Una guía para delegar el trabajo antes de salir de vacaciones
Ya sea que se ausente por un fin de semana largo o que tome unas vacaciones de dos semanas, contar con un respaldo sólido en el trabajo es una buena idea. He aquí algunos consejos que pueden serle útiles la próxima vez que decida tomarse un descanso.
Cuatro semanas antes de sus vacaciones
Paso 1: Planifique con anticipación.
Idealmente, usted conocerá sus planes de vacaciones con suficiente antelación. Como primer paso, una vez que las fechas estén confirmadas y aprobadas, informe a sus colegas y clientes cuándo estará ausente.
Este también es un buen momento para revisar su calendario y ver qué tiene pendiente, y comenzar a priorizar lo que necesita completar antes de su descanso. Recuerde que su respaldo también tiene su propio trabajo que atender. Si alguien va a actuar como su respaldo, eso no significa que vaya a hacer todo su trabajo por usted.
Paso 2: Encuentre un respaldo.
Es una buena práctica ponerse en contacto con alguien al menos un mes antes para que actúe como su respaldo.
Hay un par de formas de encontrar a esa persona:
- Puede contactar a su gerente. Dependiendo de la carga de trabajo del equipo, es posible que su gerente le pida que divida su trabajo entre dos personas.
- Si tiene buenas relaciones con sus colegas y ha identificado a alguien que pueda ser más adecuado como su respaldo, comuníquese con esa persona.
Una vez que ambos estén de acuerdo, confirme los arreglos con su gerente por correo electrónico.
Dos semanas antes de sus vacaciones
Paso 1: Determine el alcance del trabajo.
Debe tratar de terminar cualquier tarea que tenga como fecha límite la semana en que estará ausente. Puede apoyarse en su respaldo para, por ejemplo, responder correos urgentes, dirigir una reunión que no se pueda reprogramar o supervisar una tarea.
Paso 2: Cree un documento de entrega.
Este también es un buen momento para elaborar un documento de entrega y completarlo con la información más actualizada. Comience por enumerar los proyectos en los que está contribuyendo o que está gestionando. Para cada proyecto, anote cualquier tarea pendiente o puntos de acción.
Una semana antes de sus vacaciones
Paso 1: Revise y actualice su documento de entrega.
Las cosas pueden cambiar en 14 días, y algo que antes era una prioridad puede que ya no lo sea. Agregue un comentario para sus colegas a fin de que sepan cuál es el estado más actualizado y qué se espera de ellos.
Paso 2: Incluya a su respaldo en correos/invitaciones importantes.
Agregue a su respaldo en las invitaciones del calendario para las reuniones que deberá liderar. Una semana antes de su partida también es el momento adecuado para comenzar a copiarlo en los correos relacionados con sus proyectos, para que se familiarice con los involucrados y cualquier asunto pendiente.
Paso 3: Reúnase en persona con su respaldo.
Para este momento, usted y su colega tendrán una visión más clara del alcance y la carga de trabajo. Comuníquese con su respaldo y solicite una reunión uno a uno. Después, envíe un correo de seguimiento que detalle las acciones acordadas. Programe una reunión de seguimiento el día de su regreso para determinar si necesita tomar alguna acción urgente.
El día antes de sus vacaciones
Escriba un mensaje de ausencia claro.
Los mensajes de ausencia hacen más que simplemente informar que está de vacaciones. Pueden utilizarse para indicar a quién deben contactar durante su ausencia, si diferentes partes de su proyecto están siendo gestionadas por distintas personas, y si pueden comunicarse con usted en caso de urgencia.
En su último día de trabajo, redacte un mensaje de ausencia claro, sin ambigüedades y útil.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
Whether you’re out for an extended weekend or taking a two-week vacation, having a strong backup at work is a good idea. Here are several tips that can help you the next time you decide to take a break.
FOUR WEEKS BEFORE YOUR VACATION
STEP 1: Plan ahead.
Ideally, you’ll know your vacation plans well in advance. As a first step, once the dates are confirmed and approved, let your colleagues and clients know when you’ll be gone.
This is also a good time to look at your calendar to see what’s on your plate and begin prioritizing what you need to get done before your holiday. Remember, your backup also has their own work to take care of. If someone is acting as your backup, it doesn’t mean they’re going to do all your work for you.
STEP 2: Find a backup.
It’s good practice to reach out to someone at least a month before time to act as your backup.
There are a couple ways to find yourself a backup. First, you could reach out to your manager. Depending on the team’s workload, it’s possible your manager will ask you to divide your work between two people.
Second, if you have strong relationships with your colleagues and you have identified someone who may be more suitable to be your backup, reach out to them.
When it is agreed between you, confirm the backup arrangements to your manager by email.
TWO WEEKS BEFORE YOUR VACATION
STEP 1: Determine the scope of work.
You should aim to complete any task that’s due in the week you’re gone before time. You can use your backup for, say, responding to urgent emails, leading a meeting you can’t move or overseeing a task.
STEP 2: Create a handover document.
This is also a good time to put together your handover document and populate it with the most up-to-date information. Start by listing the projects you are contributing to or managing. For each project, write down any pending tasks or action points.
ONE WEEK BEFORE YOUR VACATION
STEP 1: Review and update your handover document.
Things can change in 14 days, and something that may have been a priority might not be anymore. Add a comment for your colleagues so they know what the most up-to-date status is and what is expected from them.
STEP 2: Include the backup on important emails/invites.
Add your backup to your calendar invites for the meetings they will lead. A week before your departure is also the right time to start copying them on your projects’ emails so that they become familiar with the stakeholders and any issues.
STEP 3: Meet one-on-one with your backup.
By this time, you and your colleague will have a clearer view of the scope and workload. Reach out to your backup and request a one-on-one meeting. Afterward, send a follow-up email that sets out the agreed-upon actions. Plan a follow-up meeting on the day of your return to determine if you need to take any urgent action.
THE DAY BEFORE YOUR VACATION
Write a clear out-of-office message.
Out-of-office messages do more than just tell people that you’re on vacation. They can be used to let people know who to reach out to while you’re away, whether different parts of your project are being managed by different people and if you can be contacted for anything urgent.
On your last day at work write out a clear, unambiguous and helpful out-of-office message.
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