Cómo ayudar a un empleado que tiene dificultades con la gestión del tiempo
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Las señales están ahí: Tareas realizadas en el último minuto, completadas tarde o incluso olvidadas. Atrasos en las reuniones. Falta de respuesta a los correos electrónicos, o respuestas en horarios extraños, como a las 2 de la mañana. Y más explicación acerca de por qué las tareas no están listas que acción para terminarlas.
Usted tiene un subordinado directo que enfrenta dificultades con la gestión del tiempo. Como gerente, puede ser difícil saber cómo abordar el problema. Por un lado, usted necesita que las cosas se hagan, y su tendencia natural podría ser responder con evidente molestia ante la falta de seguimiento o incluso considerar reportarlo. Por otro lado, usted quiere desarrollar a los miembros de su equipo. Podría tener individuos realmente brillantes que usted sabe que tienen el potencial de ser contribuyentes excepcionales si solo pudieran averiguar cómo utilizar su tiempo de manera eficaz.
Si usted es un gerente que no está seguro de cómo ayudar, he aquí algunos pasos prácticos que puede tomar para mejorar la situación.
Reconozca sus emociones.
Si ha estado dirigiendo a esta persona durante mucho tiempo, quizá usted haya experimentado una amplia gama de emociones que van desde una leve irritación a una furia abierta. Sus sentimientos variarán dependiendo de cuán severos hayan sido los problemas, lo que está en juego, su personalidad, sus expectativas y sus niveles de estrés.
Antes de dar retroalimentación a su empleado, reconozca sus emociones. Escriba de una manera fluida cualquier cosa que usted podría estar pensando o sintiendo. No comparta sus pensamientos crudos (por correo electrónico o de otro modo) con su colega. Este ejercicio es para que pueda tomar conciencia de su propio estado interno.
Procese consigo mismo (o con una persona de confianza) lo que está sintiendo, y evalúe honestamente por qué está tan molesto. ¿Es una falta de control? ¿Miedo? ¿Vergüenza? ¿Estrés?
Este proceso lo ayuda a liberar previamente las emociones negativas acumuladas, de forma que al dar retroalimentación no sea excesivamente brusco con su subordinado directo y haga más mal que bien.
Evalúe su parte.
Su subordinado directo bien podría tener una mala gestión del tiempo. Sin embargo, tal vez quiera considerar si usted también tiene malas habilidades de gestión del tiempo, y si es que de alguna manera está contribuyendo al problema.
Si envía asignaciones de última hora, no brinda una indicación clara, se niega a establecer prioridades, no tiene un sistema de seguimiento o se olvida de dar retroalimentación, entonces sus acciones podrían estar jugando un papel en la situación. Si también espera que sus empleados estén constantemente disponibles a través del correo electrónico, chat u otros canales, lo que les impide establecer límites para completar el trabajo enfocado, usted también es parcialmente culpable de las dificultades que enfrentan.
Al identificar de antemano estas situaciones, podrá abordar la retroalimentación reconociendo en dónde usted también podría haber actuado mejor.
Ubique el estrés.
A principios de este año, tuve una situación que encontré muy estresante con un contratista externo. Había un gran proyecto que necesitaba que completaran, y se retrasaron mucho. Un día, mientras pensaba en ello, me di cuenta de que (dentro del proyecto más grande) había un par de elementos que eran los más importantes. Una vez que estuvieran listos, mi estrés disminuiría drásticamente, y las otras partes podrían tomar más tiempo.
Al aclarar mis necesidades más importantes, me sentí menos estresada y pude comunicar lo que necesitaba con más urgencia, incluso si el proyecto no estaba completamente terminado.
Tómese el tiempo para pensar exactamente qué problemas le está causando la falta de gestión del tiempo de su subordinado directo: ¿No tiene lo que necesita para importantes reuniones de actualización o presentaciones? ¿Está experimentando estrés porque el subordinado le pide que usted revise las cosas en el último momento? ¿Sus acciones le cuestan tiempo o dinero? ¿Siente ansiedad cuando no hay buena comunicación sobre el estado de un pendiente? Una vez que lo sepa, esto lo ayudará a centrar sus discusiones de retroalimentación.
Comunique lo que necesita.
Una vez que usted sepa exactamente lo que le molesta, comunique con calma qué es exactamente lo que necesita, cuándo lo necesita y por qué lo necesita. También puede preguntarle al subordinado qué necesita de usted para ayudarlo a tener éxito.
Aunque podría sentirse tentado a descargar en su subordinado directo toda su frustración acerca del estrés que le ha causado y los problemas que ha tenido, un enfoque severo típicamente será contraproducente, ya que su contraparte estaría tan abrumada por su ira, que se cerraría o se pondría a la defensiva. Respire hondo, y trate de recordar que probablemente su empleado tiene buenas intenciones, y simplemente tiene dificultades en esta área.
Ayude al inicio.
En algunas situaciones, simplemente dar retroalimentación acerca de lo que necesita o quiere puede mejorar la situación. Sin embargo, en otras usted necesitará hacer más para ayudar a que las cosas avancen.
Para que sus subordinados directos arranquen, considere tomar estas acciones junto con ellos:
— Trabaje con ellos para priorizar el trabajo.
— Hagan una lluvia de ideas sobre el rumbo a tomar.
— Hablen acerca de las partes más pequeñas del proceso.
— Establezcan metas intermedias.
— Haga parte del trabajo con ellos en una reunión.
— Reúnalos en equipo con colegas.
— Solicite actualizaciones diarias acerca de lo que planearon hacer y lo que han logrado.
Estructurar la situación de forma que puedan obtener y mantener impulso puede hacer un mundo de diferencia.
Aprecie el progreso.
Cuando empiece a notar el movimiento en la dirección correcta, muestre aprecio por cada paso adelante. Quizá le preocupe que dar retroalimentación positiva demasiado rápido, cuando todavía no lo han hecho todo, hará que se relajen. Sin embargo, suele suceder todo lo contrario. La retroalimentación positiva ayuda a fomentar su confianza, positividad y motivación, y puede impulsarlos hacia resultados cada vez mejores.
Sus subordinados directos probablemente saben que tiene muy mala gestión del tiempo y podrían sentirse peor al respecto que usted. Presionarlos es contraproducente; el aumento de las emociones negativas sobre su trabajo usualmente ocasiona más retrasos, no menos. Recuerde que están en el mismo equipo. En lugar de derribarlos, desarróllelos en cada paso del camino.
Obtenga apoyo externo.
A veces, usted está demasiado cerca de una situación. No importa cuánto lo intente, no puede proporcionar retroalimentación objetiva y calmada. O su subordinado directo quizá no pueda ser honesto con usted acerca de lo que realmente está pasando, por ejemplo, al perder horas cada día viendo el teléfono o enfrentar en casa una situación que podría estar distrayéndolo.
En estas situaciones, puede ser útil conectar a su empleado con recursos externos, incluyendo entrenamientos sobre gestión del tiempo, un coach interno o un coach externo que pueda ayudarles a desarrollar estas habilidades. Alguien con experiencia en ayudar a las personas a superar estos desafíos y que esté más distante emocionalmente de la situación puede ser a menudo más eficaz que alguien con un historial de frustración.
Como gerente, usted no puede obligar a nadie a mejorar su gestión del tiempo. Sin embargo, su comunicación y acciones pueden hacer una gran diferencia en la capacidad de sus subordinados directos para superar sus dificultades e incrementar su productividad.
© 2022 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Su subordinado directo bien podría tener una mala gestión del tiempo. Sin embargo, tal vez quiera considerar si usted también tiene malas habilidades de gestión del tiempo, y si es que de alguna manera está contribuyendo al problema.
Tómese el tiempo para pensar exactamente qué problemas le está causando la falta de gestión del tiempo de su subordinado directo.
Cuando empiece a notar el movimiento en la dirección correcta, muestre aprecio por cada paso adelante.
Como gerente, usted no puede obligar a nadie a mejorar su gestión del tiempo. Sin embargo, su comunicación y acciones pueden hacer una gran diferencia en la capacidad de sus subordinados directos para superar sus dificultades e incrementar su productividad.
How to Help an Employee Who Struggles With Time Management
Elizabeth Grace Saunders
c. 2022 Harvard Business School Publishing Corp.
Elizabeth Grace Saunders is a time management coach and the founder of Real Life E Time Coaching & Speaking.
From HBR.org
The telltale signs are there: Tasks done at the last minute, completed late or even forgotten. Tardiness at meetings. No response to emails or replies at weird times, like 2 a.m. And more explanation of why items aren’t done than action to finish them.
You’ve got a direct report struggling with time management. As a manager, it can be challenging to know how to address the issue. On the one hand, you need them to get things done, and your natural tendency might be to respond in obvious annoyance at the lack of follow-through or even to consider writing them up. On the other hand, you want to develop your team members. You may have truly brilliant individuals whom you know have the potential to be exceptional contributors if they could only figure out how to use their time effectively.
If you’re a manager unsure of how to help, here are some practical steps you can take to improve the situation.
ACKNOWLEDGE YOUR EMOTIONS.
If you’ve been managing this person for a long time, you’ve likely experienced a broad range of emotions ranging from mild irritation to outright infuriation. Your feelings will vary depending on how severe the issues have been, the stakes involved, your personality, your expectations and your stress levels.
Before you give feedback to your employee, acknowledge your emotions. Write out anything you might be thinking or feeling in a free-flowing manner. Do not share your raw thoughts (via email or otherwise) with your colleague. This exercise is so you can become aware of your own internal state.
Process what you’re feeling on your own or with a trusted person, and honestly assess why you’re so upset. Is it a lack of control? Fear? Embarrassment? Stress?
This process helps you to release pent up negative emotions before you give feedback so that you’re not overly harsh with your direct report and do more harm than good.
ASSESS YOUR PART.
Your direct report may very well have poor time management. But you might want to consider whether you also have poor time-management skills and in which ways, if any, you’re contributing to the problem.
If you send over assignments last minute, don’t give clear direction, refuse to set priorities, have no follow-up system or forget to give feedback, then your actions could be playing a role in the situation. If you also expect your employees to be constantly available through email, chat or other channels, which prevents them from setting boundaries to complete focused work, you’re also partially at fault for the struggles they face.
By identifying these issues in advance of the feedback conversation, you can go in acknowledging where you could also have done better.
PINPOINT THE STRESS.
Earlier this year, I had a situation I found very stressful with an outside contractor. There was a large project that I needed them to complete, and they were very delayed. One day as I was thinking about it, I realized that within the larger project, there were just a couple of distinct items that mattered most. Once those were done, my stress would dramatically decrease, and the other parts could take more time.
By clarifying my most important needs, I felt less stressed and could communicate what I needed to get back most urgently, even if the whole project wasn’t done.
Take the time to think through exactly what’s causing issues for you with your direct report’s lack of time management: Do you not have what you need for important update meetings or presentations? Are you experiencing stress from them asking you to review things last minute? Are their actions costing you time or money? Do you feel anxious when there isn’t good communication on status? Once you know this, it will help focus your feedback discussions.
COMMUNICATE WHAT YOU NEED.
Once you know exactly what’s bothering you, calmly communicate exactly what you need, when you need it and why you need it. You can also ask them what they need from you to help them be successful.
Although you may feel tempted to unload all of your frustration on your direct report about the stress they’ve caused you and the issues they’ve had, a harsh approach will typically backfire. They’ll be so overwhelmed by your anger and shut down or become defensive and stonewall. Take deep breaths, and try to remember that they likely mean well but simply struggle in this area.
HELP AT THE START.
In some situations, simply giving feedback about what you need or want can improve the situation. But in others, you’ll need to do more to help things move forward.
To get your direct report started, consider taking these actions with them:
— Work with them to prioritize the work.
— Brainstorm the direction to take.
— Talk through the smaller parts.
— Set up intermediate milestones.
— Do some of the work with them in a meeting.
— Team them up with colleagues.
— Request daily updates on what they planned to do and what they’ve accomplished.
Structuring the situation so that they can get and keep momentum can make a world of difference.
APPRECIATE PROGRESS.
When you start noticing movement in the right direction, show appreciation for each step forward. You may feel concerned that giving positive feedback too quickly when they haven’t done everything yet will cause them to slack off. But the opposite is usually true. Positive feedback helps to build their confidence, positivity and motivation and can propel them toward better and better outcomes.
Your direct report likely knows they have really bad time management and may feel worse about it than you do. Laying into them is counterproductive; increased negative emotions about their work usually causes more delays, not less. Remember that you’re on the same team. Instead of tearing them down, build them up each step of the way.
GET OUTSIDE SUPPORT.
Sometimes you’re too close to a situation. No matter how hard you try, you can’t provide objective, calm feedback. Or your direct report may not be able to be honest with you about what’s truly going on, such as wasting hours each day scrolling on their phone or a situation at home that may be distracting them.
In these situations, it can be helpful to connect your employee with outside resources such as time-management training, an internal coach or an external coach who can help them to develop these skills. Someone with experience in helping people overcome these challenges and who is more emotionally distant from the situation can often be more effective than someone with a history of frustration.
As a manager, you can’t force anyone to improve their time management. But your communication and actions can make a huge difference in your direct report’s ability to overcome their struggles and increase their productivity.
Investigación: Para las mujeres que forman parte de las juntas directivas, el prestigio puede suponer un obstáculo
Las juntas directivas deben ir más allá de contar cuántas mujeres son nombradas y considerar qué ocurre después.
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El agotamiento adopta distintas formas según el lugar que una persona ocupa en la organización, aquello de lo que es responsable y el nivel de claridad, control y alineación moral que tiene.
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