Cuando está sobrecargado y delegar no es una opción
C
uando los gerentes están sobrecargados, el consejo habitual del liderazgo es delegar más. Pero ¿qué sucede si ya ha delegado todo lo que puede y aun así tiene demasiado trabajo? Si su equipo también se está ahogando, delegar más trabajo simplemente significa trasladar la sobrecarga. Esta no es una opción sostenible.
Afortunadamente, existen tres estrategias clave que puede utilizar para reevaluar y reconfigurar el trabajo que realiza a fin de liberar su tiempo y capacidad limitados.
1. Asegúrese de que su equipo realmente comprenda cómo se ve un resultado “suficientemente bueno”
Si todo lo que usted o su equipo hacen es “excelente”, está exagerando con la calidad, estresando a su equipo, desperdiciando energía y ralentizando el progreso.
Recomendamos a los líderes trabajar de una manera “adecuada para su propósito”. Eso significa evaluar intencionadamente qué nivel de esfuerzo tiene sentido para una tarea determinada. ¿Habla con los miembros de su equipo sobre qué es “suficientemente bueno” para tareas específicas? ¿O sobre qué atajos pueden tomarse?
Si usted y su equipo están demasiado ocupados, es esencial encontrar una manera diferente de trabajar.
Pregúntese y discuta con su equipo:
— ¿Dónde podría realizarse un trabajo de calidad b, tomar atajos o simplificar procesos para ahorrar tiempo y energía? Por ejemplo, ¿podrían acortarse las actualizaciones semanales?
— ¿Qué acuerdos podría establecer con su jefe para simplificar o reducir entregables y procesos? Por ejemplo, ¿podría decirle a su jefe que sería útil enviar comunicaciones más simples o menos frecuentes?
— ¿Cómo puede la inteligencia artificial ayudarle a usted y a su equipo a reducir el tiempo requerido para un trabajo “suficientemente bueno”? Pregunte a su equipo qué aplicaciones están comenzando a probar y anímelos a experimentar más. Por ejemplo, las aplicaciones de resumen de reuniones han mejorado mucho.
2. Identifique y elimine las tareas ocultas de bajo valor
Todos sabemos que es importante eliminar las tareas de bajo valor. Sin embargo, al trabajar con clientes, a menudo observamos que muchas de esas tareas se han convertido en hábitos inconscientes, ocultos a simple vista. Incluso los equipos que han trabajado en simplificar se detienen demasiado pronto y pierden oportunidades. Hay muchas más horas que se pueden ahorrar si se mira más a fondo.
En nuestra experiencia, consistentemente se necesitan dos rondas de “observación” para que las personas identifiquen todas las tareas que podrían delegar o reducir.
He aquí un sencillo proceso de descarga que puede utilizar con su equipo:
a) Antes de una sesión de descarga, pida a su equipo que piense en todas las tareas que podrían eliminarse. En la sesión, a menudo comenzarán mencionando cosas que otras personas pueden dejar de hacer. Eso está bien. Les ayuda a entrar en ritmo.
b) Luego, pídales que profundicen y piensen qué trabajo podrían dejar de hacer si tuvieran un día menos por semana para trabajar. Aquí es donde suelen producirse los avances.
Por supuesto, debe asegurarse de que la eliminación del trabajo no afecte negativamente a los clientes, colegas o las finanzas.
3. Reduzca estratégicamente su disponibilidad
Muchos líderes piensan que siempre deben estar disponibles. Sin embargo, demasiada disponibilidad genera más interacciones y hace que los miembros del equipo dependan más de usted de lo necesario o deseado. Con un poco más de espacio, los miembros del equipo tendrán más margen para actuar, lo que también le libera tiempo a usted.
Cuando está sobrecargado y delegar más a su equipo no es una opción, todavía existen formas de liberar capacidad. Ahora es el momento de reevaluar y ser intencional sobre lo que hace y cómo lo hace.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
When managers are overloaded, the usual leadership advice is to delegate more. But what if you’ve delegated everything you can and you still have too much work? If your team is drowning too, delegating more work simply means shifting the overload. This is not a sustainable option.
Fortunately, there are three key strategies you can use to reassess and reconfigure the work you do to free up your limited time and capacity.
1. MAKE SURE YOUR TEAM REALLY UNDERSTANDS WHAT “GOOD ENOUGH” LOOKS LIKE
If everything you or your team does is “excellent,” you are overdoing quality, stressing your team, wasting energy and slowing down progress.
We encourage leaders to work in a “fit-for-purpose way.” That means intentionally assessing what level of effort makes sense for a given piece of work. Do you discuss what is “good enough” for specific assignments with your team members? Or what corners should be cut?
If you and your team are too busy, it’s essential to figure out how to work differently.
Ask yourself and discuss with your team:
— WHERE COULD YOU DO B-QUALITY WORK, CUT CORNERS OR STREAMLINE PROCESSES TO SAVE YOURSELF TIME AND ENERGY? For example, can you shorten weekly updates?
— WHAT AGREEMENTS COULD YOU MAKE WITH YOUR BOSS TO SIMPLIFY OR REDUCE DELIVERABLES AND PROCESSES? For example, could you tell your boss that it would be helpful if you could send simpler or fewer communications?
— HOW CAN ARTIFICIAL INTELLIGENCE SUPPORT YOU AND YOUR TEAM IN REDUCING THE TIME REQUIRED FOR “GOOD ENOUGH” WORK? Ask your team what apps they are starting to experiment with and encourage them to do more. For example, meeting summary apps have gotten really good.
2. IDENTIFY AND ELIMINATE HIDDEN LOW-VALUE TASKS
We all know it’s important to eliminate low-value tasks. However, in working with clients, we often see that many low-value tasks have become unconscious habits, hidden in plain sight. Even teams that have worked on streamlining stop too soon and miss opportunities. There are many more hours to be saved if you look deeper.
In our experience, it consistently takes two rounds of “looking” to get people to identify all of the tasks they could offload or reduce.
Here is a simple offloading process you can use with your team:
1. Ask your team, in advance of an offloading session, to think of all the tasks that could be eliminated. In the actual session they will often first come up with things that other people can stop doing. That’s fine. It gets them warmed up.
2. Then ask them to go deeper and think about what work they themselves could stop doing if they had one day less per week to work? This is when we typically see breakthroughs.
Of course, you need to make sure that eliminating work does not negatively impact customers, colleagues or finance.
3. STRATEGICALLY REDUCE YOUR AVAILABILITY
Many leaders think they should always be available. But, too much availability creates more interactions and makes team members more dependent on you than necessary or ideal. With a bit more space, your team members will experience more room to act and this frees up time for you too.
When you are overloaded and delegating more to your team isn’t an option, there are still ways to free up capacity. Now is the time to reassess and be intentional about what you do and how you do it.
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