5 consejos para escribir correos electrónicos profesionales
¿
Cuánto de su tiempo dedica a escribir, responder y pensar acerca de los correos electrónicos? La investigación muestra que los trabajadores estadounidenses pasan un promedio de dos a tres horas diarias revisando sus correos electrónicos laborales, y dos horas adicionales en correos electrónicos personales.
He aquí algunas pautas básicas que mantendrán sus correos electrónicos claros, concisos y productivos.
Paso 1: Identifique lo que desea transmitir en su correo electrónico.
Antes de redactar su mensaje, pregúntese: ¿Qué resultado espero que traiga este correo electrónico? ¿Qué quiero que haga el destinatario?
Por ejemplo, ¿está buscando una actualización sobre un proyecto? ¿Está tratando de asegurar una reunión individual con un miembro del equipo? ¿Espera que los destinatarios participen en su encuesta?
Piense en sus palabras como la llamada a la acción que desea que realicen sus destinatarios. Esta mentalidad le ayudará a elaborar un mensaje con una intención clara.
Paso 2: Edite su lista de destinatarios.
Antes de poner los dedos en el teclado, seleccione cuidadosamente a quién necesita para realizar el resultado que ha identificado.
Pregúntese: ¿Quién tiene la información que estoy buscando adquirir? ¿Un miembro del equipo podrá compartirla conmigo, quizá un líder de equipo o un gerente de proyecto? ¿O necesito incluir varios miembros del equipo? Si es así, ¿a quién es absolutamente necesario incluir? ¿A quién no?
Paso 3: Ajuste su título.
En la era del desplazamiento infinito, la mayoría de nosotros escaneamos rápidamente el texto en nuestras bandejas de entrada y priorizamos los mensajes que se sienten críticos. Una línea de asunto destacada puede ayudar a que su correo electrónico resalte.
Vuelva a revisar el resultado que identificó en el paso 1 y use un verbo o una frase para indicar qué acción desea que realice el destinatario. Esto le dará al destinatario una vista previa de sus intenciones antes de que abra el correo electrónico. Usa precursores como “Decisión:”; «Acción requerida:»; «Retroalimentación:»; o «Para su información:» según el contexto del mensaje.
Paso 4: Elabore su mensaje.
Para mantener la atención de su lector, su mensaje debe ser tan claro como el título. Para lograrlo, mantenga el mensaje breve y al punto. Su objetivo es estructurar la información de una manera que sea fácil de entender para el lector.
Comience con la acción que desea que realicen, siga con el contexto de por qué requiere esa acción y luego finalice haciéndoles saber que está disponible para responder preguntas. Elementos visuales como viñetas, texto en negrita, cursiva y párrafos más cortos pueden hacer que su mensaje sea más fácil de leer y digerir.
Paso 5: Especifique plazos.
Muy a menudo, enviamos correos electrónicos pidiéndoles a las personas que completen una solicitud sin darles un cronograma. Al comienzo de su correo electrónico, especifique cuándo desea que el destinatario se comunique con usted. Incluya la fecha de entrega prevista para la tarea, solicitud o comentario.
Aprender estas prácticas de correo electrónico lo hará parecer más reflexivo, claro y conciso al comunicarse con su jefe, compañeros y colegas.
© 2025 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
How much of your time do you spend writing, replying to, and second-guessing emails? Research shows that workers in the U.S. spend an average of two to three hours a day checking their work emails, and an additional two hours on personal emails.
Here are a few basic guidelines that will keep your emails clear, concise and productive.
STEP 1: IDENTIFY WHAT YOU WANT YOUR EMAIL TO CONVEY.
Before crafting your message, ask yourself: What outcome do I hope this email brings? What do I want the recipient to do?
For instance, are you looking for a status update on a project? Are you trying to secure a one-on-one meeting with a team member? Are you hoping the recipients will participate in your survey?
Think of your words as the call to action that you want your recipients to perform. This mindset will help you craft a message with clear intention.
STEP 2: EDIT YOUR RECIPIENT LIST.
Before you put fingers to keyboard, carefully select whom you need to perform the outcome you’ve identified.
Ask yourself: Who has the information I’m looking to acquire? Will one team member be able to share it with me, like a team lead or a project manager? Or do I need to include multiple team members? If so, who is absolutely necessary to include? Who isn’t?
STEP 3: TAILOR YOUR SUBJECT LINE.
In the age of infinite scrolling, most of us are quickly scanning the text in our inboxes and prioritizing messages that feel critical. A standout subject line can help your email get noticed.
Revisit the outcome you identified in Step 1 and use a verb or a phrase to indicate what action you want the recipient to take. This will give the recipient a preview of your intentions before they open the email. Use precursors like “Decision:”; “Action Required:”; “Feedback:”; or “For Your Information:” depending on the context of the message.
STEP 4: CRAFT YOUR MESSAGE.
To keep your reader’s attention, your message must be as clear as your subject line. To do that, keep the message short and to the point. Your goal is to structure the information in a way that’s easy for the reader to understand.
Start with the action you want them to take, follow up with the context of why you require that action and then end by letting them know you’re available for questions. Visual elements like bullet points, bold text, italics and shorter paragraphs may make your message easier to read quickly and digest.
STEP 5: SPECIFY TIMELINES.
All too often, we send out emails asking people to complete a request without giving them a timeline. Specify when you want the recipient to get back to you at the beginning of your email. Include the expected end date for the task, request or feedback.
Learning these email practices will make you come across as more thoughtful, clear and concise while communicating with your boss, peers and colleagues.
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