran estrategias de nutrición simples.

Un hábito efectivo es comenzar a beber más agua. Una mayor ingesta de agua mejora la energía, ayuda a la concentración y reduce la fatiga y la ansiedad. Luego, analice si está consumiendo los nutrientes necesarios.

Algunos de mis clientes de coaching están tan absortos en su trabajo o tienen tantas reuniones consecutivas que sienten que no tienen tiempo para comer, o simplemente se olvidan de hacerlo.

Póngase en movimiento

El ejercicio le da energía a lo largo del día. También mejora el ánimo, la calidad del sueño y la concentración. Algunos de mis clientes con TDAH encuentran que el ejercicio es clave para poder concentrarse durante el día. Si hace al menos 25 minutos de ejercicio cardiovascular vigoroso, tres veces por semana, puede mejorar su salud general. Para motivarse, defina específicamente dónde y cuándo hará este ejercicio.

Elija un nuevo hábito

Elija otros hábitos nuevos para incorporar a su vida. Aconsejo elegir solo uno en el que trabaje a la vez. Por ejemplo, podría decidir enfocarse en llegar a tiempo, planificar su semana, desglosar proyectos, mantenerse al día con el correo electrónico o algún otro hábito que le gustaría dominar. Luego, concéntrese en cambios incrementales. Por ejemplo, en cuanto al hábito de llegar a tiempo, puede elegir un tipo de reunión en la que se enfoque en llegar unos minutos antes, y luego ampliar gradualmente el alcance a otras actividades en su vida profesional y personal.

La clave para el cambio de hábitos, en especial cuando está realmente agotado, es tomarlo lenta y constantemente: Avanzar, pero no ejercer demasiada presión sobre usted mismo en un momento dado. No podrá cambiar todos sus hábitos en un día. Sin embargo, con el tiempo puede desarrollar nuevos hábitos que lo ayudarán a recuperar energía, evitar la fatiga y generar impulso para el crecimiento y desarrollo continuo.

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egún una encuesta de la Society for Human Resource Management, el 84% de los trabajadores cree que los gerentes mal capacitados generan trabajo y estrés innecesarios. Una de las tres principales habilidades que podrían mejorar es «administrar el tiempo y delegar». Y, por lo que he visto con mis clientes de coaching en gestión del tiempo, una mala administración del tiempo es un factor importante en una mala gestión.

He identificado cinco áreas clave en las que los gerentes suelen fallar en la administración del tiempo, junto con estrategias para superarlas.

1. Asignar trabajo sin tener en cuenta la capacidad de su equipo

Cree un espacio centralizado para registrar qué tareas está realizando cada persona, qué ha delegado y cuánta capacidad le queda a su equipo. Puede hacerlo mediante una lista de tareas compartida para cada colaborador, actualizándola cada vez que asigne una nueva tarea. Herramientas como Outlook Tasks o Todoist pueden ser de gran ayuda.

Luego, revise estos sistemas de gestión de tareas periódicamente con su equipo.

2. Pedir ayuda de última hora para tareas que ya conocía

Tan pronto como tenga conocimiento de una nueva tarea, pregúntese: “¿Podría delegar esto?” Si la respuesta es sí, hágalo lo antes posible.

Para proyectos más grandes, es fundamental contar con una hoja de ruta general que defina los entregables clave y los hitos importantes. Si no existe una, trabaje con su equipo para crearla. Esta hoja de ruta debe consolidar los plazos, lo que debe lograrse en cada fecha, quién es responsable de cada tarea y quién debe aprobarla antes de su finalización. Contar con esta guía permitirá a todos comprender en qué punto del proceso se encuentran y qué debe hacerse para cumplir con los plazos establecidos.

3. No establecer prioridades ni límites con la alta dirección

Una de las mejores formas en las que puede servir a su equipo es teniendo claridad sobre sus prioridades más importantes, alineadas con los objetivos estratégicos de su área.

De este modo, cuando surjan nuevas iniciativas o proyectos, en lugar de aceptarlos automáticamente como tareas adicionales, converse con la alta dirección para evaluar si tienen mayor o menor prioridad en comparación con lo que su equipo ya está haciendo.

4. Nunca estar disponible

A la mayoría de las personas no les gusta ser microgestionadas, pero sí quieren saber que pueden contar con usted cuando necesiten apoyo y orientación. Integre esto en su cronograma organizando y manteniendo reuniones individuales regulares con los miembros de su equipo para que sientan que tienen tiempo dedicado para hacerle preguntas, recibir retroalimentación y alinear prioridades. Dependiendo de las necesidades de cada persona, estos encuentros pueden ser varias veces por semana o una vez al mes.

5. No reconocer el trabajo ni dar retroalimentación positiva

Cuando corresponda, dé crédito a quienes lo merecen. Antes de una presentación, tómese unos minutos para reflexionar sobre quiénes fueron los principales contribuyentes del proyecto. Si fue un esfuerzo en equipo, mencionarlo puede reducir significativamente la posibilidad de que sus colaboradores se sientan desmotivados o resentidos.

Si reconoce uno o más de estos cinco problemas en su estilo de gestión, ahora es el momento ideal para actuar. A medida que organice mejor su tiempo, será más realista y respetuoso con el tiempo de su equipo. Se sentirá menos estresado, y su equipo se lo agradecerá.

Las señales están ahí: Tareas realizadas en el último minuto, completadas tarde o incluso olvidadas. Atrasos en las reuniones. Falta de respuesta a los correos electrónicos, o respuestas en horarios extraños, como a las 2 de la mañana. Y más explicación acerca de por qué las tareas no están listas que acción para terminarlas.

Usted tiene un subordinado directo que enfrenta dificultades con la gestión del tiempo. Como gerente, puede ser difícil saber cómo abordar el problema. Por un lado, usted necesita que las cosas se hagan, y su tendencia natural podría ser responder con evidente molestia ante la falta de seguimiento o incluso considerar reportarlo. Por otro lado, usted quiere desarrollar a los miembros de su equipo. Podría tener individuos realmente brillantes que usted sabe que tienen el potencial de ser contribuyentes excepcionales si solo pudieran averiguar cómo utilizar su tiempo de manera eficaz.

Si usted es un gerente que no está seguro de cómo ayudar, he aquí algunos pasos prácticos que puede tomar para mejorar la situación.

Reconozca sus emociones.

Si ha estado dirigiendo a esta persona durante mucho tiempo, quizá usted haya experimentado una amplia gama de emociones que van desde una leve irritación a una furia abierta. Sus sentimientos variarán dependiendo de cuán severos hayan sido los problemas, lo que está en juego, su personalidad, sus expectativas y sus niveles de estrés.

Antes de dar retroalimentación a su empleado, reconozca sus emociones. Escriba de una manera fluida cualquier cosa que usted podría estar pensando o sintiendo. No comparta sus pensamientos crudos (por correo electrónico o de otro modo) con su colega. Este ejercicio es para que pueda tomar conciencia de su propio estado interno.

Procese consigo mismo (o con una persona de confianza) lo que está sintiendo, y evalúe honestamente por qué está tan molesto. ¿Es una falta de control? ¿Miedo? ¿Vergüenza? ¿Estrés?

Este proceso lo ayuda a liberar previamente las emociones negativas acumuladas, de forma que al dar retroalimentación no sea excesivamente brusco con su subordinado directo y haga más mal que bien.

Evalúe su parte.

Su subordinado directo bien podría tener una mala gestión del tiempo. Sin embargo, tal vez quiera considerar si usted también tiene malas habilidades de gestión del tiempo, y si es que de alguna manera está contribuyendo al problema.

Si envía asignaciones de última hora, no brinda una indicación clara, se niega a establecer prioridades, no tiene un sistema de seguimiento o se olvida de dar retroalimentación, entonces sus acciones podrían estar jugando un papel en la situación. Si también espera que sus empleados estén constantemente disponibles a través del correo electrónico, chat u otros canales, lo que les impide establecer límites para completar el trabajo enfocado, usted también es parcialmente culpable de las dificultades que enfrentan.

Al identificar de antemano estas situaciones, podrá abordar la retroalimentación reconociendo en dónde usted también podría haber actuado mejor.

Ubique el estrés.

A principios de este año, tuve una situación que encontré muy estresante con un contratista externo. Había un gran proyecto que necesitaba que completaran, y se retrasaron mucho. Un día, mientras pensaba en ello, me di cuenta de que (dentro del proyecto más grande) había un par de elementos que eran los más importantes. Una vez que estuvieran listos, mi estrés disminuiría drásticamente, y las otras partes podrían tomar más tiempo.

Al aclarar mis necesidades más importantes, me sentí menos estresada y pude comunicar lo que necesitaba con más urgencia, incluso si el proyecto no estaba completamente terminado.

Tómese el tiempo para pensar exactamente qué problemas le está causando la falta de gestión del tiempo de su subordinado directo: ¿No tiene lo que necesita para importantes reuniones de actualización o presentaciones? ¿Está experimentando estrés porque el subordinado le pide que usted revise las cosas en el último momento? ¿Sus acciones le cuestan tiempo o dinero? ¿Siente ansiedad cuando no hay buena comunicación sobre el estado de un pendiente? Una vez que lo sepa, esto lo ayudará a centrar sus discusiones de retroalimentación.

Comunique lo que necesita.

Una vez que usted sepa exactamente lo que le molesta, comunique con calma qué es exactamente lo que necesita, cuándo lo necesita y por qué lo necesita. También puede preguntarle al subordinado qué necesita de usted para ayudarlo a tener éxito.

Aunque podría sentirse tentado a descargar en su subordinado directo toda su frustración acerca del estrés que le ha causado y los problemas que ha tenido, un enfoque severo típicamente será contraproducente, ya que su contraparte estaría tan abrumada por su ira, que se cerraría o se pondría a la defensiva. Respire hondo, y trate de recordar que probablemente su empleado tiene buenas intenciones, y simplemente tiene dificultades en esta área.

Ayude al inicio.

En algunas situaciones, simplemente dar retroalimentación acerca de lo que necesita o quiere puede mejorar la situación. Sin embargo, en otras usted necesitará hacer más para ayudar a que las cosas avancen.

Para que sus subordinados directos arranquen, considere tomar estas acciones junto con ellos:

— Trabaje con ellos para priorizar el trabajo.

— Hagan una lluvia de ideas sobre el rumbo a tomar.

— Hablen acerca de las partes más pequeñas del proceso.

— Establezcan metas intermedias.

— Haga parte del trabajo con ellos en una reunión.

— Reúnalos en equipo con colegas.

— Solicite actualizaciones diarias acerca de lo que planearon hacer y lo que han logrado.

Estructurar la situación de forma que puedan obtener y mantener impulso puede hacer un mundo de diferencia.

Aprecie el progreso.

Cuando empiece a notar el movimiento en la dirección correcta, muestre aprecio por cada paso adelante. Quizá le preocupe que dar retroalimentación positiva demasiado rápido, cuando todavía no lo han hecho todo, hará que se relajen. Sin embargo, suele suceder todo lo contrario. La retroalimentación positiva ayuda a fomentar su confianza, positividad y motivación, y puede impulsarlos hacia resultados cada vez mejores.

Sus subordinados directos probablemente saben que tiene muy mala gestión del tiempo y podrían sentirse peor al respecto que usted. Presionarlos es contraproducente; el aumento de las emociones negativas sobre su trabajo usualmente ocasiona más retrasos, no menos. Recuerde que están en el mismo equipo. En lugar de derribarlos, desarróllelos en cada paso del camino.

Obtenga apoyo externo.

A veces, usted está demasiado cerca de una situación. No importa cuánto lo intente, no puede proporcionar retroalimentación objetiva y calmada. O su subordinado directo quizá no pueda ser honesto con usted acerca de lo que realmente está pasando, por ejemplo, al perder horas cada día viendo el teléfono o enfrentar en casa una situación que podría estar distrayéndolo.

En estas situaciones, puede ser útil conectar a su empleado con recursos externos, incluyendo entrenamientos sobre gestión del tiempo, un coach interno o un coach externo que pueda ayudarles a desarrollar estas habilidades. Alguien con experiencia en ayudar a las personas a superar estos desafíos y que esté más distante emocionalmente de la situación puede ser a menudo más eficaz que alguien con un historial de frustración.

Como gerente, usted no puede obligar a nadie a mejorar su gestión del tiempo. Sin embargo, su comunicación y acciones pueden hacer una gran diferencia en la capacidad de sus subordinados directos para superar sus dificultades e incrementar su productividad.