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los líderes actuales les cuesta orientarse en un mundo caótico. Las reglas han cambiado y su reacción (el repliegue) es una respuesta psicológica natural ante la presión. Pero también es una respuesta que tiene importantes desventajas para cualquier organización. En su lugar, los líderes necesitan entender por qué se están replegando y luego tomar medidas para romper ese patrón.

Ocho formas de recuperar la capacidad de acción

Los líderes pueden comenzar a introducir formas de recuperar la capacidad de acción en sus organizaciones. He aquí ocho acciones para contrarrestar el repliegue:

1. Redibujar el mapa

El primer paso es ser explícito sobre la ruptura de cierto orden, y luego construir una nueva estructura y narrativa que refleje las realidades del nuevo contexto. La mayoría de las organizaciones están preparadas para repetir y perfeccionar lo que ha funcionado en el pasado. Esa memoria operativa debe redirigirse, y las suposiciones antiguas sobre lo que funciona y lo que es correcto tendrán que dejarse atrás, por más valiosas que hayan sido.

2. Normalizar la volatilidad

Desde la psicología del desarrollo sabemos lo importante que es, como padre o madre, transmitir a un hijo que, pase lo que pase, no significa una ruptura total de la familia. Aproveche cada oportunidad para enmarcar los cambios como situaciones concretas, proporcionales y manejables, con el fin de contrarrestar el pensamiento catastrófico y el desaliento infundado.

3. Crear anclas

Las anclas pueden adoptar muchas formas: presencia, esperanza, estabilidad, confianza, comunidad. Comparta aquello que le permite mantenerse centrado, confiado y con recursos.

4. Fomentar la “capacidad negativa” en otros

Como se mencionó antes, cuando cambia el entorno, la mayoría de las personas anhela (y espera) un regreso a la normalidad. Es una respuesta emocional natural, pero puede convertirse fácilmente en una excusa para esperar sin actuar o resistirse al cambio. Deje claro qué cambios han llegado para quedarse, qué privilegios del pasado ya se han perdido y qué fuerzas están fuera de su control.

5. Copilotar en lugar de solo delegar

Los líderes han aprendido que delegar responsabilidad y capacidad de acción hacia abajo puede ser motivador y acelerar la ejecución. Pero cuando el repliegue aparece, esto puede resultar contraproducente y convertirse en una carga adicional. Cuando los líderes trasladan la ambigüedad hacia sus equipos, alivian su propia ansiedad a costa de la de ellos. Por ello, reconsidere lo que significa empoderar: no se limite a delegar y retirarse. Hágase presente, acérquese a los equipos, participe en la resolución de problemas y recuerde que las incertidumbres y riesgos inherentes a la situación son compartidos, no solo suyos.

6. Romper patrones

Como líderes, tendemos a escuchar a personas con trayectoria y resultados comprobados, a quienes conocemos y en quienes confiamos, y solemos recurrir a soluciones que nos resultan familiares y probadas. En cambio, escuche voces nuevas y originales, y atrévase a tomar caminos menos convencionales.

7. Hacerlo divertido

Bajo amenaza constante, los líderes tienden a intercambiar capacidad de acción por control. Las reglas se endurecen. La disciplina aumenta. La estructura se multiplica. El control se siente como dominio. No lo es. Suprime la curiosidad, limita la espontaneidad y drena la vitalidad.

8. Monitorear sus hábitos

Preste atención a las señales de que su mentalidad y sus comportamientos están cambiando.

El repliegue no es un fracaso de liderazgo: es una señal de que usted podría estar dudando de su capacidad para influir en el futuro de su organización y asegurar su lugar en ella. Pero la solución no es esforzarse más ni aferrarse a las reglas del juego anterior. En un momento en el que el futuro se percibe menos controlable, el liderazgo ya no consiste en perseguir la certeza ni construir estabilidad.

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omo coach de gestión del tiempo, he visto a líderes sénior luchar por soltar el control cuando llega alguien nuevo. Si usted siente que por fin tiene el personal y los recursos que tanto necesitaba, pero sin más espacio en su agenda, he aquí dos pasos que puede seguir para recuperar su tiempo.

1. Desinvítese de las reuniones lo antes posible

El vicepresidente de ventas de Jill presentó su renuncia justo cuando más lo necesitaban. A su equipo le habían asignado la tarea de lograr un crecimiento agresivo mes a mes para sostener los objetivos de ingresos de toda la compañía. Durante esa vacante, Jill asumió ese puesto sénior de manera temporal hasta que pudiera cubrirse, sacrificando su rutina de ejercicio matutina para poder añadir más horas de trabajo.

Jill sabía que, después de haberse acostumbrado a involucrarse directamente en ventas, sería tentador seguir participando incluso cuando contrataran a un nuevo vicepresidente. Ella había estado tomando decisiones, construyendo una buena relación con el equipo y generando resultados. Pero también sabía que, si no soltaba el control, tendría el puesto de vicepresidente de ventas ocupado solo en el nombre, pero no en la práctica. Y ella realmente quería liberar algo de tiempo en su agenda para dar un respiro.

La animé a que reevaluara todas las reuniones de su agenda (incluidas las reuniones de equipo, las reuniones informativas, las reuniones de proyectos y las reuniones individuales) desde la perspectiva de si era absolutamente necesario que asistiera ahora que el nuevo empleado estaba empezando. Tras la transición inicial de presentar al nuevo líder y ponerlo al día, decidió que dejaría de asistir a casi todas las reuniones relacionadas con las ventas, excepto a la reunión semanal del equipo los lunes por la mañana. Tenía que confiar en que el vicepresidente haría su trabajo y le informaría de las novedades y decisiones importantes.

Esto le permitió liberar muchas horas en su agenda y convirtió al nuevo empleado en la persona de referencia para esa área.

2. Delegue lo que ya no le corresponde

Jim atravesó un periodo extremadamente difícil en el que estaba gestionando actualizaciones estratégicas directamente con el CEO de su organización que cotiza en bolsa y, al mismo tiempo, tenía que encargarse de la gestión de proyectos en algunas iniciativas clave debido a la falta de gerentes de proyecto (PM, por sus siglas en inglés). El volumen de tareas era abrumador.

Una vez que Jim consiguió a los nuevos PM, sabía que debía delegar lo más rápido posible para poder ofrecer resultados a un nivel más estratégico para su equipo y recuperar el control de su tiempo, de modo que pudiera dedicar su tiempo en casa haciendo lo que quería: ejercitarse por la mañana y pasar tiempo con sus hijos por la tarde.

Además de revisar su agenda de reuniones en busca de oportunidades para retirarse, Jim también revisó toda su lista de proyectos y tareas pendientes para identificar lo que podía delegar. Esto incluía tareas continuas, seguimiento con el equipo y proyectos especiales como preparar presentaciones para la alta dirección. Hizo una lista de las tareas que ya no haría y de los proyectos que no iniciaría. Luego comenzó a transferirlos a los nuevos contratados.

Durante este proceso, Jim experimentó algunas decepciones e incomodidad cuando su equipo no cumplió con sus estándares. Pero en lugar de retomar el control, Jim hizo una pausa y lo usó como una oportunidad para implementar mejores sistemas, incluyendo el establecimiento de plazos de entrega más cortos para tener tiempo de revisar el trabajo y enviarlo de vuelta para que se realizaran los cambios necesarios antes de que se compartiera más ampliamente. También estandarizó las reuniones internas de revisión con el equipo antes de las presentaciones externas. Estos procesos aseguraron que el trabajo se hiciera bien sin que Jim tuviera que hacerlo.

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aura es la vicepresidenta de producto de una empresa de software en rápido crecimiento. Es conocida por su agudo instinto y su estilo práctico, pero está sobrecargada: revisando cada compensación del producto, asistiendo a cada revisión de diseño, y mediando entre ingeniería y ventas. Su equipo es capaz, pero está estancado, reacio a avanzar sin ella.

La mayoría de los consejos de liderazgo dicen que delegue más. Pero, ¿cómo saber qué tipo de decisiones están listas para delegarse, particularmente en el entorno actual de alto riesgo, rápido movimiento y lleno de ambigüedad?

1. ¿Quién está más cerca de la acción, y qué pueden ver ellos que yo no puedo?

Esta pregunta le ayuda a identificar decisiones próximas, en las que alguien de su equipo está más cerca del trabajo que usted y tiene una visión directa y oportuna. Ya sea el gerente de ventas que acaba de tener una llamada difícil con un cliente o el ingeniero que construyó la función por sí mismo, alguien más cercano a la acción podría tener una comprensión más clara del contexto que usted.

Estas decisiones también pueden referirse a los flujos de trabajo: piense en rituales de programación, ritmos de comunicación o puntos de transferencia entre equipos. Las personas que hacen el trabajo a menudo saben mejor cómo mejorarlo.

Por qué ayuda: Esta pregunta cambia la atención de la jerarquía a la perspectiva. Recuerda a los líderes que la proximidad es una forma de experiencia, y respetarla puede producir decisiones más rápidas y fundamentadas.

2. ¿Esta es una decisión que ya hemos tomado antes, y podría ser rutinaria?

Las decisiones iterativas (como aprobar solicitudes de descuento, priorizar la corrección de errores o evaluar propuestas de proveedores) se repiten con el tiempo. Probablemente ya haya visto el mismo problema antes y ya tenga límites definidos. Alguien más puede usar datos históricos o seguir un procedimiento claramente comunicado para resolver el problema.

Por qué ayuda: Esta pregunta revela dónde está dedicando tiempo a decisiones que podrían sistematizarse. Una vez que defina los criterios, puede crear una lista de verificación (y una oportunidad de transferencia).

3. ¿Quién podría ofrecer una perspectiva mejor que la mía?

A veces, alguien más puede aportar una visión única, ya sea experiencia vivida, conocimiento técnico o exposición directa al mundo del cliente. Otras veces, la persona adecuada tiene poco o ningún contacto directo con el mundo del cliente, pero aun así posee la perspectiva o el conocimiento necesario para encontrar la solución correcta. Incluso si usted tiene mayor rango, su visión puede ser más aguda.

Por qué ayuda: Esta pregunta saca a la superficie perspectivas poco aprovechadas y crea espacio para que otros contribuyan con lo que solo ellos pueden aportar.

4. ¿Dónde se ha detenido el impulso, y quién podría hacerlo avanzar con una decisión?

Se trata de puntos conflictivos, es decir, lugares en los que el trabajo se retrasa porque nadie se siente facultado para avanzar o porque no hay una función o responsabilidad clara que supervise ese flujo de trabajo. El riesgo no es tomar una mala decisión, sino no tomar ninguna.

Por qué ayuda: Los líderes a menudo intentan intervenir e impulsar el trabajo. Pero hacer esta pregunta le da a otra persona la autoridad para despejar el camino.

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a mayoría de los líderes saben que deben delegar, y muchos de ellos saben cómo hacerlo. El obstáculo que frena a la mayoría es saber qué delegar.

Muchos líderes sénior realizan tareas que pueden parecer insignificantes, pero que sorprendentemente consumen mucho tiempo, y el valor que generan no es proporcional al tiempo que se les dedica. En esencia, estas tareas les roban tiempo valioso que podría invertirse en actividades más estratégicas, con un mayor retorno sobre la inversión (ROI).

Para ayudar a mis clientes a dar visibilidad (y medir) estas tareas, les pido que utilicen una herramienta clásica de gestión del tiempo para identificar ineficiencias y redundancias: un registro de tiempo.

Si bien un registro de tiempo puede parecer tedioso, puede ser una forma muy eficaz de comenzar a liberar su jornada para trabajos más estratégicos. Si está listo para poner esto en práctica, le recomiendo abordar este ejercicio en cuatro pasos: registrar, analizar, delegar y reflexionar.

1. Registrar

Comience creando una hoja de cálculo y divida la jornada laboral en intervalos de 15 minutos. Algunas personas lo ajustan a bloques de 10 minutos, otras lo amplían a 30 minutos.

Aunque existen excelentes aplicaciones para el seguimiento del tiempo, muchas de ellas tienen una curva de aprendizaje considerable que provoca que los líderes se rindan antes de empezar. Si tiene una aplicación que le gusta y que usará de forma constante, debería utilizarla. De lo contrario, una sencilla hoja de cálculo es una herramienta fácil que la mayoría de nosotros sabe usar.

Una vez que haya creado su registro, dedique algo de tiempo, dos o tres veces al día, para reconstruir cómo utilizó su tiempo durante las dos a cuatro horas anteriores. Todo lo que le haya tomado más de cinco minutos debe anotarse en el registro, incluyendo personas que pasaron a hacerle una pregunta, intercambios largos de mensajes de texto, lectura de informes y reuniones a las que asistió. Durante la primera semana, simplemente registre todo; aún no analice sus datos. El objetivo es tener una visión realista de lo que está haciendo, sin emitir juicios. Además, intente agregar datos al registro varias veces al día en lugar de esperar hasta el final de la jornada (o al día siguiente).

2. Analizar

Una vez que tenga al menos dos semanas de datos, comience a revisar cómo ha utilizado su tiempo. Clasifique las tareas en las siguientes cuatro categorías:

— Debería delegar. Son tareas que podrían ser entregadas a otra persona sin demasiada dificultad. No se sorprenda por la cantidad de tareas que vea aquí. Por ejemplo, podría estar preparando informes mensuales o trimestrales, o asistiendo a reuniones que en realidad deberían ser responsabilidad de su subordinado directo. Incluso podrían ser tareas heredadas de un rol anterior o que heredó de su predecesor y nunca cuestionó.

— Podría delegar. Son tareas que podrían asignarse a otra persona, pero renunciar a ellas podría requerir tiempo y esfuerzo. Es posible que se dé cuenta de que algunas de estas tareas están en su lista porque siente que no hay nadie en su equipo con las habilidades o experiencia necesarias para realizarlas, lo que le lleva a conservarlas.

— No debería delegar. Son tareas centrales de su puesto y dependen de su conjunto de habilidades y posición para ejecutarse eficazmente. Si puede delegar tareas de las dos categorías anteriores, tendrá más tiempo para dedicar a estas actividades.

— Automatizar o eliminar. Esta categoría final corresponde a aquellas tareas que no deberían ser realizadas ni por usted ni por sus empleados. Son tareas vestigiales o reuniones que deben eliminarse de su día, o tareas que podrían automatizarse, tal vez mediante una aplicación o con la ayuda de inteligencia artificial. Las tareas que entran en esta categoría podrían incluir reuniones donde su presencia no es realmente necesaria, actualizaciones de estado que nadie lee o análisis manuales que podrían programarse.

3. Delegar

Con estos datos en mano, es momento de crear una lista de responsabilidades que necesita delegar. Mis clientes generalmente comienzan con lo que está en la categoría “debería delegar”, y hacen un plan para que otra persona las asuma.

Comience seleccionando a alguien cuyas fortalezas, intereses y/o metas de desarrollo estén alineadas con la tarea. Luego, tome algunas notas sobre la tarea y reúna ejemplos o materiales que ayuden a la persona a familiarizarse con ella. Finalmente, agende un poco de tiempo para evaluar el interés, revisar la tarea, comunicar expectativas e invitar a hacer preguntas.

El tiempo que tomará esta transición depende tanto de la tarea como de la disposición del empleado para asumirla. Las tareas más complejas, especialmente las de la lista “podría delegar”, probablemente necesiten un plan más largo con tiempos adicionales para hacer un seguimiento. Es posible que incluso realice la tarea junto con la persona las primeras veces antes de retirarse completamente.

También podría considerar delegar reuniones en las que ha participado históricamente, pero a las que realmente ya no necesita asistir. Las reuniones también requieren preparación y explicación. Por lo tanto, tal vez desee preparar notas sobre cuál es el propósito general de la reunión, qué se espera de los empleados que asisten, por qué ha seguido asistiendo a esa reunión o de qué le gustaría estar al tanto después de dejar de asistir. Al igual que las tareas de “podría delegar”, puede asistir a algunas reuniones con la persona a quien se las está delegando y responder cualquier pregunta que tenga antes de retirarse por completo.

Durante todo el proceso, deberá ser consciente de la tentación de retomar tareas, especialmente ante el primer error o duda.

4. Reflexionar

El último paso del proceso es analizar cómo ha redistribuido su tiempo. Después de, digamos, dos meses, podría considerar reiniciar su registro de tiempo durante algunas semanas para calcular el retorno de su inversión en delegación. Como mínimo, puede observar su registro original y sumar cuánto tiempo tomaban antes las reuniones y tareas, y con qué se han reemplazado.

Si desea profundizar en el ROI del registro de tiempo, multiplique las horas que solían tomar las tareas delegadas por una estimación de cuánto gana por hora (el valor total de su compensación dividido entre el número de horas que trabaja al año). Suponiendo que gana más que la persona a quien delegó, podrá ver cuánta rentabilidad ha generado al transferir ese trabajo para poder enfocarse en actividades más estratégicas.

Los datos extraídos de los registros de tiempo pueden ser sumamente útiles para decidir qué debe y puede delegar. Un beneficio de utilizar esta herramienta es cómo cambia su percepción sobre las tareas que tiene frente a usted. ¿El otro? Realmente termina haciendo espacio para cosas más estratégicas que deberían ocupar su jornada y tener un impacto en el funcionamiento del negocio.

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a mayoría de los líderes entienden la recompensa de delegar: Se libera para concentrarse en el trabajo de mayor prioridad, mientras le ofrece a su equipo oportunidades de crecimiento y desarrollo. Si bien esta es una idea excelente, muchos buenos líderes tienen dificultades para implementarla.

Preocuparse por el bienestar de su equipo y administrar su carga de trabajo es parte de un buen liderazgo. Sin embargo, cuando la culpa no controlada se interpone en el proceso de delegar, crea una situación donde nadie gana: una mayor carga de trabajo del líder da como resultado ansiedad y agotamiento. He aquí cómo aliviar su culpa y delegar más mientras cuida a su equipo.

— Desafíe su culpabilidad: Hay dos tipos de culpa: justificada e injustificada. Cuando hemos transgredido una norma moral, el incómodo pero justificado sentimiento de culpa activa nuestro sentido de la responsabilidad y nos anima a enmendarnos.

Sin embargo, la culpa se vuelve irracional y enfermiza cuando asumimos erróneamente la responsabilidad de una situación o sobreestimamos el sufrimiento que podemos causar. Para distinguir si la culpa que siente está justificada o no, pregúntese: “¿Qué me impide delegar esta tarea?” y escriba sus pensamientos. Luego, desafíe estos pensamientos y considere cómo podría estar equivocado.

— Cambie su guión acerca del delegar: Las personas que se sienten culpables acerca de delegar se preocupan de que están sobrecargando a su equipo. En lugar de ello, reconozca los beneficios de delegar y reformule sus pensamientos.

Hacerlo todo significa que descuida el trabajo que solo usted puede hacer y se pierden oportunidades. Con el rápido ritmo de cambio actual, los líderes deben evaluar y eliminar con frecuencia el trabajo que ya no es relevante.

— Mejore sus habilidades de delegación: Si sabe que no delega de manera efectiva, tome medidas. Esto requiere intención y una reasignación de su tiempo. Comience por evaluar lo que está en su plato y determine qué puede delegar o eliminar por completo. Luego considere quién debería asumirlo: ¿Qué persona tiene la necesidad o el deseo de desarrollar estas habilidades o está lista para un nuevo desafío?

La delegación efectiva se extiende mucho más allá de la aclaración inicial de los resultados deseados y el traspaso de la actividad. Establezca puntos de control regulares para retroalimentación, proporcione entrenamiento a lo largo del camino y reconozca a los miembros del equipo por sus contribuciones y logros.

— Proteja a su equipo de diferentes formas: Cuando la culpa le impide delegar, a menudo se conecta con un deseo empático, pero desorientado, de proteger a su equipo. Afortunadamente, existen otras formas de proteger a su equipo sin los costos que conlleva la falta de delegación.

Por ejemplo, ayude a los miembros de su equipo a priorizar inmisericordemente su trabajo. Involúcrelos proactivamente en discusiones sobre qué trabajo está actualmente en su plato y eliminen rápidamente el trabajo de bajo valor. Ayude a los miembros del equipo a trabajar en prioridades contrapuestas aclarando los objetivos más importantes, y evaluando la importancia y urgencia de cada tarea.

— Prepárese para la incomodidad temporal: Recuerde que su inversión en delegar generará beneficios a largo plazo: ahorro de tiempo, y empleados más capaces y comprometidos.

Recuerde que habrá incomodidad y contratiempos a medida que usted y su equipo se adapten a su nuevo estilo de liderazgo. Acepte que se cometerán errores, vea estos pasos en falso como oportunidades de aprendizaje y siga adelante.

Delegar es un aspecto crucial del buen liderazgo; demuestra su confianza en su equipo y brinda a las personas la oportunidad de desafiarse y crecer en sus funciones. Con un poco de esfuerzo, puede aprender a superar la culpa al delegar, y liberarse para dirigir de manera más efectiva.

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i usted es un líder primerizo, y está luchando con este problema, he aquí cómo abordarlo.

1. Cambie su mentalidad. 

Como gerente, su éxito no se mide por ser el mejor de su equipo. Se determina por su capacidad para ayudar a su equipo a crecer, alcanzar sus objetivos y contribuir a la visión más amplia de la empresa. Eso implica ayudarlos a aprender las tareas en las que están trabajando y, cuando sea apropiado, crear oportunidades para que asuman trabajos más visibles o desafiantes.

Por eso es tan importante aprender a delegar. Puede ayudarle a recuperar un tiempo valioso y dar a sus subordinados directos más oportunidades para desarrollar sus habilidades. Delegar se trata de soltar el control y aumentar la responsabilidad. Una vez que lo acepte, se sentirá más cómodo haciéndolo.

2. Determine qué delegar y a quién. 

Una vez que acepte que delegar forma parte de su trabajo, podrá plantearse de forma realista qué trabajos asumir, qué trabajo delegar y a quién delegarlo. Haga una lista exhaustiva de todas las tareas o proyectos que tiene este mes. A continuación, hágase las siguientes preguntas para identificar qué elementos sería mejor delegar:

— ¿Qué tareas o proyectos dificultan mi capacidad de trabajar en los proyectos de “alto nivel” que solo yo puedo realizar?

— ¿Qué tareas o proyectos podrían representar oportunidades de aprendizaje que ayuden a mi equipo a desarrollarse?

— ¿Qué partes de un proyecto podrían aprovechar las fortalezas de otra persona?

3. Comunique claramente la tarea o proyecto a los miembros de su equipo, y aclare las funciones y los próximos pasos. 

Ahora que tiene algunas ideas sobre el trabajo que delegará y a quién, acérquese reflexivamente a los miembros del equipo para compartir sus ideas. Ellos necesitan saber qué está delegando, por qué se les pide que lo hagan y qué se espera de ellos.

— Agende una reunión individual con los miembros de su equipo.

— Dé tiempo a sus colaboradores para procesar la información.

— Establezca los roles y un cronograma.

4. Celebre el progreso y brinde retroalimentación.

Durante sus revisiones, proporcione retroalimentación a los miembros de su equipo sobre el proyecto o tarea que delegó, ofrézcales orientación y, si es posible, bríndeles los recursos que puedan necesitar para seguir adelante. Dicho esto, si tiene comentarios críticos que hacer, no los dé inmediatamente. Es más útil hacer preguntas que ayuden a su subordinado directo a desarrollar su propia comprensión de lo que puede ser necesario hacer de otra manera.

También aproveche este tiempo para reconocer los esfuerzos de los miembros de su equipo, ya que su aliento puede ser justo lo que necesitan para mantenerse motivados. Reitere cómo sus esfuerzos contribuyen a su equipo o a la organización en general.

5. Revise y reflexione. 

Una vez completado el proyecto o tarea, colabore con los miembros de su equipo en una revisión retrospectiva para reflexionar sobre cómo fue el proceso desde su perspectiva. Puede hacer preguntas como: “¿Cómo fue esta experiencia para usted?”, “¿Qué aprendió de esto?” y “¿Dónde se presentaron obstáculos?”. A través de estas conversaciones, podrá identificar las acciones que puede tomar para apoyar mejor a los miembros de su equipo en el futuro, y descubrir nueva información sobre cómo mejorar sus habilidades de delegación. 

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uanto más asciende en su carrera, más depende su éxito de obtener resultados a través de personas que no le reportan directamente, especialmente sus colegas. Es difícil pedir tiempo y atención a compañeros que tienen responsabilidades tan exigentes como las suyas y que no apreciarían que se les imponga trabajo ajeno. Delegar de manera transversal implica gestionar egos, políticas internas y dinámicas invisibles.

He aquí cómo compartir la carga y conseguir la ayuda que necesita, sin excederse en el proceso.

Evalúe qué tareas son adecuadas para delegar

Lo más probable es que le esté pidiendo a su colega movilizar a varios miembros de su equipo, reasignar recursos y, potencialmente, retrasar sus propios entregables, por lo que debe ser selectivo con lo que va a delegar. Antes de pedir a un colega que asuma una tarea, evalúe si realmente tiene sentido que su equipo se haga cargo de ella. Delegar el tipo de tarea equivocado (algo que esté demasiado fuera de su ámbito) puede tensar la relación y probablemente terminar en un “no” rápido (incluso uno cortés).

Considere delegar tareas que encajen de manera natural con su experiencia, que dependan de herramientas o procesos que su equipo ya utilice, o que, en última instancia, les beneficien más a ellos que a usted.

Platee las solicitudes como alianzas

Comience con algo como: “Mientras pensamos en las próximas necesidades de capacitación, quiero asegurarme de que seamos eficientes.” Reconozca su experiencia y dé a entender que ve a esa persona (o a su equipo) como la más adecuada para el trabajo.

Luego, destaque el beneficio mutuo e invite al diálogo. Por ejemplo: “Esto le daría una participación más directa en cómo manejamos X. ¿Tendría sentido que su departamento se hiciera cargo de esto de ahora en adelante?”

Establezca acuerdos para generar responsabilidad

Conseguir el “sí” inicial de un colega es una cosa; asegurarse de que el trabajo se realice es otro reto distinto. Las preguntas son una excelente herramienta para aclarar responsabilidades sin imponer. Intente con frases como: “¿Podríamos definir algunos puntos de control que funcionen para ambos?” Permítales proponer hitos cuando sea posible y haga que el proceso de seguimiento se sienta ligero.

Responda a la resistencia con curiosidad

Si su colega dice que no tiene la capacidad, indague más: “Cuénteme más sobre lo que su equipo está manejando en este momento.” Tal vez pueda extender el plazo, dividir el trabajo en partes más pequeñas o asumir más del trabajo inicial antes de delegarlo.

Haga un seguimiento sin cruzar los límites

Hacer seguimiento a tareas delegadas con colegas requiere delicadeza. En lugar de decir “¿En qué punto estamos?”, lo cual puede parecer que está supervisando, intente con: “¿Hay algo que necesite para seguir avanzando con esto?” En vez de “¿Ya está hecho?”, diga: “Me encantaría saber su opinión sobre lo que ha observado en los datos hasta ahora.” Demuestre que valora su criterio, mientras obtiene información sobre el estado del trabajo.

Tal vez acordaron mantenerse actualizados, pero usted no ha recibido noticias, o responden con evasivas. Remítase a los acuerdos compartidos: “Cuando comenzamos, hablamos de hacer resúmenes semanales. Contamos con ellos, así que, ¿qué podemos hacer para recibirlos cada lunes?”

Al principio, delegar de forma transversal puede parecer más lento y engorroso que asignar algo a su propio equipo. Pero una vez que se construye la confianza y se ajusta el proceso, ambas partes pueden alcanzar resultados sin precedentes.

Ya sea que se ausente por un fin de semana largo o que tome unas vacaciones de dos semanas, contar con un respaldo sólido en el trabajo es una buena idea. He aquí algunos consejos que pueden serle útiles la próxima vez que decida tomarse un descanso.

Cuatro semanas antes de sus vacaciones

Paso 1: Planifique con anticipación.

Idealmente, usted conocerá sus planes de vacaciones con suficiente antelación. Como primer paso, una vez que las fechas estén confirmadas y aprobadas, informe a sus colegas y clientes cuándo estará ausente.

Este también es un buen momento para revisar su calendario y ver qué tiene pendiente, y comenzar a priorizar lo que necesita completar antes de su descanso. Recuerde que su respaldo también tiene su propio trabajo que atender. Si alguien va a actuar como su respaldo, eso no significa que vaya a hacer todo su trabajo por usted.

Paso 2: Encuentre un respaldo.

Es una buena práctica ponerse en contacto con alguien al menos un mes antes para que actúe como su respaldo.

Hay un par de formas de encontrar a esa persona:

1. Puede contactar a su gerente. Dependiendo de la carga de trabajo del equipo, es posible que su gerente le pida que divida su trabajo entre dos personas.
2. Si tiene buenas relaciones con sus colegas y ha identificado a alguien que pueda ser más adecuado como su respaldo, comuníquese con esa persona.

Una vez que ambos estén de acuerdo, confirme los arreglos con su gerente por correo electrónico.

Dos semanas antes de sus vacaciones

Paso 1: Determine el alcance del trabajo.

Debe tratar de terminar cualquier tarea que tenga como fecha límite la semana en que estará ausente. Puede apoyarse en su respaldo para, por ejemplo, responder correos urgentes, dirigir una reunión que no se pueda reprogramar o supervisar una tarea.

Paso 2: Cree un documento de entrega.

Este también es un buen momento para elaborar un documento de entrega y completarlo con la información más actualizada. Comience por enumerar los proyectos en los que está contribuyendo o que está gestionando. Para cada proyecto, anote cualquier tarea pendiente o puntos de acción.

Una semana antes de sus vacaciones

Paso 1: Revise y actualice su documento de entrega.

Las cosas pueden cambiar en 14 días, y algo que antes era una prioridad puede que ya no lo sea. Agregue un comentario para sus colegas a fin de que sepan cuál es el estado más actualizado y qué se espera de ellos.

Paso 2: Incluya a su respaldo en correos/invitaciones importantes.

Agregue a su respaldo en las invitaciones del calendario para las reuniones que deberá liderar. Una semana antes de su partida también es el momento adecuado para comenzar a copiarlo en los correos relacionados con sus proyectos, para que se familiarice con los involucrados y cualquier asunto pendiente.

Paso 3: Reúnase en persona con su respaldo.

Para este momento, usted y su colega tendrán una visión más clara del alcance y la carga de trabajo. Comuníquese con su respaldo y solicite una reunión uno a uno. Después, envíe un correo de seguimiento que detalle las acciones acordadas. Programe una reunión de seguimiento el día de su regreso para determinar si necesita tomar alguna acción urgente.

El día antes de sus vacaciones

Escriba un mensaje de ausencia claro.

Los mensajes de ausencia hacen más que simplemente informar que está de vacaciones. Pueden utilizarse para indicar a quién deben contactar durante su ausencia, si diferentes partes de su proyecto están siendo gestionadas por distintas personas, y si pueden comunicarse con usted en caso de urgencia.

En su último día de trabajo, redacte un mensaje de ausencia claro, sin ambigüedades y útil.

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uando los gerentes están sobrecargados, el consejo habitual del liderazgo es delegar más. Pero ¿qué sucede si ya ha delegado todo lo que puede y aun así tiene demasiado trabajo? Si su equipo también se está ahogando, delegar más trabajo simplemente significa trasladar la sobrecarga. Esta no es una opción sostenible.

Afortunadamente, existen tres estrategias clave que puede utilizar para reevaluar y reconfigurar el trabajo que realiza a fin de liberar su tiempo y capacidad limitados.

1. Asegúrese de que su equipo realmente comprenda cómo se ve un resultado “suficientemente bueno”

Si todo lo que usted o su equipo hacen es “excelente”, está exagerando con la calidad, estresando a su equipo, desperdiciando energía y ralentizando el progreso.

Recomendamos a los líderes trabajar de una manera “adecuada para su propósito”. Eso significa evaluar intencionadamente qué nivel de esfuerzo tiene sentido para una tarea determinada. ¿Habla con los miembros de su equipo sobre qué es “suficientemente bueno” para tareas específicas? ¿O sobre qué atajos pueden tomarse?

Si usted y su equipo están demasiado ocupados, es esencial encontrar una manera diferente de trabajar.

Pregúntese y discuta con su equipo:

— ¿Dónde podría realizarse un trabajo de calidad b, tomar atajos o simplificar procesos para ahorrar tiempo y energía? Por ejemplo, ¿podrían acortarse las actualizaciones semanales?

— ¿Qué acuerdos podría establecer con su jefe para simplificar o reducir entregables y procesos? Por ejemplo, ¿podría decirle a su jefe que sería útil enviar comunicaciones más simples o menos frecuentes?

— ¿Cómo puede la inteligencia artificial ayudarle a usted y a su equipo a reducir el tiempo requerido para un trabajo “suficientemente bueno”? Pregunte a su equipo qué aplicaciones están comenzando a probar y anímelos a experimentar más. Por ejemplo, las aplicaciones de resumen de reuniones han mejorado mucho.

2. Identifique y elimine las tareas ocultas de bajo valor

Todos sabemos que es importante eliminar las tareas de bajo valor. Sin embargo, al trabajar con clientes, a menudo observamos que muchas de esas tareas se han convertido en hábitos inconscientes, ocultos a simple vista. Incluso los equipos que han trabajado en simplificar se detienen demasiado pronto y pierden oportunidades. Hay muchas más horas que se pueden ahorrar si se mira más a fondo.

En nuestra experiencia, consistentemente se necesitan dos rondas de “observación” para que las personas identifiquen todas las tareas que podrían delegar o reducir.

He aquí un sencillo proceso de descarga que puede utilizar con su equipo:

a) Antes de una sesión de descarga, pida a su equipo que piense en todas las tareas que podrían eliminarse. En la sesión, a menudo comenzarán mencionando cosas que otras personas pueden dejar de hacer. Eso está bien. Les ayuda a entrar en ritmo.

b) Luego, pídales que profundicen y piensen qué trabajo podrían dejar de hacer si tuvieran un día menos por semana para trabajar. Aquí es donde suelen producirse los avances.

Por supuesto, debe asegurarse de que la eliminación del trabajo no afecte negativamente a los clientes, colegas o las finanzas.

3. Reduzca estratégicamente su disponibilidad

Muchos líderes piensan que siempre deben estar disponibles. Sin embargo, demasiada disponibilidad genera más interacciones y hace que los miembros del equipo dependan más de usted de lo necesario o deseado. Con un poco más de espacio, los miembros del equipo tendrán más margen para actuar, lo que también le libera tiempo a usted.

Cuando está sobrecargado y delegar más a su equipo no es una opción, todavía existen formas de liberar capacidad. Ahora es el momento de reevaluar y ser intencional sobre lo que hace y cómo lo hace.

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ograr ese primer ascenso a un rol de liderazgo puede crear una mezcla de entusiasmo y miedo. Sin embargo, en algunos casos, el miedo puede apoderarse de nosotros, y sabotearnos sin que nos demos cuenta.

No importa qué tan alto termine subiendo, si no aborda la mentalidad subyacente (o las creencias y expectativas que impulsan sus miedos). Esos miedos seguirán apareciendo con cada oportunidad nueva y desconocida que encuentre. La clave para superarlo, respaldada por investigación adicional, es adoptar una actitud de aprendizaje en lugar de tener una idea fija sobre sus habilidades.

He aquí la diferencia: las personas que tienen una idea fija (o una mentalidad fija) sobre su desempeño, tienden a creer que sus habilidades no pueden cambiar. Por otro lado, las personas que tienen una actitud de aprendizaje (que es parte de tener una mentalidad de crecimiento, popularizada por la psicóloga Carol Dweck), ven las situaciones desconocidas, como un ascenso al liderazgo, como una oportunidad para aprender y crecer.

Como nuevo líder, puede adoptar una actitud de aprendizaje para recuperar algo de poder y eliminar los pensamientos que impulsan sus miedos.

Los siguientes ejemplos abordan cuatro temores que a menudo veo que enfrentan los nuevos líderes, y muestran cómo una actitud de aprendizaje puede ayudar a superarlos. También he incluido preguntas que puede hacerse para cambiar su forma de pensar cuando esos miedos comiencen a tomar el control.

1. “No estoy haciendo bien esto / no puedo hacerlo”.

Las personas pueden luchar con este miedo incluso cuando las cosas van bien, pero es especialmente común después de un error o fracaso percibido (sin importar cuán pequeño sea). Los nuevos líderes que no tienen mucha confianza en sus capacidades pueden ser particularmente vulnerables a ello. Desafortunadamente, cuando sospechamos que no somos lo suficientemente buenos, buscamos pruebas de nuestras sospechas. La supuesta “reivindicación” puede crear un círculo de creencias autosaboteadoras que obstaculizan el progreso.

Lo que puede hacer:

Cuando se dé cuenta de que está intentando «demostrar» su propia falta de capacidad, haga una pausa. En su lugar, comience a hacer preguntas:

— ¿Es razonable esperar que usted sea perfecto en esta situación?

— ¿Qué es lo que no parece ir bien?

— ¿Por qué no, y cómo puede ir mejor?

Al cambiar su mentalidad de esta manera, convierte sus miedos en oportunidades de aprendizaje que pueden ayudarle a determinar cómo seguir adelante. La única forma de mejorar en algo nuevo es practicarlo. Incluso si son necesarios varios intentos para hacerlo bien, cada esfuerzo puede brindarle información útil sobre cómo adaptarse y mejorar la próxima vez.

2. “¿Qué pasa si el trabajo de mis empleados me hace quedar mal?”

Poner su reputación en manos de otros puede parecer un riesgo, pero eso es lo que requiere la gestión. Sus logros dependen del éxito de su equipo y de su capacidad para guiarlos allí. Esta relación de interdependencia puede hacer que se sienta algo fuera de control en comparación con cuando era un colaborador individual.

Lo que puede hacer:

Trate de reconocer cuándo se preocupa por lo que las acciones de otras personas dirán sobre usted. En su lugar, hágase preguntas orientadas al aprendizaje:

—¿A qué le teme?

— ¿Por qué teme que su equipo no tenga un buen desempeño?

— ¿Qué problemas necesita resolver para mejorar su desempeño o lograr que todos (incluido usted mismo) vayan por el camino correcto?

Uno de los mayores problemas puede ser que actualmente esté aceptando una creencia falsa. Por ejemplo, puede asumir inconscientemente que es incapaz de aprender y adaptarse a nuevas situaciones, pero eso no es cierto. Como líder, tiene el poder y la autonomía para decidir aprender algo nuevo o no. Si decide que es capaz de aprender, es posible que descubra que puede resolver la mayoría de los problemas relacionados con el equipo, y que recupere su confianza.

3. “Supervisar a otros me llevará tanto tiempo que no podré hacer mi trabajo”.

Este es un temor común entre los nuevos líderes que aún no tienen idea de cuánto tiempo tomarán las actividades de supervisión. Sin embargo, la creencia subyacente que impulsa este miedo a menudo no tiene que ver con el tiempo o la carga de trabajo, sino con dudar de su capacidad para establecer expectativas razonables.

Lo que puede hacer:

En lugar de simplemente aceptar la suposición negativa de que su nuevo rol agregará más trabajo a su agenda, cuestione sus creencias para saber más:

— ¿Qué historia le cuenta su miedo?

— ¿Esa historia es realmente cierta?

— ¿Qué puede hacer para cambiar la narrativa?

En este caso, su miedo le está diciendo que no tiene poder para adaptarse a su rol y cambiar las cosas. ¿Eso es cierto? Probablemente no. En un rol de liderazgo, se espera que resuelva problemas, y las soluciones a menudo requieren que considere varias posibilidades y haga ajustes bien pensados. Usted tiene su propio conjunto de habilidades y puede resolver los problemas a su manera. Si el problema es que necesita más tiempo para tachar cosas de su lista de tareas pendientes, busque una solución que funcione para usted y su equipo. Eso podría consistir en delegar más o volver a priorizar sus tareas y responsabilidades de gestión.

4. “Si delego, X saldrá mal”.

A menudo, las personas simplemente asumen sin cuestionar que “no pueden” delegar ciertas cosas. Esta suposición casi siempre se relaciona con una creencia inconsciente basada en el miedo que va más allá de «la otra persona no estará a la altura de la tarea». Pero delegar es crucial para un liderazgo efectivo.

Lo que puede hacer:

Cuando tenga miedo de delegar, pregúntese por qué.

— ¿Hay algo que necesita aprender sobre sí mismo?

— ¿Qué resultados teme y por qué?

— ¿Qué creencias tiene que puedan estar impulsando su miedo?

Escriba sus respuestas y desafíelas. ¿Se basan en hechos? Este proceso puede ayudarle a descubrir obstáculos mentales desconocidos, y ayudarle a superarlos.

Aprender = Ganar

En esencia, el miedo surge de sus pensamientos. La buena noticia es que puede hacerse cargo de sus propios pensamientos. Es posible que necesite desarrollar algunos hábitos mentales nuevos para cumplir con sus nuevas responsabilidades, pero vale la pena el esfuerzo. Al empoderarse con un enfoque de aprendizaje, puede evitar que el miedo lo defina o lo sabotee, una habilidad que le será útil a medida que siga creciendo en su carrera.