Por qué debería poner un poco más de atención a su mensaje “fuera de la oficina”
T
odos necesitamos tiempo para desconectarnos y recargar energías. Las investigaciones muestran que desconectarse (especialmente del correo electrónico) puede hacernos sentir mucho menos estresados y más productivos. Y, sin embargo, muchos de nosotros solemos dudar en dar el primer paso: configurar un mensaje adecuado de fuera de la oficina (OOO, por sus siglas en inglés) que establezca límites claros para nuestro tiempo libre.
Pero, en realidad, precisamente aquello que muchos no desean hacer puede utilizarse de forma efectiva para lograr lo contrario. Los mensajes de fuera de la oficina pueden ser una herramienta increíble para impulsar su éxito. A veces, basta con añadir una línea más al mensaje estándar de fuera de la oficina para que pase de ser suficiente a ventajoso.
Comparta el significado
Comparta una pieza significativa de información que pueda ser un tema de conversación la próxima vez que hable con esa persona. ¿Por qué está tomando tiempo fuera de la oficina? ¿Qué es lo que está aprendiendo en esa conferencia que le ayudará a atender mejor a sus clientes? ¿A dónde va de vacaciones y qué es lo que más espera hacer mientras esté allí? He aquí un ejemplo de correo electrónico que transmite el significado de estar ausente:
Hola, esta semana estoy asistiendo a una conferencia con otros gerentes de cuentas del sector salud en Atlanta, con la esperanza de regresar con herramientas que harán que el negocio sea aún mejor para mis clientes. Tendré acceso limitado al correo electrónico durante este tiempo. Si necesita asistencia inmediata antes del lunes, por favor contacte a [colega].
Este tipo de notas pueden ser un gran punto de partida para conversar, ya que las personas que se quedan en la oficina le preguntarán sobre la conferencia o sus vacaciones, lo que les permite conocerlo mejor como un ser humano integral, y no solo como un compañero de trabajo.
Ofrezca un recurso
Otra opción es compartir un recurso que sea relevante para su audiencia. Considere a las personas que más le escriben al seleccionar un recurso apropiado.
El verano pasado, utilicé el siguiente mensaje y recibí una respuesta abrumadoramente positiva por parte de las personas. La mayoría amenazó con robármelo:
¡Hola! Nuestro estudio más reciente encontró que las vacaciones son buenas para el cerebro y pueden aumentar el rendimiento en el trabajo. ¡Esto amerita más investigación! Estaré fuera de la oficina con acceso limitado al correo electrónico hasta [fecha]. Si necesita asistencia inmediata, por favor contacte a [mi colega].
¡Feliz verano!
Michelle.
Personalice su mensaje
Algunos sistemas de correo electrónico permiten al remitente redactar una nota para las personas internas de la organización y una nota diferente para quienes están fuera de ella. Estas funciones simples pueden brindarle aún más flexibilidad. Por ejemplo, quizá desee compartir información más personal con sus colegas en comparación con los remitentes externos. He aquí un ejemplo:
Una nota externa podría decir: Mi esposo y yo acabamos de dar la bienvenida a nuestro segundo hijo. Estaré fuera por licencia de maternidad hasta [fecha]. Por favor comuníquese con [colega] si necesita ayuda más inmediata en mi ausencia. Espero poder conectar con usted cuando regrese.
Mientras que una nota interna podría decir: La pequeña Lucy Bell llegó al mundo el [fecha], ¡y Mark y yo no podríamos estar más felices! Estaré de baja por maternidad hasta [fecha]. En mi ausencia, por favor contacten a Sheri Parks para cualquier necesidad de marketing y a Emily Smith para solicitudes relacionadas con relaciones públicas. Y por favor disfruten la foto de la bebé Lucy y su hermano mayor Cooper que aparece a continuación. ¡Espero celebrar con todos ustedes cuando regrese!
© 2026 Harvard Business School Publishing Corp. | De: hbr.org | Distribuido por: The New York Times Syndicate.
Artículo en inglés
We all need time to unplug and recharge. Research shows that disconnecting — especially from email — can make us significantly less stressed and more productive. And yet, many of us are often hesitant to take the first step — putting up an appropriate out of office (OOO) message that sets clear boundaries for our time off.
But the very thing that many of us don’t wish to do can often be effectively used to do just the opposite. OOO messages can be an incredible tool to fuel your success. Sometimes, all it takes is adding in one extra line to the standard OOO message to make it go from adequate to advantageous.
SHARE THE MEANING
Share a meaningful piece of information that can be a conversation starter next time you speak to the person. Why are you taking time away from the office? What are you learning at a conference that will help you serve your clients better? Where are you going on vacation and what’s one small thing you’re looking forward to doing while there? Here is one example email that conveys the meaning for being away:
Hi, I am attending a conference with fellow health care account managers in Atlanta this week with the hopes of bringing back tools that will make business even better for my clients. I will have limited access to email during this time. If you need immediate assistance before Monday, please contact [colleague].
These kinds of notes can be great conversation starters, as people back at the office ask you about the conference or your vacation and get to know you as a well-rounded human, rather than merely a coworker.
OFFER A RESOURCE
Another option is to share a resource that will speak to your audience. Consider the people who email you most when selecting an appropriate resource.
Last summer, I used the following message and got an overwhelmingly positive response from people. Most threatened to steal it:
Hello! Our most recent study found that vacations are good for the brain and can increase performance at work. This calls for further research! I’ll be out of the office with limited access to email until [date]. If you need immediate assistance, please contact [my colleague.]
Happy Summer!
Michelle
CUSTOMIZE YOUR MESSAGE
Some email systems allow the sender to draft one note for internal people and a different note for those outside the organization. These simple functions can give you even more flexibility. For instance, perhaps you want to share more personal information with your colleagues versus external senders. Here is an example:
An external note could read: My husband and I just gave birth to our second child. I’ll be out on maternity leave until [date]. Please reach out to [colleague] if you need more timely help in my absence. I look forward to connecting when I return.
While an internal note might say: Little Lucy Bell burst into the world on [date], and Mark and I couldn’t be happier! I’ll be on maternity leave until [date]. In my absence, please contact Sheri Parks for any marketing needs and Emily Smith for PR-related requests. And please enjoy the pic of Baby Lucy and her big bro Cooper below. Looking forward to celebrating with all of you when I get back!
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